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Recuperar el control de su tiempo en la oficina

Cuando miras las constantes interrupciones en nuestra vida, no es de extrañar que nos sintamos fuera de control de nuestro tiempo. Terry nos ayuda a ver lo absurdo.

Hoy, nuestro invitado es Terry Monaghan. Ella es la directora ejecutiva de Time Triage y esto es Work Minus Overwhelm. Hola, Terry. ¿Cómo estás?

Estoy genial. ¿Cómo estás?

Excelente. No me siento demasiado abrumado en este momento, pero con suerte nos mantendremos así. Terry, cuéntanos un poco sobre ti. ¿Cómo fue tu viaje para convertirte en un experto en gestión del tiempo?

De hecho, fue un proceso muy interesante. Operaciones de mi pasado. Entonces, estaba en un puesto de operaciones con una empresa de consultoría que estaba creciendo rápidamente. Pero como muchas empresas, tenía esta cultura predominante de que todo el mundo corría con el pelo en llamas. Y nunca pude entender por qué la gente estaba tan entusiasmada con el drama del día cuando lo veías venir durante aproximadamente un año y medio. Hasta que me di cuenta, ellos no podían y yo podía porque yo era muy bueno apagando los incendios. También siempre estaba poniendo una estructura debajo. Porque el mismo fuego, un día diferente es simplemente aburrido y no muestra mucha imaginación. Probablemente se pueda decir que también tengo un poco de sentido del humor perverso. Pero, desafortunadamente, cuando se tiene la estructura suficiente, la cultura cambia de que todos corran apagando el fuego de hoy a que todo funcione a un nivel mucho más alto, pero sin problemas y fácilmente. Y la planificación y el mantenimiento no parecían un trabajo. Entonces, pensaron que las cosas iban tan bien que ya no me necesitaban. Y dijo: “Gracias, obviamente has hecho un trabajo increíble. Pero claramente ya no te necesitamos. Buena suerte. Dios los bendiga. ¡Váyase! » Y me sorprendió.

La segunda empresa … oh, seis semanas después, recibí una llamada telefónica de alguien que me decía: «Bueno, ¿cómo hacemos esto?» Y dije: «Está en el manual de operaciones que dejé». Y ella dijo: «Bueno, ¿cómo hacemos esta otra cosa?» Y dije: «Bueno, eso también está en el manual de operaciones que dejé». Y «Bueno, ¿cómo hacemos esto?» «Bueno, también está en el manual de operaciones que escribí y dejé». En ese momento ella simplemente lloró y dijo: «Hiciste que pareciera tan fácil». Y la segunda empresa, obviamente, conseguí el trabajo muy rápido, pero resulta que si no planificas y mantienes, las cosas realmente comienzan a desmoronarse en unas seis semanas. Y en la siguiente empresa me las arreglé para salirme en una situación similar pero mucho más rápido en 18 meses. Y el mismo tipo de serie de llamadas telefónicas unas seis semanas después. Y recuerdo haber pensado, guau, no ven lo que yo veo cuando estoy mirando algo. Eso es extraño. Y luego, la tercera y última empresa, me quité del puesto en 11 meses. Y me di cuenta, oh, ellos no ven lo que yo veo cuando estoy mirando algo. Entonces, lo que hago debe ser un conjunto de habilidades, lo que no se me ocurrió porque, por supuesto, me resultó muy fácil. Fue automático. Y pensé que si iba a hacer ejercicio por mí mismo, ahora lo haría en mis términos. Entonces, recién comencé a asesorar y entrenar para producir resultados y se transformó en rendimiento y productividad porque descubrí que las personas simplemente están trabajando demasiado duro.

Y me alegra que hayas mencionado eso porque la productividad es un tema importante para nosotros en el programa y reconocer que la productividad no se trata solo de cómo se miden las máquinas y de asegurarse de que estén siempre encendidas y funcionando constantemente. Pero la productividad humana es muy diferente a eso.

Correcto. Y escuché una gran cita, podrías ser muy, muy productivo en todas las cosas incorrectas.

Esa es buena.

Ocupado no significa productivo.

Bueno, comencemos con el comienzo del día, todos tenemos una cierta cantidad de tiempo para trabajar, ya sean ocho horas o más o menos. Pero pase lo que pase, ese período de tiempo suele ser significativo. Pero muchas veces se siente como si el tiempo se fuera volando y llegamos al final del día, estamos como, ¿qué hice realmente? Entonces, ¿cuáles son las razones por las que sentimos que el tiempo se nos escapa?

Bueno, por un lado, el correo electrónico es la pesadilla de toda existencia en lugar de una herramienta realmente buena para fomentar la comunicación, el rendimiento y la productividad. La forma en que la gente usa el correo electrónico como si fuera una forma de mensaje instantáneo se interpone en el camino para que puedan hacer cualquier cosa. Y se suma a lo principal, que es que no hemos sido capacitados sobre cómo tomar realmente el control de nuestro tiempo y, específicamente, manejar las interrupciones que son una parte inevitable de nuestras vidas. De forma predeterminada, nos interrumpirán aproximadamente una vez cada tres minutos. Solía ser una vez cada seis minutos, y ha empeorado. Y ese podría ser un colega que pasa por nuestro escritorio. Podría ser una llamada telefónica. Podría ser un correo electrónico. Podría ser un mensaje de Slack, una ventana emergente, un ding, un mensaje de texto. Podría ser cualquier cosa, pero sucederá una vez cada tres minutos si no tomamos medidas específicas. Ahora, si eso no fuera lo suficientemente malo, nos lleva un promedio de 23 minutos y medio volver a enfocarnos en lo que estábamos trabajando antes de que nos interrumpieran. Por lo tanto, no hace falta ser un científico espacial para darse cuenta de que las matemáticas simplemente no van a funcionar. Porque si permite una interrupción, lo más probable es que lo interrumpan 7, 8, 9 veces antes de que pueda volver a concentrarse. Y es por eso que podemos ir a nuestro escritorio a las 9:00 de la mañana, y a las 5:00 en punto no tener nada que mostrar durante el día, excepto la sensación física de que hemos estado muy ocupados todo el día. Pero hemos estado reaccionando, reaccionando, reaccionando y no hicimos nada sustancial.

Exactamente. Y tuvimos una conversación con la Dra. Gloria Mark, quien en realidad creó gran parte de esta investigación de la que estamos hablando. Y con ella hablamos sobre la diferencia entre distracciones internas y externas. Encuentro en mi propia vida que incluso si tengo un largo período de tiempo para trabajar, aún así, casi crearé distracciones en mi propia mente cada tres minutos, cada seis minutos que surgen.

Exactamente. Y obtenemos ese pequeño golpe de endorfinas cuando resolvemos algo que nos distraía. Entonces, a veces esa es la auto distracción. A veces, la distracción interna que también estaba relacionada con el hecho de que podríamos estar tratando de trabajar en contra de nuestros propios ciclos de energía. Es posible que estemos tratando de hacer un trabajo realmente serio y profundo en un punto en el que ya no tenemos la capacidad cerebral para hacer ese tipo de trabajo.

Eso es genial y de hecho quiero profundizar en el tema de la gestión de la energía. No es algo de lo que hayamos hablado mucho en este programa, pero creo que es muy importante. Entonces, cuéntenos lo que sabe sobre la gestión de la energía a lo largo del día.

Bueno, me gusta el libro de Tony Schwartz, “ La forma en que estamos trabajando no funciona ”, donde habla de la energía usando la definición de la física, que es simplemente la capacidad de realizar un trabajo. Y él hace la distinción, como mencionaste anteriormente, los seres humanos no son máquinas. No estamos diseñados para estar encendidos, trabajando a un ritmo específico, hora tras hora tras hora. No funciona de esa manera. Y necesitamos reponer nuestra energía de forma regular. Y para un ser humano, reponemos nuestra energía de cuatro formas. Uno es que tenemos que reponer la energía física. Y lo hacemos comiendo, durmiendo, moviéndonos y descansando. Y luego tenemos que reponer nuestra energía mental. Tenemos que reponer nuestra energía emocional. Y tenemos que reponer nuestra energía espiritual. Ahora, lo mental es nuestra capacidad para concentrarnos. Nuestra energía emocional es nuestra capacidad para mantener una actitud mental positiva o una actitud positiva hacia lo que estamos haciendo. Y nuestra energía espiritual se trata de saber que lo que estamos haciendo en algún nivel en realidad está marcando una diferencia mayor.

Me parece interesante que la forma en que recargamos energía sea moviéndonos o descansando. Sin embargo, la mayor parte de lo que hacemos en el mundo laboral es simplemente sentarse, que no se parece a ninguna de esas cosas.

Bueno, también va en ciclos. Los mejores de nosotros solo podemos concentrarnos en algo durante unos 90 minutos a la vez. La mayoría de nosotros en este momento, desafortunadamente, tenemos una capacidad de atención más corta que la de un pez dorado. Un pez dorado puede enfocarse durante unos nueve segundos. Podemos concentrarnos durante unas siete.

Entonces, siempre quise preguntarle a alguien sobre esta estadística sobre los peces de colores porque tenemos estas cosas que dicen que solo podemos concentrarnos durante siete segundos. Pero luego dijiste antes que podemos concentrarnos hasta por 90 minutos. Entonces, ¿cuál es la diferencia entre los dos, el enfoque a corto plazo y el enfoque a largo plazo?

Bueno, los siete segundos es donde nos entrenaron para ese pequeño golpe de endorfinas. Como si suena el teléfono, así que vas a mirar y ver qué es lo que acaba de llegar. El teléfono suena, dependiendo de la generación, sé que mis sobrinas y sobrinos nunca contestan el teléfono cuando suena. Pero vas, eres atraído por la distracción que sea, ¿verdad? Entonces, porque recibes un pequeño golpe, y somos adictos a ese pequeño golpe de endorfina. Y es por eso que es tan incómodo para algunas personas tratar de concentrarse y cuando estoy trabajando con mis clientes para lograr que solo se concentren, a veces solo comenzamos con cinco minutos, o 15 si nos sentimos particularmente ambiciosos. Y solo tienes que apagar y eliminar todas las demás distracciones para darte esos 15 minutos. Pero la mayoría de las personas se sorprenden de lo mucho que logran hacer en esos 15 minutos ininterrumpidos. Leí otro estudio hace varios años en el que se entrevistó a varios ejecutivos de Fortune 500, y dijeron que se sentían increíblemente afortunados si realmente tenían alrededor de 45 minutos en el transcurso de un día para concentrarse en los aspectos más importantes de su trabajo para mover la empresa. hacia adelante. Ahora, la tragedia es que esos 45 minutos a menudo se esparcían a lo largo del día como confeti, en lugar de en una ráfaga de 45 minutos. Y si solo va a tener 45 minutos para concentrarse, ¿cómo cree que sería si solo tomara 45 minutos y se concentrara, y luego dejara que el resto del día transcurra de la misma manera que el resto del día? ¿ir?

Bueno, sigamos con los CEO por un tiempo. Parece que cualquier persona en las organizaciones, las personas que se encuentran en los niveles de liderazgo más altos actuales, siempre se ven atraídas a las reuniones y a cosas adicionales y parece que no tienen la capacidad de administrar su propio tiempo. Entonces, ¿de qué maneras los directores ejecutivos y otros líderes de alto nivel pueden realmente recuperar ese tiempo y apropiarse mejor de él?

Bueno, cuando tienen muy, muy claro cuál es realmente la prioridad, y lo encontré interesante, escuché a un autor hablar de que decimos prioridades como si hubiera múltiples, pero solo puede haber una prioridad en un momento dado. Entonces, ¿cuál es la prioridad? Y luego, cualquiera que sea la solicitud de tiempo, lo acercará más a lograr ese objetivo en particular o será una distracción. Y creo que es Warren Buffett, quien dijo, dices no a más cosas de las que dices sí. Los más exitosos dicen que no a muchas más cosas de las que dicen que sí. Y cuestionaría su afirmación de que están incluidos en todas estas reuniones. Algunos de ellos se están permitiendo ser. Otros controlan mucho más dónde dejan ir su enfoque y dónde no.

Me gusta lo que dices. Pero siento que es muy difícil ponerlo en práctica muchas veces, y especialmente para líderes que son realmente útiles por naturaleza. Si alguien de su equipo se acerca y dice: «Necesito ayuda con esto», la primera respuesta que tienen muchas personas es simplemente: «Sí, puedes tener mi tiempo». Quieren estar disponibles para otras personas que están allí. Sin embargo, al mismo tiempo, ahí es donde pasa gran parte del tiempo porque se ven atraídos a este tipo de reuniones. Entonces, ¿cuál es una forma efectiva de que un CEO pueda asegurarse de que la gente sepa que sí, creo que lo que estás haciendo es muy valioso, pero no creo que sea necesario que me entre en esta conversación ahora mismo?

Bueno, haz algo exactamente así, en lugar de que no me necesiten para eso, pero aquí es donde puedes obtener el recurso que necesitas. Simplemente, en lugar de ser el único … mira, muchas personas con las que trabajo son muy, muy inteligentes. Y las personas muy, muy inteligentes a menudo quieren hacerlo ellas mismas. Pero ese no es el mejor uso de su tiempo. Por lo tanto, capacitarse a sí mismo para señalar a alguien en la dirección de dónde puede encontrar la información que necesita para hacer lo que está tratando de hacer es mucho mejor porque está capacitando a las personas para que también comiencen a pensar por sí mismas y a confiar en recursos que son disponible, en lugar de ser usted quien tiene que proporcionar todo. Porque si usted es quien tiene que proporcionar todo, será el mayor cuello de botella en su negocio.

Entonces, ampliemos esto ahora no solo a los líderes, sino también a los líderes que desean crear una cultura de administración del tiempo a su alrededor. ¿Cuáles son algunas formas en las que las personas pueden crear una cultura en la que todos respeten el tiempo de los demás y también respeten su propio tiempo?

Bueno, una cosa es realmente mirar cuáles son los obstáculos. ¿Qué cosas se interponen en el camino? ¿Cuáles son las formas predeterminadas de ser que son perjudiciales para que las personas puedan desempeñarse? Entonces, algo de eso es una cultura de reuniones. No es necesario que dediques el 90% de tu tiempo a las reuniones. ¿Qué sentido tienen las reuniones? Otra es ¿tiene protocolos que se establezcan claramente sobre cómo se maneja el correo electrónico? ¿O, por defecto, todo el mundo piensa que todo lo que entra debe tratarse de inmediato? Trabajo con organizaciones en las que hemos establecido protocolos en los que tienes un acuerdo para responder a los correos electrónicos dentro de X cantidad de tiempo, y no son cinco minutos, pueden ser 24 horas. Y ese mensaje instantáneo se guarda para algo que es verdaderamente instantáneo. Pero recuerde, la mensajería instantánea también es una interrupción. Y nunca sabes en qué está trabajando alguien más y dónde vas a romper su enfoque. Por lo tanto, establezca algunos protocolos sobre cómo pueden operar las empresas y cuáles son las reglas. Si está predicando con el ejemplo, es decir, no está enviando correos electrónicos a las 10:00 en punto de la noche. Porque seamos realistas, la gente va a revisar su correo electrónico a las 10:00 de la noche por miedo. Y si ven un correo electrónico del jefe, piensan, bueno, si el jefe lo envió a esta hora, deben necesitar una respuesta a esta hora, lo cual es una tontería.

Encuentro que es un tema muy poderoso. Porque si tiene un líder que envía correos electrónicos y notificaciones a altas horas de la noche, incluso si dice que no espero que la gente responda de inmediato, simplemente responda cuando sea conveniente para usted. Realmente no funciona así. No importa porque la gente todavía ve si este es el líder, entonces tenemos que estar a la altura de eso, tenemos que ir a eso a pesar de lo que se ha dicho.

Derecha. Porque la gente presta mucha más atención a lo que haces que a lo que dices.

Estupendo. De hecho, estoy muy interesado en los protocolos de los que habló sobre las diferentes herramientas, especialmente con la mensajería instantánea. Y hablamos antes del correo electrónico y de muchas maneras el correo electrónico sigue ahí, pero muchos de los problemas con el correo electrónico simplemente se han transferido a estas plataformas de mensajería, como Slack y otras herramientas por el estilo. Entonces, ¿cuáles son algunas de las formas en que podemos recuperar el tiempo que perdemos en esas herramientas? ¿Cuáles son algunos de los protocolos que ha configurado para las plataformas de mensajería instantánea?

No lo tenga encendido todo el tiempo. En serio, ¿qué tipo de cosas? Son muy pocos. Si realmente observa todas las comunicaciones que se reciben, hay muy pocas de ellas que requieren una respuesta en este momento. Y la comunicación asincrónica puede ser incluso mejor porque le dará al destinatario la oportunidad de pensar en lugar de reaccionar, lo que creo que la mayor parte de la comunicación en este momento es reaccionar de un lado a otro y de un lado a otro. La gente me envía mensajes de texto todo el tiempo. Solo dejo en claro que no respondo al texto en tiempo real. Estoy trabajando. Apagué todos los notificadores. Estoy trabajando durante los períodos en los que estoy concentrado, y tengo momentos en los que me detengo y reviso mi correo electrónico, y reviso cualquier correo de voz, y reviso cualquier mensaje de texto o WhatsApp o lo que sea canal que la gente usa para comunicarse conmigo. Y veré a qué se debe responder. Y lo pondré en cola para que me respondan. Pero es porque estas son herramientas que estoy usando para permitirme hacer mi trabajo. Lo que significa que está ahí para mi conveniencia, no para nadie más. Ahora, también debe disciplinarse a sí mismo para ser muy confiable a la hora de responder de la manera y dentro del plazo al que ha dado su palabra. Pero una vez que has demostrado que eres confiable, la gente se relaja al respecto. Y no terminas con cinco correos electrónicos y cuatro mensajes de texto preguntando por qué no respondiste el primer correo electrónico.

Y tengo la sensación de que la diferencia entre la comunicación sincrónica y asincrónica todavía se está definiendo en la mayoría de las organizaciones, e incluso si la gente está dispuesta a sentarse y decir, sí, sentimos que en estas situaciones, la sincronicidad es mejor y estamos pasando por defecto más a asincrónico. En la práctica, sigue siendo difícil. Debe estar muy atento a las personas que publican cosas en una plataforma de mensajería instantánea en lugar de en un tablero donde las personas pueden responder a su propio ritmo. Son decisiones difíciles. Y como dices, cada cultura es diferente. Si mi director ejecutivo o mi jefe dicen que si me envían un correo electrónico, probablemente responderé en 24 horas, pero podría ser más tarde. Y no me envíe un mensaje de texto a menos que sea extremadamente urgente, y ¿quién define qué es urgente? Entonces, estas son cosas que realmente no hemos definido bien, incluso dentro de las empresas, y mucho menos en todo el mundo laboral.

Derecha. Y un libro interesante que leí recientemente, estoy sacando el nombre del libro. Algo como, » No tiene por qué ser una locura en el trabajo «.

Si. Por los chicos de Basecamp .

Si. Es brillante. Quiero decir, es realmente genial. Pero partieron desde el principio para trabajar de esa manera. Y no se puede argumentar que no funciona porque están logrando lo que se propusieron lograr. Y han creado un entorno en el que se puede hacer eso. Por lo tanto, el ajetreo no es un deporte competitivo, a pesar de que mucha gente opera como es y habla como es. No se trata de hacer las cosas.

Si. Amo ese libro. De hecho, pronto tendremos a David Heinemeier Hansson en el programa. Y lo que él y Jason Fried hicieron en Basecamp fue mucho de esto, lo incorporaron a la cultura desde el principio, o son etapas muy tempranas. Muchas de estas cosas de las que estamos hablando no son cosas que puedas agregar a tu cultura más adelante. Tienen que estar ahí desde el principio.

Bien tu puedes. Puede realizar ingeniería inversa. Se necesita algo. Otro gran libro de hace años fue » Por qué el trabajo apesta y cómo solucionarlo «, que trataba sobre la implementación de un entorno de trabajo de resultados únicamente dentro de Best Buy en ese momento. Y creo que idearon 13 reglas o principios básicos y tuvieron que realizar ingeniería inversa dentro de una cultura tradicional. Y creo que la regla número uno es que el empleado puede trabajar cuando quiera, donde quiera, como quiera, siempre y cuando se esté haciendo el trabajo. Y el primer rechazo que recibieron de la gerencia fue: «Bueno, si no están aquí, ¿cómo sabremos que están haciendo algo?» Y resultó que la gerencia no pudo responder la pregunta: «¿Cómo sabe que están haciendo algo cuando están aquí?» Solo porque esa es una cultura que premia el presentismo, no el desempeño. Entonces, los resultados fueron realmente interesantes. Descubrieron que con solo dar a las personas el control de su tiempo, la productividad aumentaba entre un 35% y un 300% en términos de los resultados que se producían.

Y creo que es un buen recordatorio de que no estamos hablando de pequeños trucos, como pequeños ajustes que puedes hacer para hacerte más productivo. Por ejemplo, tenemos que dar un paso atrás y realmente mirar toda la relación entre el trabajo y el tiempo, y cómo desacoplar eso, cómo no tener una conexión tan fuerte entre los dos y realmente tomar algunas decisiones importantes al respecto.

Especialmente en una economía de la información. Se contrata gente para producir resultados. No estamos trabajando … ya no te contratan para estar parado en el piso de la fábrica durante ocho horas y producir un número X de widgets. Amo lo que alguien dijo. No me pagan por los 10 minutos que me tomó completar este trabajo. Me pagan por los 10 años de educación y capacitación que me permitieron hacer el trabajo en 10 minutos.

Terry, esto ha sido genial. Siento que hemos abordado todos los problemas principales relacionados con la productividad moderna y lo que debemos pensar en términos del futuro de la productividad, cómo la medimos, cómo actuamos como líderes, cómo construimos equipos en torno a ella. Y llamamos a este episodio Work Minus Overwhelm porque creo que se remonta incluso al libro de Basecamp, donde uno de sus temas es que puedes ser una compañía tranquila, no tienes que estar corriendo loco todo el tiempo y apretando cada minuto. fuera del día para ser un lugar agradable y rentable para trabajar.

Y tener una vida. Qué concepto.

Si. Terry, ¿adónde puede ir la gente para mantenerse en contacto contigo?

Bueno, puedes encontrarme en LinkedIn bajo Terry Monaghan . También puede comunicarse conmigo directamente en [email protected]

Fantástico. Bueno, Terry, gracias por estar en el programa y compartir todas tus ideas con nosotros.

Muchas gracias, Neil. Ha sido un placer.

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