Lecciones sobre resiliencia para pequeñas y medianas empresas

A pesar de desafíos sin precedentes, muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES) de todo el mundo han demostrado una notable resiliencia y capacidad para reinventarse a sí mismas. Muchas de las medidas adoptadas por las grandes empresas más eficaces están reflejadas (aunque a menor escala) por pymes de mayor rendimiento.

Las empresas líderes en ambas categorías de tamaño tuvieron la resiliencia financiera, las capacidades organizativas y el enfoque estratégico para seguir invirtiendo y adaptándose a lo largo de la crisis. Más notablemente, aceleraron la digitalización, reorganizaron y optimizaron para lograr eficiencia operacional y se volvieron más ágiles. Ahora es el momento de inspirarse en las empresas que han prosperado y de crear resiliencia para el futuro. Las pequeñas y medianas empresas que escuchan las lecciones de esta crisis están bien posicionadas para hacer frente a la próxima.

La digitalización que ofrece Primera Base para las organizaciones es una necesidad imperante y es aplicable a todos los departamentos de la empresa que podría con tecnología facilitar y digitalizar sus procesos.

La crisis de Covid-19 puso de manifiesto grandes diferencias en la suerte de las diversas pequeñas y medianas empresas (PYMES). Las startups bien capitalizadas han resistido la tormenta mejor que las empresas comunitarias con escasos recursos en efectivo; los fabricantes de equipos de EPI han experimentado una demanda sin precedentes, mientras que los locales de hostelería han sido cerrados; y los minoristas habilitados digitalmente han sido capaces de cambiar la entrega y los servicios al cliente en línea, pivotando en modelos de negocio completamente nuevos. Aunque la conmoción general para las PYMES ha sido grave, algunas han sobrevivido e incluso prosperado. No es demasiado tarde para que otros adopten las prácticas que hicieron que esas PYMES tuvieron éxito en un entorno tan tumultuoso.

En abril, la OCDE estimó que, en 32 países, entre el 70 y el 80% de las PYMES habían experimentado una caída de ingresos de entre el 30 y el 50%. Las empresas más grandes han sido ligeramente menos afectadas como grupo, pero la pandemia amplificó la divergencia entre las empresas líderes y el resto. En Estados Unidos, los ingresos de las empresas que se encontraban en la parte superior por ganancias económicas se situaron entre los tres trimestres de 2019 y 2020, mientras que los ingresos de otras empresas disminuyeron un 11%.

Muchas de las medidas adoptadas por las grandes empresas más eficaces están reflejadas (aunque a menor escala) por pymes de mayor rendimiento. Las empresas líderes en ambas categorías de tamaño tuvieron la resiliencia financiera, las capacidades organizativas y el enfoque estratégico para seguir invirtiendo y adaptándose a lo largo de la crisis. Más notablemente, aceleraron la digitalización, incluida la automatización y los cambios a canales en línea y trabajo remoto o híbrido; reorganizaron y se optimizaron para lograr eficiencia operativa; y se volvieron más ágiles, aumentando el ritmo de innovación tanto de productos como de modelo de negocio.

Esas transformaciones podrían producir un período de rápido progreso económico una vez que disminuya la crisis. La reciente Investigación del Instituto Global McKinsey encontró que el crecimiento de la productividad podría acelerarse en un 1% anual hasta 2024 en Estados Unidos y seis grandes economías europeas. Sin embargo, esta ventaja sólo se puede captar si el crecimiento de la demanda es sólido; las acciones de mejora de la productividad que toman las empresas líderes se replican en el resto de la población empresarial; y los gobiernos, las empresas y los individuos invierten por igual en sus habilidades (en particular, habilidades para el futuro).

Ya sea debido a las futuras oleadas de la pandemia u otras fuerzas, es probable que haya más turbulencias económicas por delante. Aquí hay algunas lecciones que los líderes de las pequeñas y medianas empresas pueden tomar de las empresas que han tenido éxito durante la crisis.

Capacidad digital más profunda

El mundo de los negocios, por supuesto, ha estado moviéndose en línea durante un tiempo. Antes de la pandemia, más del 80% de las PYMES en Estados Unidos y Europa tenían un sitio web de la empresa, y más de dos tercios tenían algunos empleados trabajando a través de dispositivos móviles, según Datos de la Comisión Europea y a Encuesta 2019 de la Asociación Nacional de Pequeñas Empresas. Distanciamiento social, bloqueos y entrega remota durante la pandemia catapultó a muchas empresas mucho más profundamente en digital: las soluciones basadas en la nube, las comunicaciones por vídeo y las ventas en línea se han convertido en algo común.

Las empresas que más han aprovechado la tecnología digital son las que ya tenían experiencia digital. Una encuesta descubrieron que las PYMES que habían adoptado herramientas de software tenían casi un 30% más de probabilidades de haber implementado nuevas tecnologías desde que comenzó la crisis. Estas organizaciones ya tenían la confianza y la capacidad para pasar por el a menudo desafiante viaje de implementación . En particular, habían aprendido que la digitalización no es una varita mágica, sino que sólo es poderosa cuando se integra con personas y procesos.

La digitalización en las organizaciones es urgente para mantener la salud laboral, un software que agilice y facilite la experiencia del colaborador desde su ingreso, conocer perfectamente sus labores y buscar seguir capacitándose en su trabajo, es un beneficio que aporta un software como Primera Base para la digitalización y automatización de procesos internos.

Considerar Viajes de Blue Bay, una galardonada agencia de viajes con sede en Stoke-On-Trent, Inglaterra. En 2019, apenas un año después de actualizar su infraestructura digital y de datos, las ventas de la compañía habían aumentado un 71%. Mientras que la tecnología —en este caso, un conjunto de informes de vanguardia — fue esencial para su éxito, también lo fueron otros dos ingredientes: una reestructuración de su organización de marketing y un conjunto completamente nuevo de habilidades para analizar e interpretar datos.

Con el impulso externo de la crisis de Covid-19, ahora es el momento ideal para que las pymes se reagrupen e identifiquen las áreas en las que la tecnología digital podría impulsar aún más su negocio. Aunque parezca básico, es probable que los distancie de la competencia. De hecho, en una encuesta del Centro de Investigaciones Empresariales realizada en septiembre y noviembre de 2020, la mayoría de las PYMES en el Reino Unido dijeron que no estaban planeando hacer más inversiones en tecnología a corto plazo. Esto está en marcado contraste con nuestra encuesta de ejecutivos de empresas más grandes, donde el 75% informó que acelerarían aún más la inversión en tecnología en los próximos cinco años.

Equilibrar la vida real y remota

Trabajar desde casa e interactuar virtualmente con los clientes ha sido una bendición mixta para las empresas. Aunque muchas investigaciones sugieren que ambas prácticas pueden impulsar aumentos de productividad en promedio, los resultados dependen en gran medida de las circunstancias individuales. Por ejemplo, la capacidad de los empleados remotos para trabajar eficientemente está determinada no solo por el espacio, las herramientas y el entorno adecuados, sino también por la eficacia y flexibilidad de la programación del trabajo.

En principio, las PYMES tienen una ventaja aquí: con menos capas entre el liderazgo y los trabajadores de primera línea y menos políticas corporativas, los gerentes deberían poder encontrar enfoques personalizados para sus equipos. De hecho, El 44% de las PYMES del Reino Unido que tienen prácticas de trabajo flexibles esperan aumentar esta actividad en los próximos 12 meses. Esto, a su vez, es probable que aumente significativamente compromiso y satisfacción y, posteriormente, rendimiento empresarial; hasta el 30% de los trabajadores de oficina dicen que considerarían dejar su empleo actual si no se le da la oportunidad de trabajar desde casa al menos una parte del tiempo.

Escuela de cuidado de la piel orgánica en línea Formula Botánica ha experimentado estos desafíos y oportunidades de primera mano. Su modelo de negocio cuenta con empleados que trabajan en lugares lejanos, desde Brasil hasta Eslovaquia. A medida que la empresa ha crecido, ha tenido que trabajar duro para mantener los niveles de energía y motivación entre las personas que trabajan solas en casa. Además de reclutar personas apasionadas por el negocio y sus valores, la empresa ha puesto en marcha algunas prácticas básicas pero efectivas para mantenerse conectadas.

Cada miembro del personal tiene un gerente de línea que mantiene regularmente uno contra uno con los empleados. Más importante aún, existe una cultura de «facturación» para asegurarse de que los empleados están bien. La compañía opera un canal diario en Slack, donde todos dicen buenos días y adiós en sus días de trabajo. Esto significa que incluso si las horas de trabajo de los empleados se superponen sólo ligeramente con las de los demás, terminan chateando y compartiendo fotos y mensajes de cumpleaños y conectándose a nivel personal.

El módulo de Tiempos de Primera Base brinda ventajas como reloj checador de manera remota, asistencia, permisos de vacaciones e incluso visualizar quién está en la oficina en tiempo real, con lo que se podría reforzar el modelo de trabajo remoto cada vez más común en las compañías.

Dado que el personal de Formula Botánica está formado principalmente por madres trabajadoras, la empresa también ha hecho de la flexibilidad una prioridad. Los empleados eligen las horas que quieren trabajar, ayudándoles a sentirse en control de su equilibrio entre la vida laboral y la vida personal. Y cada vez que alguien necesita más flexibilidad, incluso con poca antelación, la administración tiene una puerta abierta para esas conversaciones. Estas formas de trabajo han demostrado ser fundamentales para mantener un alto rendimiento durante toda la crisis. Pero también confieren una ventaja significativa a largo plazo: satisfacción del personal, lealtad y productividad.

Transiciones de habilidades y reclutamiento

Tradicionalmente, las PYMES se han enfrentado a más desafíos que las grandes empresas para atraer a los mejores y más diversos talentos. Esto puede ser un obstáculo para la capacidad de gestión, la innovación y el crecimiento. Por ejemplo, investigación ha encontrado que una mayor proporción de la fuerza de trabajo de los graduados en ciencias e ingeniería se asocia con más productos nuevos en el mercado y una mayor cooperación externa. Del mismo modo, empresas con un liderazgo muy diverso son un 70% más probables de informar que la empresa capturó un nuevo mercado que sus contrapartes menos diversas.

Sin embargo, mediante la implementación de las ventajas de flexibilidad descritas, y a menudo un Ethos impulsado por un propósito — las empresas más pequeñas no tienen por qué ser tímidas para competir por el talento contra las grandes empresas. Esta es la experiencia reciente de Lux Afrique, un negocio de conserjería de lujo. A pesar de la escasez de personal de IT en general, la empresa logró atraer a los mejores resultados para apoyar su transformación digital al hacer de la flexibilidad una parte esencial de su propuesta de valor para los empleados. Muchas organizaciones siguen siendo vagos acerca de su configuración de trabajo remoto posterior a la pandemia. Por el contrario, en Lux Afrique, el trabajo remoto está totalmente integrado en la experiencia cotidiana. Por ejemplo, temas como control de asistencia, tiempos, permisos de vacaciones, se podría gestionar a través de la plataforma de Primera Base, que permite a todos, a distancia o no, ver lo que está sucediendo, programar su trabajo de manera eficiente e incluso automatizar tareas repetitivas.

Por supuesto, no es suficiente reclutar personas talentosas: También necesitan formación y desarrollo, así como trayectorias profesionales atractivas. Las empresas más pequeñas han estado históricamente menos predispuestas a centrarse en estas prácticas, pero como la experiencia del servicio global de entrega de equipaje Enviar mi bolso muestra, el desarrollo de las personas trae recompensas reales. La compañía tiene planes de progresión de tres años para el personal que describen los niveles a los que pueden trabajar y los subsiguientes aumentos salariales que verán. El enfoque ha tenido tanto éxito que sólo una persona ha abandonado la organización en los últimos dos años.

Por último, al seguir cambiando las exigencias del lugar de trabajo, es probable que las empresas de todos los tamaños se enfrenten a la escasez de habilidades. En lugar de limitarse a buscar en el exterior para contratar nuevas personas, muchas PYMES se beneficiarían de la capacitación de su personal existente, Investigación McKinsey considera que los beneficios podrían ser superiores a los costos en tres cuartas partes de los casos. Jessica Keir, directora de operaciones del corredor financiero de automóviles con sede en Newcastle Rechazado Car Finance, está de acuerdo: «Proporcionar a los miembros del personal un presupuesto de capacitación y tiempo asignado para alejarse de su carga de trabajo diaria para aprender algo nuevo no solo aumenta la sensación de valor dentro de su personal, sino que también impacta beneficios. Cuando nuestros empleados se sienten apoyados, trabajan de manera más eficiente y con un nivel más alto, lo que contribuye al éxito de nuestro negocio». Conoce aquí https://primerabase.com/modulo/training cómo puedes apoyarte en el proceso de capacitación de personal con el módulo de Entrenamiento.

Agilidad e innovación

La agilidad ha sido clave para el éxito, o incluso la supervivencia, durante la pandemia. Pero estabilidad y resiliencia fueron los rasgos distintivos de las empresas de alto rendimiento en la anterior agitación importante: la crisis financiera mundial de 2008. ¿Cómo pueden las pequeñas y medianas empresas lograr ambas cosas?

Si el pasado es una guía para el futuro, la respuesta es doble. Primero, planear su curso posterior a la pandemia con posibles crisis futuras en mente. Incluso si la volatilidad causada por Covid-19 te atrapó desprevenido, no dejes que eso suceda la próxima vez que llegue un choque. Por ejemplo, busque un modelo operativo que le permita escalar rápidamente el negocio hacia abajo y hacia arriba, o incorpore diversidad en su plan de negocio para que dicha flexión sea factible. Y, si aún no tienes uno en su lugar, articula e incrusta un propósito y valores que puedan durar más que una crisis.

En marzo de 2020, y en cada bloqueo posterior, hasta el 95% de Granja Dunsters(escuelas, restaurantes e instalaciones de catering) cerraron durante la noche. Para sobrevivir, construyó un negocio de entrega de alimentos en línea que sirvió a los clientes en casa. A medida que el Reino Unido emerge de las restricciones de Covid-19, la compañía planea continuar su negocio de consumo, con un servicio especializado de entrega de regalos. Tanto en sus ofertas B2C como B2B, ahora está mejor posicionada para atender a clientes que prefieren cada vez más productos de origen local.

En segundo lugar, ampliar la capacidad de innovación de la organización. En medio de lo que los economistas llaman «destrucción creativa», esta es realmente la única fuente de ventajas a largo plazo de una empresa. En nuestra encuesta, más del 60% de las PYMES dijeron que estaban planeando aumentar la tasa de innovación de productos y modelos de negocio después de la pandemia.

Para las PYMES, las colaboraciones externas son particularmente importantes para crear una ventaja de innovación. Estar cerca de las experiencias de los clientes, relacionarse con los proveedores, capacitar al personal y unirse a las redes comerciales locales son poderosas fuentes de nuevas ideas prácticas, así como el apoyo. Los comentarios de los participantes de los programas de Be the Business’ son claros: las PYMES se inspiran más —y mejoran el rendimiento— interactuando con sus compañeros y aprendiendo de ellos.

A pesar de desafíos sin precedentes, muchas PYMES de todo el mundo han demostrado una capacidad de resistencia y capacidad notables para reinventarse a sí mismas. Ahora es el momento de inspirarse en las empresas que han prosperado y de crear resiliencia para el futuro. Las PYMES que tienen en cuenta las lecciones de esta crisis están bien posicionadas para hacer frente a la próxima.

Nota: Todos los casos prácticos citados en este artículo se basan en pequeñas o medianas empresas (PYMES) que trabajan con Be the Business, una organización benéfica con sede en el Reino Unido que permite mejorar el rendimiento de las PYMES a través de abogacía, tutoría, educación, redes y asesoramiento. Uno de los autores forma parte del Consejo Directivo de Be the Business Board of Fideicomisarios.

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