Les preocupa que si dejan que algunos empleados trabajen desde casa, entonces la oficina siempre estará vacía y nadie estará trabajando. Pero este tipo de actitud será más difícil para las organizaciones de justificar después de que todos hayamos experimentado colectivamente un caso de prueba tan crítico durante la pandemia de Covid-19. Las organizaciones que diseñan e implementan correctamente su política de flexibilidad no «perderán» nada. Por el contrario, tienen mucho que ganar. Tal vez una línea de plata de la pandemia sea que los líderes corporativos hayan superado sus temores de ofrecer flexibilidad a su fuerza laboral, y ahora comprenderán cómo la flexibilidad puede beneficiar sus esfuerzos de contratación y retención, por no mencionar la productividad y la rentabilidad.
«La flexibilidad puede ser genial en teoría, pero simplemente no funciona para nosotros».
Literalmente hemos escuchado esta declaración cientos de veces a lo largo de los años. No importa de qué industria estemos hablando, ya sea tecnología, gobierno, finanzas, salud o pequeñas empresas, lo hemos escuchado. Siempre hay alguien que trabaja desde la premisa de que «no hay manera de que las políticas de trabajo flexibles puedan funcionar en nuestra organización».
En realidad, las políticas de trabajo flexibles pueden funcionar en cualquier industria. Los últimos doce meses de la pandemia lo han demostrado. De hecho, un reciente Harvard Business School Online estudio mostraron que la mayoría de los profesionales han sobresalido en sus trabajos mientras trabajan desde casa, y el 81% no quiere volver a la oficina o escogería un horario híbrido post-pandemia. Es importante reconocer, sin embargo, que la flexibilidad no siempre tiene el mismo aspecto: una talla definitivamente no se ajusta a todos.
El mito de las Cinco C en el trabajo flexible
Puede que se pregunte: «Si puede contratar a los mejores candidatos, aumentar sus tasas de retención, mejorar sus ganancias y avanzar en la innovación mediante la incorporación de una iniciativa relativamente simple y económica, entonces ¿por qué no han desarrollado más organizaciones políticas flexibles?» Esta pregunta será aún más difícil de ignorar para las organizaciones después de haber experimentado un caso de prueba tan crítico durante la pandemia de Covid-19.
Creemos que el miedo ha creado obstáculos para muchas organizaciones en lo que respecta a la flexibilidad. Las empresas se congelan por el miedo o se concentran en el miedo. Es el enfoque que puede ayudar a las empresas a pivotar durante tiempos difíciles. En los años que hemos estado trabajando con empresas en materia de flexibilidad, hemos escuchado innumerables excusas y mitos para explicar por qué no han implementado una política flexible. De hecho, el Alianza de diversidad y flexibilidad ha hervido estos mitos hasta el miedo a perder los 5 C:
- Pérdida de control
- Pérdida de cultura
- Pérdida de colaboración
- Pérdida de contribución
- Pérdida de conexión
Abordar los temores al trabajar de manera flexible
Mito #1: Pérdida de control
Los ejecutivos suelen estar preocupados de abrir la caja de Pandora y sentar un precedente peligroso si permiten que algunos empleados trabajen de manera flexible. Les preocupa que si dejan que algunos empleados trabajen desde casa, entonces la oficina siempre estará vacía y nadie estará trabajando. La respuesta a esto es estructura y claridad. Prácticamente podemos garantizar que cualquier organización que diseñe e implemente correctamente su política de flexibilidad no perderá nada.
Para mantener el control y el buen funcionamiento de su organización, es imprescindible que establezca estándares y los comunique claramente. Las organizaciones deben proporcionar directrices claras sobre los tipos de flexibilidad ofrecidos (por ejemplo, trabajo a distancia, horas reducidas, horarios asincrónicos, intercambio de empleo y/o semanas de trabajo comprimido) y crear un proceso de aprobación centralizado para la flexibilidad para garantizar que el sistema sea equitativo. También es útil tener un sistema de calendario para rastrear cuándo y dónde está trabajando cada miembro del equipo. También debe comprometerse a capacitar a todos sobre estas normas, desde los que trabajan en un horario flexible, hasta los que los supervisan, hasta todos los demás compañeros de trabajo. La educación y la formación ayudarán a su equipo a evitar el «estigma flexible», donde los empleados se ven desfavorecidos o considerados menos comprometidos debido a su flexibilidad. La capacitación también puede ayudar a las organizaciones a garantizar que se mantengan sistemas y estructuras eficaces que respalden la flexibilidad.
Iniciar a trabajar desde cualquier parte se ha normalizado y ante ello las empresas deben estar preparadas para brindar esa flexibilidad. El módulo de Tiempos de Primera Base es un aliado ideal en tiempos de Covid y para la nueva reestructuración laboral que se están planteando en las compañías. Te permite registrar la ubicación de tus trabajadores al checar asistencia, brindando visibilidad sobre la ubicación de los empleados cuando comienzan y dejan de trabajar, además de poder configurar los horarios de los distintos departamentos de tu organización. Conocer más en https://primerabase.com/modulo/attendance
Mito #2: Pérdida de la Cultura
Si bien es posible que no veas a todos los empleados todos los días, y es posible que no puedas almorzar con la gente todos los días, la cultura no tiene que sufrir con una iniciativa de trabajo flexible. Sin embargo, es esencial que los equipos se reúnan en persona o por videoconferencia de forma regular. En el Alianza, recomendamos que las empresas y empresas definan primero lo que la cultura significa para su organización individual y luego determinar cómo podrían mantener esta cultura en un entorno híbrido o virtual.
Muchas organizaciones con las que hemos trabajado informaron que encontraron formas creativas de mantener la cultura durante meses de trabajo remoto durante la pandemia. Muchos miembros de la Alianza organizaron funciones sociales como clases de ejercicios virtuales, clases de cocina, horas felices y ejercicios de formación en equipo para mantener la comunidad. Además, es importante aprovechar los días en que todo el mundo está físicamente presente para desarrollar relaciones, participar en eventos y pasar tiempo uno a uno con sus colegas.
Mito # 3: Pérdida de colaboración
Mientras los equipos que trabajan en un horario flexible se comprometan a celebrar reuniones regulares y a una comunicación consistente, la colaboración no se verá comprometida. Es importante que todos los miembros del equipo mantengan el contacto (incluso si está en línea), vigilen todos los proyectos y respondan a los correos electrónicos y las llamadas telefónicas. Siempre recomendamos que los equipos remotos también se reúnan en persona ocasionalmente para mantener contacto personal y relaciones. Para que la colaboración tenga éxito, los empleados remotos no deben tener un nivel más alto que los que trabajan en la oficina. Además, la tecnología debe utilizarse para mejorar la colaboración. Por ejemplo, cuando las empresas reúnen equipos para sesiones de lluvia de ideas, las salas virtuales de grupo pueden facilitar la colaboración en grupos pequeños y ayudar a garantizar que se escuchen todas las voces. Algunos líderes de la organización también han incorporado horarios de oficina virtuales regulares para retroalimentación no programada y colaboración informal.
Mito #4: Pérdida de Contribución
A menudo hemos escuchado a los líderes decir: «Si los empleados no están físicamente en sus escritorios de la oficina, entonces ¿cómo sabremos que realmente están trabajando?» Pero con un sinfín de distracciones disponibles en los ordenadores en estos días (desde compras en línea, Instagram, Facebook, etc.) realmente no sabes lo que tus empleados están haciendo en sus escritorios, incluso si están en la oficina. De hecho, podrían estar buscando un nuevo trabajo (¡que ofrezca flexibilidad!) justo delante de tus ojos. Es importante comunicar claramente lo que se espera de cada individuo y confiar en que completará el trabajo dentro del plazo previsto. Todos los empleados deben ser evaluados en función de la calidad de su trabajo y de su capacidad para cumplir objetivos de rendimiento claramente definidos, en lugar de en función del tiempo que pasan en la oficina.
Mito #5: Pérdida de conexión
La tecnología ahora permite a las personas conectarse en cualquier momento del día en casi cualquier lugar. Las reuniones se pueden celebrar a través de una gran cantidad de aplicaciones de videoconferencia. Además, las aplicaciones para compartir calendarios pueden ayudar a coordinar los horarios de los equipos y ayudar a conocer la disponibilidad de los miembros del equipo. Incluso los eventos de red ahora se pueden hacer virtualmente. Por ejemplo, uno de los miembros de nuestro equipo creó un sistema para programar chats de café virtuales informales entre socios y asociados para mantener oportunidades de creación de redes y tutorías durante la pandemia.
Es importante saber qué prefieren sus empleados y partes interesadas en términos de conexión presencial, híbrida o virtual. En un encuesta realizada por BNI de más de 2.300 personas de todo el mundo, la organización de networking preguntó a los participantes si les gustaría que sus reuniones fueran: 1) solo en persona, 2) solo en línea, o 3) una mezcla de reuniones en línea y en persona. Un tercio de los participantes encuestados dijo que querían volver completamente a las reuniones presenciales. Sin embargo, el 16% quería quedarse con las reuniones en línea solamente, y casi el 51% de los encuestados estaban a favor de una combinación de reuniones en persona y en línea. Se trata de una transición sustancial de la práctica institucional anterior a la pandemia, ya que dos tercios de la organización afirman que preferirían que algún aspecto de las reuniones en línea fuera la norma en el futuro.
Un reciente 2021 CEO de KPMG Outlook Pulse Survey encontró que casi la mitad de los directores ejecutivos de las grandes corporaciones de todo el mundo no esperan ver un retorno a la «normalidad» este año. Tal vez una línea de plata de la pandemia será que los líderes corporativos han superado sus temores a los 5C y ahora comprenderán cómo la flexibilidad puede beneficiar sus esfuerzos de reclutamiento y retención, por no mencionar la productividad y la rentabilidad.
