¿Cuál es la parte más influyente de su lugar de trabajo digital?
¿El documento de valores que redactó y compartió con todos? No.
¿Las reglas básicas de tu equipo? Si solo…
¿Los líderes de tu equipo? Lo intentan, pero no.
La parte más influyente de su lugar de trabajo digital es algo que nunca entrevistó. Tienes muy poco poder para cambiar su funcionamiento. Y probablemente no tenga idea de cuánto poder tiene sobre su organización.
Es … * descorre dramáticamente la cortina *
Tu núcleo tecnológico.
* jadeo, desmayo, mirada de horror *
¿Qué es el núcleo tecnológico?
El núcleo tecnológico de su lugar de trabajo digital se encuentra en el centro de todo el trabajo que realiza. Es lo que todo el trabajo entra y sale.
El núcleo impacta y, a menudo, instruye cómo funcionan todos los demás sistemas (colaboración, cultura, liderazgo y productividad). Toma decisiones por ti de las que ni siquiera te diste cuenta.
¿La peor parte?
La mayoría de los líderes no podrían decirle cuál es su núcleo y están ciegos ante su influencia.
El peligro de no conocer tu esencia
La mayoría de las organizaciones nunca eligen conscientemente el núcleo. Empiezan a utilizar una gran cantidad de software diferente. Luego, lentamente, una herramienta emerge como más útil o más fácil de usar que las demás. Se convierte en el favorito y comienzas a vincular todas las demás herramientas a él.
Durante mucho tiempo, el correo electrónico fue el núcleo de muchos lugares de trabajo . Influyó en la forma en que las personas estructuraban su día, almacenaban información, colaboraban y más.
Si no decide intencionalmente cuál es su núcleo, cede el control de su lugar de trabajo digital a la aplicación más fácil de usar, o cualquier herramienta en boga. Permite que esa herramienta defina sus sistemas por usted.
Cómo determinar cuál es tu núcleo
Aquí hay algunas preguntas para averiguar qué tiene actualmente en el centro.
1. ¿Cuál es la primera herramienta que las personas revisan cuando comienzan su día?
Lo que sucede en esa herramienta durante los primeros 15-30 minutos a menudo determina la trayectoria del resto del día.
2. Cuando llega el momento de «hacer el trabajo», ¿cuál es la herramienta o pestaña que abren?
Cuando las personas sienten que todo está en orden y entran en el modo de enfoque , ¿qué herramienta abren?
3. ¿Qué herramienta afectaría más su trabajo si se cerrara?
¿Puede seguir trabajando si una herramienta en particular falla?
4. ¿En qué herramienta integras los datos?
Cuantos más datos se introduzcan en una aplicación, mayor será la probabilidad de que estén en su núcleo.
5. ¿Quién gana cuando hay una superposición de funciones?
Si varias herramientas ofrecen una opción de chat, ¿hacia cuál se inclina más?
La agregación de las respuestas a estas preguntas debería darle una buena idea de cuál es su esencia.
Es posible que no tenga una única respuesta para toda su organización. Por ejemplo, su equipo de éxito del cliente puede tener su herramienta de gestión de casos como núcleo, mientras que el equipo de marketing vive en una herramienta de gestión de proyectos.
Suites frente a plataformas
Las suites son paquetes de herramientas que tienen una marca similar y pueden tener algunas integraciones integradas. Algunos ejemplos son Google Workplace, Office 365 y Zoho One.
Las plataformas, por otro lado, son entornos únicos donde se pueden construir múltiples tipos de aplicaciones. Algunos ejemplos son Clickup, Swit y Kissflow.
No es útil decir que una suite es el núcleo. En su lugar, sea específico en cuanto a qué aplicación dentro de la suite es más esencial, como Microsoft Teams o Gmail.
Una plataforma puede ser el núcleo, ya que todo está en un ecosistema mucho más estrecho.
Los dos núcleos laborales más comunes
1. Lugares de trabajo centrados en la colaboración
Los lugares de trabajo digitales centrados en la colaboración tienen una herramienta de comunicación en el centro. Esto podría ser un correo electrónico o puede haber cambiado a una plataforma de mensajería como Slack o Microsoft Teams. Una herramienta de video como Zoom también podría ser la herramienta más utilizada. La mayoría de las empresas operan como un lugar de trabajo centrado en la colaboración.
Por que es bueno
La colaboración es el corazón de cómo los humanos trabajan juntos. Puede obtener respuestas rápidas y consenso. Las herramientas de colaboración modernas, como la mensajería instantánea y las videollamadas, resultan más atractivas. Te hacen sentir que estás haciendo mucho.
Por que es malo
La colaboración recompensa la actividad, no los resultados. Si hay una serie de discusiones en Slack, sientes que están sucediendo muchas cosas. Un día lleno de reuniones de Zoom se siente productivo, pero es posible que no haya realizado ningún trabajo real.
La colaboración es para adictos a la dopamina. Obtienes un apuro rápido cuando estás en medio de muchas conversaciones. Pero puede volverse adicto a las prisas y evitar el trabajo enfocado más importante que necesita hacer.
La colaboración constante es agotadora. Las videollamadas largas son brutales. Tienes que estar en modo Disponible todo el tiempo y eso te desgasta. Constantemente revisa los mensajes y espera que algo lo distraiga.
La colaboración no da el contexto. Si tiene que salir de la aplicación en la que está trabajando para tener una conversación, está perdiendo fuerza. Es mejor si su colaboración está integrada en el contexto de su trabajo.
La colaboración no tiene meta. Tan pronto como llegas a la bandeja de entrada cero, hay otra ráfaga de mensajes. Es una rueda de hámster que no se puede bajar. Tu objetivo es limpiar los mensajes y has perdido la trama.
2. Lugares de trabajo centrados en la gestión del trabajo
Este enfoque coloca las herramientas que gestionan el trabajo real como el centro. Por lo general, encontrará herramientas de gestión de proyectos. Las herramientas de gestión de procesos son mejores si la mayor parte de su negocio está estructurado y automatizado. O si responder a los clientes es lo más importante, una herramienta de gestión de casos podría ser el centro.
Las herramientas de colaboración siguen siendo importantes, pero asumen un papel secundario. Por ejemplo, los reclutadores pueden tener conversaciones sobre los solicitantes en el software de reclutamiento en lugar de saltar a Slack.
Por que es bueno
La gestión del trabajo se centra en hacer el trabajo. Cuando llega el momento de trabajar, sabe exactamente a dónde ir para hacer avanzar las cosas. Las conversaciones no dictan la jornada laboral, pero apoyan el trabajo que se está realizando.
Por que es malo
Es difícil encontrar una herramienta para todos. La colaboración es bastante similar si eres un ingeniero o un vendedor. Pero la gestión del trabajo requiere características muy diferentes según el equipo. El equipo de finanzas necesita optimizar los procesos, pero la ingeniería necesita algo más flexible.
Como se mencionó anteriormente, algunas herramientas de administración del trabajo ofrecen muchos tipos de trabajo en la misma plataforma, pero deberá asegurarse de que se ajuste a sus necesidades.
Todavía se pueden perder los objetivos. Las herramientas de administración del trabajo lo recompensan por hacer el trabajo, pero no garantizan que esté haciendo el trabajo correcto. Por lo tanto, a pesar de que se ha movido más allá de una ráfaga de actividad aleatoria, es posible que aún no esté llegando a donde desea ir.
Otras opciones para tu centro
Si eres un poco rebelde o un librepensador, podrías considerar poner algo más en el centro.
Un lugar de trabajo centrado en el calendario
Los lugares de trabajo digitales de alto nivel valoran mucho el tiempo. ¿Qué pasa si todo su lugar de trabajo digital se queda sin calendario? Esto puede reforzar los buenos hábitos y asegurarse de que dedique su tiempo a lo más importante.
Imagínese si todo comenzara con el calendario. Tiene bloques de tiempo para concentrarse en proyectos en los que tiene enlaces a la herramienta de gestión del trabajo adecuada. Luego, tiene bloques de tiempo para el modo Disponible en el que está activo en las herramientas de colaboración. El evento del calendario tiene toda la información que necesita para realizar su trabajo.
Este enfoque requiere mucha disciplina, pero tiene mérito a la hora de pensar en un futuro idealizado.
Un lugar de trabajo centrado en objetivos
Imagine que lo primero que revisa todos los días es su objetivo o el software OKR. Tiene un tablero que le permite saber qué se está moviendo y qué necesita atención. Cada sección tiene enlaces a diferentes proyectos en los que trabajar para avanzar en sus objetivos.
Esto resuelve el problema de las herramientas de gestión del trabajo que no siempre están alineadas con el panorama general. También puede ayudarlo a no participar en proyectos que están fuera de sus objetivos.
La desventaja es que los objetivos vienen en todas las formas y tamaños y es difícil encontrar una herramienta de OKR que funcione para todo su equipo.
Elige a propósito
Si no elige cuál es el núcleo tecnológico de su lugar de trabajo digital, será elegido por usted. No permita que la herramienta más fácil o más gratificante forme el centro y dicte la forma en que operan sus otros sistemas.
Como líder, necesita encontrar una herramienta que coincida con sus valores y objetivos. No tenga miedo de experimentar con diferentes opciones, pero recuerde que la adopción de una nueva herramienta requiere mucho tiempo y mucho seguimiento.
Como primer paso, determine qué es lo que se encuentra actualmente en su núcleo y decida si está de acuerdo con ello. Si no es así, busque algo nuevo. Entonces, estará listo para construir el resto de su lugar de trabajo digital a su alrededor.
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Neil Miller
