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Trabajar menos todo con Sujan Patel

¿Cómo gestionas nueve empresas y aún tienes tiempo para el paracaidismo? Deja de hacer el 90% de las cosas que no necesitas. Sujan Patel revela sus secretos sobre cómo priorizar su trabajo.
Trabajo menos Sujan Patel

Hoy nuestro invitado es Sujan Patel. Es el socio gerente de Ramp Ventures y este episodio es Work Minus Everything. Hola Sujan, ¿cómo estás?

Bien. Emocionado de hablar sobre este tema hoy.

Si. Es un gran tema. Comenzamos diciendo que eres el socio gerente de Ramp Ventures, pero eso es solo una parte de lo que eres. Entonces, ¿por qué no les da un poco de antecedentes a personas que tal vez no estén tan familiarizadas con todo lo que hace?

Si, absolutamente. Digo socio gerente de Ramp Ventures porque es algo que se puede decir en una oración o en una frase, pero hago mucho. Entonces, Ramp Ventures, somos propietarios y operamos siete compañías SaaS. Y nuestro negocio consiste esencialmente en comprar, hacer crecer y, en ocasiones, potencialmente vender negocios de software. Nos enfocamos en el espacio B2B, en realidad nos enfocamos demasiado, si estuviera hablando con una persona no técnica, diría, software B2B. Si estuviera hablando con alguien de la industria, diría que B2B SaaS, específicamente autoservicio en el espacio de tecnología de ventas y marketing y tecnología de recursos humanos, es decir, tres categorías. El autoservicio es algo muy específico.

Todo esto es parte de la razón por la que puedo hacer mucho con poco. Cuando digo pequeños, equipos pequeños, presupuestos muy, muy pequeños, en todo caso. Y también, obviamente, dividiendo mi tiempo entre varias empresas y además de eso, también dirijo una agencia de marketing, somos una agencia global llamada Web Profits y, por lo tanto, en combinación con todo, tengo nueve empresas que todos los días agregan estrés a mi vida. que pienso cuando me despierto, cuando me voy a dormir y en qué no.

Y en este tema, decimos Trabajo menos todo porque a lo que realmente queremos llegar es a cómo alguien dirige nueve empresas. Básicamente, estamos hablando de priorización, ¿cómo te concentras en lo que quieres hacer? Entonces, una vez que comience, simplemente díganos cuál cree que es la diferencia entre la productividad y la priorización.

Si. Una cosa importante es que, como empresa, como colaborador individual de una empresa, ya sea que usted sea un empleado de nivel bajo, un nivel de entrada o un ejecutivo o fundador, todos tienen la misma cantidad de tiempo en su día: veinticuatro horas. Si realmente lo piensa, probablemente tenga ocho y algunas personas tengan dieciséis horas productivas en su día. No sé ustedes, pero tal vez tengo cinco o seis horas buenas en mí y el resto es como si pudiera hacer algunas hojas de cálculo, un trabajo estúpido, pero tengo un buen par de horas en mí y luego Estoy un poco hecho.

Veo esto como más, no solo como privatización o productividad, lo veo como el poder del cerebro. Entonces, ¿cuánto poder cerebral se puede expandir en un día determinado? De hecho, me he quemado en el pasado dirigiendo un negocio en el que tenía treinta empleados trabajando para mí, la mayoría de ellos eran subordinados directos, pero estábamos haciendo mucho. Y aprendí esto al fallar miserablemente en esto y terminé haciendo una venta directa de este negocio porque solo quería salir. Y al final del día, estoy feliz de haber pasado por esta experiencia, pero en última instancia, la productividad viene después de la priorización.

Digamos que estás en el rol de marketing, ese es mi rol en Ramp Ventures. Hago todo lo relacionado con el marketing o cualquier cosa que afecte al cliente. Pero en última instancia, si tuviera que tomar diez iniciativas, tendré que dividir mi tiempo entre diez cosas diferentes. Ahora, si piensas en las diez cosas y miras la priorización, me hago la pregunta simple: Ok, tengo diez ideas de marketing. ¿Qué impacto tendrá cada una de esas ideas? Y está haciendo los cálculos sobre qué tan impactantes serán de lo que te importa.

Entonces, para mí, es la cantidad de clientes, sus ingresos y, en última instancia, es una métrica comercial. Entonces, si miro cada diez ideas de marketing, probablemente tenga algunas que sean realmente increíbles, algunas pueden tener mucho potencial, algunas que tal vez no lo hagan tan bien y, por lo tanto, inmediatamente las cosas se clasifican como de alto impacto.

Entonces, si piensa en la ejecución, digamos que tiene tres o cuatro buenas ideas. Van a mover la aguja y luego tienes cinco, seis o siete ideas OKAY. Así que, desde el principio, matemos esas seis o siete ideas que tal vez no funcionen o no puedan ser las más impactantes.

Entonces, si observa esas tres o cuatro ideas que son como las cosas que van a impulsar el negocio hacia adelante, no todas lo serán, desde el punto de vista de la finalización, no serán algo que se pueda hacer en un semana, tal vez algunos tomarán un día, algunos tomarán tres meses. Entonces piensa en cuánto tiempo van a tomar las cosas. Y luego miras dónde estás como empresa, como individuo en esa idea.

Entonces, si estás al cero por ciento con cuatro ideas, entonces realmente se trata de lo que es mejor. ¿Qué puede hacer para obtener el impulso más rápido? ¿Cuál es el menor tiempo para lograr el mayor impacto? Es muy simple. Elija el que va a requerir más, tal vez algunas cosas requieran un trabajo fundamental en el que llevará un año, pero tiene que socavarlo. Así que lo estás usando para pasar del cero al cincuenta por ciento. Me gusta enfocarme, nuevamente, en el mayor impacto, la menor cantidad de tiempo, la menor cantidad de estrés laboral en el equipo y comenzar con eso porque es como Eat That Frog , es un libro de productividad y la esencia es, hacer lo más difícil primero. .

Mi caso es obtener una gran victoria y luego, cuando tienes la gran victoria y una victoria fácil, si toma dos días, en lugar de un proyecto que demora dos semanas, entonces tienes el impulso para construir esa cosa de dos semanas. Y si necesita tiempo de desarrollo, necesita que otras personas lo compren. Bueno, entonces tiene una forma de compartir. Y entonces «Oye, acabamos de hacer esto, aquí está lo siguiente en el bloque, va a tomar tanto tiempo». Así que ahora puede conseguir que sus colegas y equipos, los miembros del equipo se comprometan.

Así que tengo una gran pregunta con la que me he encontrado a menudo en mi vida y es que es muy fácil para mí justificar cualquier tarea que se presente como importante y tal vez poco urgente o que sea una gran cosa. Y tal vez no sea suficiente para realmente hacer esas preguntas profundas, pero ¿cómo se convence realmente de que no vale la pena hacer un proyecto en este momento o al menos retrasarlo?

Si. Entonces, lo más grande e impactante que me ha sucedido es que nunca hago las cosas que surgen de inmediato. Hay cosas urgentes e inmediatas. Soy parte de EO, Organización de Emprendedores y tenemos un gráfico de dos ejes realmente simple. Hay, en la parte superior derecha, urgente e importante. En la parte superior izquierda es urgente pero no importante. Abajo a la derecha no es urgente, pero sí importante. La parte inferior izquierda no es urgente ni importante.

Entonces, de lo que estás hablando es de pasar mucho tiempo en el primer cuadrante donde estás haciendo las cosas a medida que vienen. Son realmente muy importantes. A medida que suceden las cosas, todo se siente como una maldita prioridad, como si todo fuera a ser enorme.

En primer lugar, esto requiere dar dos pasos hacia atrás y ser menos productivo a veces. Y creo que está bien. Tienes que darte un poco de permiso para poder hacer eso. Entonces, si reconoce el hecho de que podría reducir la velocidad durante una semana antes de acelerar realmente, estará en una mentalidad más saludable para pasar por esto.

Pero, en última instancia, a lo que me refiero es a pensar en todo lo que entra, priorizar tu día, priorizar tu semana y priorizar tu trimestre. Así que me gusta pensar en cualquier cosa que llegue a la puerta. Si es una iniciativa nueva, pongo en contacto con todas las otras iniciativas que están en marcha y cada semana mi equipo y yo pasamos por todas las iniciativas que tenemos, ideas, lo que sea. Y esa nueva idea surgirá y la discutiremos. Bueno, eso permite que la gente lo haga y me permite a mí hacerlo y mi equipo es: todos tienen voz, pueden poner sus ideas. Francamente, no todas las ideas van a ser las mejores y ni siquiera que son las ideas de todos, no todas tus ideas, incluso si obtienes cinco de cada cinco victorias, tal vez tu sexta a décima no siempre sea la mejor, tal vez siete sea increíble.

Pero lo que hace es tener un lugar para documentar las cosas. Utilizo una hoja de cálculo y luego, todas las semanas, solo decimos, está bien, ¿cuáles son las cosas nuevas en las que queremos trabajar? Y a veces no tenemos el ancho de banda para cosas nuevas. A veces hay mucho ancho de banda. Y luego, cuando miramos todas las cosas nuevas en las que podemos trabajar, lo que estamos haciendo es sopesarlas entre sí. Y creo que a menudo se pierde un ejercicio que, lo que termina haciendo, al menos en mi caso, en mi experiencia, es que te da la excusa para simplemente trabajar en las cosas como vienen en lugar de trabajar en cosas que son importantes e impactantes. .

Entonces dijiste sopesar las cosas entre sí. Entonces, ¿cuáles son algunas de las cosas que miras de inmediato? Oye, esto definitivamente va a ser un mejor uso de nuestro tiempo que otra opción, ¿cuáles son esas métricas que usas?

Entonces, lo primero y más importante es el impacto. Aquí hay tres columnas: la idea en sí, un poco de notas, tal vez tenga algún contexto como «Oye, esto funcionó para la empresa XYZ», tal vez algunos artículos o contenido que pueda vincular, y luego está el impacto. Entonces, todos los que tengan una idea deben enumerar el impacto. Entonces, en última instancia, si solo clasifica de mayor a menor impacto, ahora sabrá qué es lo que, en última instancia, es para su negocio, de lo que pensó, lo que tendrá el mayor o menor impacto.

Lo siguiente es mirar el tiempo que va a tomar. Entonces, lo que hay que considerar es: “¿Es esto algo que puedo hacer? ¿Es esto algo en lo que se necesitarán varias personas para trabajar? » Y luego otra cosa es, esto va a ser algo que requiera tiempo de desarrollo. Entonces, cualquier cosa que requiera tiempo de desarrollo, tienen su propio flujo de trabajo y cosas así. Entonces, lo que estoy haciendo efectivamente es agregar cosas a su plato que pueden no estar sucediendo mañana, puede ser otro día, puede ser la semana que viene, puede ser el mes que viene o cuando puedan exprimirlo.

Y así es como yo lo veo. Y la otra cosa es que si es una idea audaz, ¿cómo podemos probar esta hipótesis? C ó mo puedo romper esta idea hacia abajo en la forma más simple y por lo general ese es mi trabajo. Y de lo que estoy hablando efectivamente aquí es de una reunión de tipo scrum para equipos que no son de desarrollo en la que cada semana nos reunimos y pensamos en todas las cosas que podemos hacer.

Mi trabajo es más el de director de programa, no el de director de proyecto. Por lo general, los lunes por la mañana, cuando nos reunimos con un equipo, dedico de 30 minutos a una hora a la semana a cada equipo para organizar sus actividades semanales. En esencia, esto es tratar de convertir su idea en un MVP ( producto mínimo viable ) y luego dejar que la persona tenga esa idea y luego ayudarlos a analizar lo que se necesitará para lograrlo.

Porque cuando se te ocurre la idea, generalmente la mayoría de la gente dice, bueno, bueno, ¿cómo hago esto? Entras en el cómo y el qué de inmediato. Pero mi sencilla hoja de cálculo te obliga a pensar primero en el por qué. Porque si te adentras en el cómo y el qué, seguro que la mayoría de la gente puede resolver problemas, si vas a ir a resolver un problema, seguro que puedes hacerlo. Podría ser cuestión de horas, tiempo, tenacidad, para el fracaso. Pero si piensa por qué debería resolver este problema y el impacto que tendrá en su negocio, es posible que sea un punto discutible y tal vez desee pasar a su próxima idea. Y eso es realmente, la clave aquí es hacer un par de cosas realmente, realmente, realmente bien y refinarlas.

Y esto no se aplica solo al software, sino al comercio electrónico y, de nuevo, desde la perspectiva de un fundador hasta un empleado individual. Todos pueden escribir las cosas por su cuenta, en un bloc de notas y luego mirar hacia atrás cada semana y decir: Bueno, bueno, ¿en qué cosas debería trabajar?

Quiero hablar un poco más sobre estas dinámicas de equipo porque es diferente simplemente mirar sus propias tareas, sus propias cosas que se supone que debe hacer y priorizarlas en lugar de hacerlo en equipo o hacerlo en una situación en la que alguien otra cosa es priorizar esas tareas por ti. Entonces, ¿cómo maneja esas tensiones, ayudando a las personas a comprender qué es lo más importante que pueden estar haciendo y cómo articular eso dentro de un equipo?

Entonces, en primer lugar, es realmente el arte de vender a tu equipo y a las personas que contratas que no vamos a hacer 50 cosas este año, vamos a hacer cinco. Los vamos a hacer excepcionalmente bien. Y ahora es nuestro trabajo, uno para asegurarnos de que hacemos las cinco cosas impactantes más importantes y luego cada semana, luego se reduce a, bueno, ¿en qué estoy trabajando o cuáles son las cinco cosas en las que estoy trabajando? Entonces son realmente KPI. Entonces, todos en el equipo de marketing tienen uno o dos KPI, indicadores clave de rendimiento para aquellos de ustedes que no saben qué es KPI. En muchos formatos diferentes, puede usar KPI y hay OKR. Hay diferentes tipos de formas de: alternativas a los KPI, pero nosotros usamos KPI.

Y, en última instancia, cada persona tiene un número. Como mi persona de éxito del cliente tiene dos números: los ingresos por ventas adicionales y la pérdida. Y ese número de abandono, nuestro objetivo es reducir ese número. Y, los primeros años, no teníamos un número ni metas. Queremos reducirlo al X por ciento, pero ahora lo hacemos. Es como, está bien, queremos reducirlo del 6% al 4%. Y ese es el número en el que esa persona se enfoca. Y luego, si pienso en este individuo, su nombre es Luiz, Luiz tiene un número. Necesita reducir la deserción en un 2%, ese es su número. Él es recompensado y fracasa basado en, y tal vez no castigado, pero al igual que su éxito en la empresa como contribuyente individual se basa en esa reducción del 2%.

Si le doy a Luiz esa tarea y se lo digo, solo puedes hacer cinco cosas para hacer esto. Pero esas cinco cosas son como canales como estrategias, no como una táctica, no cuenta. Puede haber muchas tácticas que conforman una estrategia, entonces Luiz tiene el poder de pensar en cuáles son las cosas más importantes que puedo hacer. Y nuevamente, como lo que la mayoría de la gente hará, e inmediatamente, especialmente al principio, será: “Voy a hacer una lista de todas las cosas que puedo hacer, voy a hacer esto, aquello, lo otro. » Yo digo, Espera, espera, haz esa lista y vamos a revisarla y luego los guiaré, ayudándolos a organizarse y midiendo el impacto. Y es algo difícil de entender cuando te unes a nuestro equipo, pero después de hacerlo, toma alrededor de uno o dos meses pensar realmente en esas cosas de esta manera. Después de eso, todos están solos. Son como, no, no voy a hacer esto. Es demasiado pequeño. Derecha.

Otro ejemplo es, una de nuestras empresas Mailshake . Estaba hablando con Mark, que dirige todo tipo de marketing en Mailshake. Y él dice, «Oye, tenemos un número, queremos ir tras». Nuestro canal predominante en el que se centra es el marketing de contenidos y el SEO. Y él dice, ¿qué más puedo hacer además de esto? Y entonces pensé, hagamos una lista. ¿Puedes hacer un programa de referidos? ¿Puedes hacer un programa de afiliados? ¿Puede aumentar el boca a boca? ¿Podemos hacer más publicidad y puedo darte? Tengamos un presupuesto infinito aquí por el bien de la conversación.

Esta es una conversación que tuve literalmente con él ayer y pasamos por este camino de todos los otros canales en los que puedes trabajar. Y cuando observamos el impacto de todos estos otros canales en términos de número de clientes, entonces su número es de 1.000 nuevos clientes al mes para fin de año. Y te diré dónde estamos. Estamos más del 50% allí.

Pero el punto es que él tiene un número y luego, cuando se le ocurrieron todas estas otras ideas que teníamos al final de esta conversación, pensamos, está bien, el afiliado puede generar X número de clientes, referir mi X número de los clientes, AdWords, Facebook, pueden hacer esto y aquello y lo otro. Cuando miramos todas estas cosas, sumamos todas las cosas nuevas que podía hacer. No les ayudó a alcanzar su objetivo.

Sin embargo, cuando analizamos las matemáticas de: si solo ayudara a duplicar el tráfico ahora, parecerá un gran objetivo, pero tenemos presupuesto, tenemos impulso. Todos los meses del año pasado cuadruplicamos ese tráfico. Así que es barato, el doble es como en la bolsa para él. Si miraras cuál sería el resultado si se duplicara. Le ayudaría a llegar al 80% de la meta. Entonces, si a cualquier persona razonable se le presenta la opción de hacerlo mejor en lo que me estoy enfocando, en lugar de hacer todas estas otras cosas nuevas y las otras cosas nuevas no cuadran. Nadie quiere trabajar en estupideces. Todos son bastante lógicos después de ver los números que van a hacer. Sí, tienes razón. Debería trabajar en lo que ya está funcionando, tenemos impulso y representaremos el 80% de mi objetivo en lugar de seis cosas nuevas que, en combinación, podrían no sumar mi objetivo.

Entonces, si no se dibuja con lápiz en una hoja de papel, cuando se te ocurre la idea, que generalmente es, estás buscando el mejor resultado posible, no hay manera de que funcione en la realidad. ¿derecho? Y creo que muchas startups, muchos fundadores, se enfocan en muchas cosas y la mayoría de estas cosas nunca se resolverán. Entonces, lo que hacemos en Ramp Ventures es que no hacemos mucho. Nos enfocamos en las cosas que se han escrito a lápiz y luego las ejecutamos.

Sí, es genial visualizar exactamente cómo se ve eso y verlo escrito en esos casos. Tengo curiosidad por saber, para una empresa que realmente se enfoca en priorizar además de poder hacer cosas más impactantes, ¿cómo afecta esa priorización rigurosa a otras partes de su empresa? ¿Otros efectos secundarios o tu cultura? ¿Cómo ve eso en otras partes de su negocio?

Sí, veo esto en muchos lugares de las empresas. Entonces, a mucha gente no le gusta esto, mucha gente siente que esto es microgestión. O la gente siente que debería estar haciendo más. ¿Por qué no trabajaría en una idea que tiene potencial y no les gusta? Pero la mayoría de esas personas en realidad, solo he tenido una persona de cada 15 personas que he contratado en los últimos dos años, que no se ajusta a mi forma de pensar, y no es que mi forma de pensar sea la correcta. Mi forma de pensar evoluciona y nuestro proceso y tesis se expande a lo largo de los años. Donde hemos agregado más pernos y ajustado nuestro marco. Y entonces estamos jugando todo el tiempo. No tenemos razón. Solo tenemos una forma que funciona. Entonces, vamos a aprovechar la forma en que funciona en lugar de reinventar la rueda.

Pero sí, se necesita algo de conformidad para pensar de esta manera y hacer las cosas de esta manera. Y al principio, se siente como una microgestión. S i contraté a un vicepresidente de ventas, y yo les digo que les gusta, oye, quiero que golpea este objetivo pero no se puede hacer 50 cosas que utilizó para hacer ese trabajo. Solo quiero que hagas cinco cosas. Así que a veces, en la superficie, parece que les estoy atando las manos a la espalda y les digo que corran un maratón. Bueno, lo bueno es que necesitas tus pies para un maratón la mayor parte del tiempo para poder correr un maratón. Esa suele ser mi primera respuesta cuando alguien dice eso. Pero cuando piensas en esto, si se aclara y la lógica está ahí y la gente asiente y dice, oh, eso funciona.

Y también mostré ejemplos en el pasado de lo que ha funcionado y nuevamente nuestros equipos están entre tres y diez personas. Entonces, cada una de nuestras empresas es bastante pequeña en términos de equipo. No pretendemos ser pequeños, pero somos muy efectivos con nuestro tiempo una y otra vez, por lo que podemos tomar mucho por poco. Espero eso conteste tu pregunta.

Si. Por supuesto que sí. Te refieres solo a construir toda la cultura de que todos estén siempre mirando esto y no solo va a ser como, está bien, aquí hay una buena idea. Vamos a lanzarle un cuerpo y veamos qué pasa. Pero para mirarlo realmente en una perspectiva a largo plazo. ¿Qué va a tener más impacto y todo? Así que es un concepto realmente sólido que me alegra que podamos discutir más. Sujan, esto ha sido genial. ¿Cómo pueden las personas mantenerse en contacto con usted para seguir siguiendo algunas de sus ideas?

Si. Así que lo mejor que puedo hacer es suscribirse a mi boletín de noticias por correo electrónico en SujanPatel.com y normalmente tengo un artículo en video semanal. Creo probablemente alrededor de 300 o 400 piezas de contenido al año, ya sea video, podcast, contenido escrito, simplemente compartiendo mi enfoque y cosas así. Entonces esa es probablemente la mejor manera o puedes agregarme en LinkedIn .

Fantástico. Bueno, ha sido excelente hablar sobre este tema. Estoy ansioso por volver a mi trabajo y ver qué puedo priorizar. Así que muchas gracias por todos los excelentes conocimientos.

Un placer. Gracias por invitarme.

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