Cómo hablar con los empleados sobre la reapertura

Según datos de Gartner, el 94% de las empresas medianas tendrán una combinación de empleados en la oficina, remotos e híbridos cuando reabran sus oficinas.

Si bien el deseo es volver a la «normalidad» lo más rápido posible, la realidad es que los lugares de trabajo que regresan los empleados en 2021 no se parecerán a los que dejaron en 2020.

Animar a los empleados a vacunarse es bueno, pero no es suficiente. Las empresas que se preocupan por la seguridad, la flexibilidad y la comunicación clara tendrán el mayor éxito a medida que entramos en otro período de profundos cambios. Los autores presentan cuatro maneras para que los líderes de medianas empresas maximicen la seguridad y productividad de los empleados cuando reabran sus puestos de trabajo.

Al comienzo de la pandemia de Covid-19, hubo especulación generalizada de que una de las consecuencias a largo plazo sería el fin de la oficina. Mientras que el lugar de trabajo sin duda se convertirá en entorno híbrido con más empleados trabajando de forma remota al menos parte del tiempo, la realidad es que las empresas seguirán teniendo oficinas. De hecho, según una encuesta de más de 200 encuestados realizada durante un reciente seminario web de Gartner, solo el 1% de las medianas empresas planean convertirse en organizaciones totalmente remotas. En el otro extremo del espectro, sólo el 5% de las empresas medianas planean que todos los empleados vuelvan al lugar de trabajo físico. El 94% restante tendrá alguna combinación de empleados en la oficina, remotos e híbridos.

A medida que más personas están siendo vacunadas, los líderes empresariales necesitan cambiar su pensamiento de la cuestión abstracta de dónde trabajarán los empleados a la realidad de que hay un día específico en el calendario en el que se producirá algún tipo de regreso a la oficina. Ese día parece acercarse rápidamente, ya que la misma encuesta de Gartner encontró que el 69% de las medianas empresas están planeando reabrir sus lugares de trabajo en el segundo semestre de 2021. La cuestión de cómo volver a la oficina será más difícil que el brusco cambio hacia el trabajo remoto fue en marzo de 2020, dada la variabilidad de las normas, regulaciones y estado de vacunación de las personas.

Las vacunas no son la solución completa

La encuesta mostró que la mayoría de los empleados apoyan la idea de que su empleador manda la vacunación Covid-19. Sin embargo, solo el 8% de los encuestados dijeron que en realidad planean exigir pruebas de vacunación como parte de su estrategia de regreso al lugar de trabajo. El enfoque más común que están adoptando las empresas medianas es alentar fuertemente la vacunación pero no pedir prueba del estado de vacunación (48%) y pedir a los empleados que se autodenuncien si han sido vacunados (36%). Lamentablemente, estos dos enfoques dejarán a los empleadores en la oscuridad en cuanto al grado en que sus empleados han sido efectivamente vacunados.

Si bien se ha discutido acerca de los pasaportes de la vacuna como una forma de probar el estado de vacunación, hay varias razones por las que no son ideales. En primer lugar, la velocidad a la que se están desarrollando está rezagando con respecto a la velocidad con la que las empresas planean reabrir sus oficinas. En segundo lugar, diferentes estados están considerando diferentes estrategias: Por ejemplo, Texas y Florida recientemente han anunciado que los empleadores no podrán utilizarlas, pero otros estados como Nueva York e Illinois parecen estar positivamente inclinados hacia ellos. Esta variabilidad en los enfoques entre los estados dificultará que los empleadores con mano de obra distribuida creen políticas integrales.

Muchos empleadores también dudan en recopilar esta información debido a la privacidad y preocupaciones legales. Los oficiales jefes de recursos humanos han indicado que, dado que las vacunas forman parte del historial de atención médica de un empleado, la recopilación de información sobre quién ha sido vacunada podría considerarse un cruce de una línea de privacidad. Las preocupaciones legales podrían surgir si un empleado tiene una reacción adversa a una vacuna que su empleador les exigió recibir. Además, un empleador podría ser demandado por crear un conjunto injusto de condiciones para los empleados que optan por no vacunarse. Incluso si la ley está del lado del empleador, el daño a la reputación que podría resultar de una pelea legal no parece valioso para la mayoría de las empresas.

Cómo fomentar un entorno seguro

El resultado neto de estos factores es que los empleadores volverán a abrir oficinas a cierto número de empleados no vacunados. A continuación se presentan cuatro estrategias que las empresas medianas pueden utilizar para explorar cómo abrir el lugar de trabajo de una manera que maximice la seguridad y productividad de los empleados.

Anuncie los planes de reapertura con suficiente antelación. Muchos empleados albergan preocupaciones sobre cuán seguro será el lugar de trabajo. Comunicar el plan de reapertura de su empresa a los empleados con suficiente antelación a la fecha real. Las comunicaciones deben indicar las medidas de seguridad reales que tendrá implementadas, así como mejorar la percepción de seguridad. Por ejemplo, si los empleados viajan principalmente a través de transporte masivo, también buscarán orientación o tranquilidad sobre la seguridad de sus viajes al trabajo.

Defina y comunica tu estrategia de trabajo híbrido. Encuesta de empleados de trabajo híbrido 2021 de Gartner de más de 2.400 trabajadores del conocimiento encontraron que el 54% de los empleados estaban de acuerdo en que el enfoque de flexibilidad de su empleador afectará si permanecerán en su organización. Un enfoque híbrido permitirá a los empleadores satisfacer las nuevas preferencias de flexibilidad de los empleados.

A pesar de los planes generalizados de adoptar modelos híbridos, solo el 21% de los líderes de recursos humanos encuestados en el reciente seminario web de Gartner indicaron que tienen una visión clara del papel futuro del lugar de trabajo físico. Creación una estrategia híbrida que funciona y hace que los empleados se sientan seguros requiere que las empresas se comuniquen claramente cuando las personas deben trabajar desde la oficina y cuándo deben trabajar desde otro lugar. Por ejemplo, Dropbox anunció una estrategia de «Virtual First», definiendo el propósito de la oficina específicamente para la colaboración y el fomento de la comunidad y no para el trabajo individual.

Crea momentos de seguridad Covid. Los líderes en petróleo y gas y fabricación han incorporado durante mucho tiempo momentos de seguridad en sus lugares de trabajo para evitar que se produzcan lesiones. Esta misma mentalidad necesita ser adoptada en todas las industrias para crear momentos de seguridad de Covid. Los líderes y gerentes deben reservar una breve cantidad de tiempo al día para recordar a los empleados la importancia de las medidas de seguridad de Covid en el lugar de trabajo.

Esto será aún más importante a medida que se sigan administrando vacunas y los empleados empiezan a bajar la guardia. Estos momentos de seguridad serán los más efectivos si los líderes permiten a los empleados hablar con sus colegas acerca de ellos, ya que los compañeros suelen ser más confiados que los líderes o los recursos humanos en cuestiones laborales. Una Encuesta Global del Mercado Laboral de Gartner de 2019 reveló que los empleados y candidatos confían en los empleados actuales más información sobre cómo trabajar en una organización en particular. Los empleados que hablen entre sí serán una parte importante de la creación de un lugar de trabajo seguro.

Establezca barandillas alrededor de las conversaciones de vacunas. El desarrollo y la puesta en marcha de las vacunas Covid-19 ha creado un interés sin precedentes en la eficacia y la experiencia de las vacunas en general. A medida que los empleados regresen al lugar de trabajo, naturalmente discutirán si han sido vacunados o no. Aquellos que no han sido vacunados podría quedar excluido de ciertas interacciones como almorzar juntos. Otros podrían despreciar a los que han sido vacunados.

Los líderes y gerentes deben comunicar qué conversaciones y comportamientos son aceptables en el lugar de trabajo con respecto al estado de vacunación de cada individuo. Si bien los líderes podrían estar tentados a prohibir simplemente todas las conversaciones sobre el estado de vacunación, esto no es realista dado el deseo de que los empleados hablen entre sí. Por el contrario, las organizaciones deben recordar a los empleados que las vacunas son una decisión personal, y que no deben entrometerse ni cuestionar las elecciones de sus colegas. Sin estas pautas, las empresas corren el riesgo no sólo de interacciones incómodas, sino de comportamientos discriminatorios entre los empleados en función de su estado de vacunación.

Mientras que el deseo es volver a «normal» lo más rápido posible, la realidad es que los lugares de trabajo a los que regresan los empleados en 2021 no se parecerán a los que dejaron en 2020. Animar a los empleados a vacunarse es bueno, pero no es suficiente. Las empresas que se preocupan por la seguridad, la flexibilidad y la comunicación clara tendrán el mayor éxito a medida que entramos en otro período de profundos cambios.

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