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¿Son sus herramientas para equipos remotos una pérdida de tiempo?

Es fácil perderse en todas las herramientas para equipos remotos. No necesita inundar sus equipos remotos con muchas aplicaciones, sino que elija lo que necesita sabiamente.

Existen muchas listas con las mejores herramientas para equipos remotos. Pero no deberías mirar a ninguno de ellos.

Aún no.

Si se encuentra en medio de una transición al trabajo remoto , tiene suficiente ansiedad. Mirar 50 herramientas que alguien cree que necesita no ayudará.

Hay muchas opciones de herramientas digitales para equipos remotos , pero primero debe comenzar con los trabajos.

Trabajos a realizar para herramientas de trabajo remoto

El marco de «trabajos por hacer» fue popularizado por el difunto Clayton Christensen . Dijo: “La gente no se limita a comprar productos o servicios; los atraen a sus vidas para progresar en circunstancias específicas «.

Si comienza con las herramientas, perderá mucho tiempo y dinero. En su lugar, piense en los trabajos que debe realizar su equipo remoto.

Aquí hay una breve lista de los trabajos más esenciales que debe realizar un equipo remoto.

  • Necesito ver cuándo los demás están libres, programar reuniones y reservar tiempo para concentrarse.
  • Necesito ver a las personas con las que estoy hablando para tener una mejor conversación.
  • Necesito chatear en tiempo real con las personas con las que trabajo, tanto individualmente como en grupos.
  • Necesito tener discusiones organizadas con un grupo de personas, pero permitirles que respondan cuando puedan.
  • Necesito organizar todas las tareas que debo realizar y compartirlas con mi equipo.
  • Necesito encontrar un sistema para asegurarme de que uso mi tiempo en las tareas más importantes.
  • Necesito coordinar proyectos y tener visibilidad sobre el estado de los elementos en curso.
  • Necesito crear un flujo de trabajo automatizado para permitir que los procesos fluyan por sí mismos.
  • Necesito almacenar, buscar y compartir todos los archivos en los que estoy trabajando.
  • Necesito crear documentos, hojas de cálculo, diapositivas, bases de código y diseños que otros puedan ver, comentar y editar.

Esta es una lista general basada en cualquier negocio. Probablemente tenga algunos trabajos especializados que sean exclusivos de su organización, como el manejo de boletos, la organización de seminarios web o algo específico de la industria. Pero esta lista debería darle un comienzo.

Lo que no quieres hacer

No se embarque de repente en una juerga de compra de aplicaciones en busca de herramientas para equipos remotos, apareciendo como Santa Claus y lanzando software por todas partes. Empeorará mucho las cosas.

Pregúntele a cualquier director ejecutivo de una empresa en medio de un proceso de escalado y rápidamente enumerará un puñado de aplicaciones no utilizadas que nunca cumplieron su promesa. Esto sucede porque:

  • El software sobrevendió su capacidad
  • Las funciones se superponen con otras herramientas.
  • La adopción nunca despegó
  • Nadie realmente lo necesitaba

Cada aplicación que compra crea una fricción adicional, aumenta sus gastos y, eventualmente, puede requerir que contrate a alguien para administrarla. Tus equipos se quemarán si presentas una nueva aplicación cada semana.

No es de extrañar que la productividad en realidad disminuya y el número de empleados aumente cuando las grandes empresas implementan nuevo software. El software no siempre ayuda a las empresas a escalar.

Algunas empresas adoptan la mejor estrategia de su clase, lo que significa que identifican todos los trabajos que deben realizarse y encuentran la mejor herramienta que puede hacerlo. Esto es mejor que el enfoque de Santa Claus, pero aún te deja con mucha confusión debido a las características superpuestas de muchas de estas herramientas para equipos remotos.

Un mejor enfoque para las mejores herramientas remotas

Una relación responsable con la tecnología significa que debemos pensar profundamente en cómo la tecnología debería ayudar a los humanos.

Aquí hay algunos buenos principios a seguir:

Utilice sus herramientas existentes. Si es cliente de Microsoft 360 o G Suite, probablemente tenga herramientas listas para el 50% de los trabajos. Algunas de estas herramientas son básicas, pero pueden ser útiles para su propósito.

Trate de adoptar la menor cantidad de aplicaciones posible. Más aplicaciones, más problemas. Compre solo lo que sea absolutamente necesario. Esto también significa que hace uso de plataformas que pueden proporcionar soluciones para múltiples trabajos en lugar de soluciones de un solo punto.

Espere hasta que sienta el dolor. Cuando los equipos expresan repetidamente su frustración por un determinado trabajo que no pueden hacer, es entonces cuando desea encontrar la solución adecuada.

Establece reglas básicas. Cuando administra equipos remotos , debe establecer reglas básicas en torno a la tecnología para que todos sepan cuándo y cómo deben usar la herramienta. Haz esto formalmente. Si vas a invertir en una herramienta, también debes estar dispuesto a realizar una formación exhaustiva para saber de qué es capaz y cómo planeas usarla.

Elija sus herramientas en función de su cultura. No empiece diciendo que es una empresa de Slack o una empresa de Google. Comience con la cultura de su empresa remota. Si desea trabajar siempre en público y tener un control completo de todas las notificaciones, elija herramientas que lo admitan. Hay muchas opciones disponibles.

Herramientas específicas para equipos remotos en las que debe pensar

Como se mencionó anteriormente, si usted es un cliente de G Suite o Microsoft 360, probablemente ya tenga acceso a una buena mayoría de lo que necesita. Pero aquí hay algunos puntos de partida sobre cómo avanzar en algunas áreas específicas.

Planificación

Su calendario de Google o Microsoft suele ser suficiente para programar reuniones de equipo remotas . Sin embargo, Calendly y otras alternativas son excelentes si necesita programar horarios con personas fuera de su organización. Además, World Time Buddy es un ahorro de cerebro para coordinar llamadas en múltiples zonas horarias.

Videollamada

Nuevamente, Google Meet y Skype ya son muy buenas soluciones. Los servicios de grabación y transcripción de Zoom lo convierten en una buena opción premium. Si bien Zoom se dirige a una amplia audiencia, BlueJeans se dedica a las llamadas comerciales y tiene algunas características interesantes. Puede subir otro nivel con una herramienta como Mural o Miro que le permite hacer pizarra en tiempo real.

Discusiones sincrónicas

Probablemente necesite varias herramientas para los tipos de comunicación de equipo remoto . La comunicación sincrónica es para discusiones en tiempo real. Skype, Yammer y Hangouts son muy funcionales. Slack se ha establecido como el estándar para chatear, pero puede ser abrumador si no establece reglas básicas a su alrededor.

Debates asincrónicos

Aquí es donde puede que necesite encontrar algo fuera de las opciones estándar. Workplace by Facebook , Notion , Twist , Quip y Fibery son buenas opciones y formas de llevar sus discusiones más allá del correo electrónico y el chat.

Gestión de proyectos

Microsoft tiene algunas herramientas, pero a menudo tienen demasiadas funciones para el usuario medio. Definitivamente necesitas algo que facilite que todos vean el estado del trabajo. Wrike , Asana , Monday.com , Basecamp , Proofhub y Trello son buenas opciones y todas tienen sus propias fortalezas y debilidades. He hecho esta es una buena herramienta si solo desea que la gente se autoinforme sobre lo que están haciendo.

Gestión de proceso

Algunas herramientas de gestión de proyectos pueden crear su propio nivel de caos. Kissflow es una de las herramientas más fáciles que existen para agregar algo de estructura y crear sus propios flujos de trabajo automatizados. También tienen funciones para la gestión de proyectos y la colaboración que significan que puede reducir su dependencia de otras aplicaciones.

Administración de tareas

Hay algunas opciones integradas como Microsoft To-Do y Google Keep, pero si quiere ponerse serio, es posible que deba buscar más allá de lo básico. La gestión de tareas suele ser algo muy personal, por lo que puede resultar difícil encontrar una herramienta que todos utilicen. Las aplicaciones individuales como Todoist y Any.do son buenas para las personas.

Gestión del tiempo

En las mejores situaciones de trabajo remoto, los individuos son responsables de estructurar su propio día para que sean productivos . Esto puede ser un desafío y, en ocasiones, las personas necesitan una herramienta que les ayude. Esto puede ser tan simple como marcar el tiempo en una hoja de papel, pero también puede usar opciones como Toggl , Red Hot Timer o un temporizador pomodoro. La música de fondo también puede ayudar a algunas personas.

Herramientas de trabajo en equipo remoto

Hay muchas herramientas disponibles para equipos remotos y seguirán expandiéndose. Como líder de una empresa en crecimiento, desea brindarle a su equipo las mejores herramientas que necesitan, pero puede exagerar. Un buen trabajo digital significa limitar la cantidad de herramientas a las que los compañeros de equipo deben iniciar sesión y hacer el mejor uso de lo que tienes.

Recuerde que a medida que crea una experiencia digital alrededor de su equipo remoto, no intente simplemente replicar lo que estaba allí en un espacio de ubicación conjunta. En su lugar, vuelva a imaginar lo que es posible y prepárese para un nuevo futuro laboral.


Neil Miller

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