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REALMENTE necesita establecer algunas reglas básicas para las reuniones virtuales

Una de las partes más difíciles de los equipos digitales líderes son las reuniones. Puede ahorrarse muchos problemas si establece reglas básicas para las reuniones virtuales.

Las reuniones virtuales han despegado este año y probablemente estén aquí para quedarse. Los beneficios de trabajar desde casa son demasiado numerosos para volver atrás.

Al mismo tiempo, las reuniones virtuales tienen un conjunto de desafíos completamente nuevo. Las herramientas para reuniones en línea están en constante innovación y es difícil mantenerse al día. El entorno virtual no es cómodo para algunos y requiere mucho esfuerzo hacerlo bien.

La creación de reglas básicas para las reuniones virtuales puede ayudar con estos problemas. Las reglas básicas crean un acuerdo de trabajo común. Establecen normas que ayudan a todos a saber cómo actuar.

Este artículo no le dará todas las reglas básicas para las reuniones virtuales que necesita. Eso es algo que su equipo tendrá que resolver por sí solo. En cambio, queremos mostrarle todos los problemas potenciales de las reuniones virtuales y las normas que necesita definir.

La etiqueta de las reuniones virtuales es una cosa

Los estándares de cumplimiento en la oficina surgieron naturalmente durante décadas. Por el contrario, las reglas básicas para las reuniones virtuales aún se están estableciendo activamente. La etiqueta de las reuniones virtuales sigue siendo un tema abierto. A medida que la tecnología madura, podemos tomar esos cambios con calma y ajustar las reglas para que las reuniones sean más eficientes y productivas.

Si bien a nadie le gusta estar demasiado restringido por las reglas, las reglas básicas para las reuniones virtuales en realidad aumentan su equipo. Crean libertad organizando el entorno virtual y definiendo lo que se espera. Su equipo le agradecerá por crear reglas básicas que les ayuden a saber cómo actuar en el nuevo lugar de trabajo digital.

¿Cuáles deberían estar en las reglas básicas de su reunión virtual?

Todas las organizaciones son únicas y se aplican reglas diferentes a diferentes entornos. Esta no es una lista de copiar y pegar que cumpla con las reglas básicas. En cambio, es una lista de todas las cosas que necesita tener en la suya. Le ayudará a poner en marcha el proceso de creación de reglas al describir los principales problemas.

Es posible que necesite un conjunto de reglas básicas para las reuniones internas y otro si hay clientes, clientes o socios externos involucrados.

1. Qué merece una reunión

Una reunión es solo una herramienta en su arsenal para manejar problemas de colaboración. El hecho de que te quedaste sin ideas no te da derecho a aprovechar el tiempo de los demás. Describa qué situaciones se pueden resolver con reuniones y qué se debe manejar de forma asincrónica.

Las reuniones son ideales para una colaboración rápida, discutir temas difíciles y comenzar proyectos. Son exagerados para los anuncios regulares y la mayoría de las actualizaciones. Defina su propia lista de usos buenos y malos de las reuniones.

2. Ritmo

Cada equipo necesita el ritmo esperado de cuándo se llevarán a cabo las reuniones. Las reuniones regulares permiten que las personas tengan horarios más predecibles. Enumere todas las reuniones normales que suceden en una semana o un mes a las que se espera que asistan las personas. Cualquier reunión ad hoc debe cumplir con los criterios establecidos anteriormente.

3. Agenda

Cada reunión necesita una agenda. La agenda mantiene la conversación sobre el tema. Quien convoca la reunión debe crear y distribuir la agenda. Algunas empresas permiten que cualquier persona rechace una convocatoria de reunión si no hay una agenda adjunta.

Organice su agenda con preguntas en lugar de viñetas. Escriba el problema específico al que se enfrenta y lo que desea que la gente considere.

Las agendas también deben incluir el trabajo previo o la lectura previa requeridos y cualquier adjunto útil.

4. Longitud

¿Qué se considera una hora de reunión típica? ¿15 minutos? 30? 60? ¿Cuál es la cantidad de tiempo más larga para la que alguien puede reservar una reunión sin interrumpirla? ¿Tienen pausas obligatorias para reuniones de más de una hora?

5. Invitaciones

El hecho de que la tecnología pueda conectar a todos no significa que todos necesiten estar allí.

Seleccionar a las personas adecuadas es fácil si creó una agenda. Los asistentes adecuados son los miembros del equipo que pueden contribuir y agregar valor a los temas propuestos. Todos los demás pueden obtener las notas después.

6. Programación

¿A qué horas pueden los miembros del equipo programar reuniones? ¿Tiene espacios «libres de reuniones»? ¿Se permite a las personas programar sus reuniones importantes sobre sus eventos existentes? Si no pueden encontrar un horario, ¿qué deben hacer? ¿Con cuánta anticipación se deben reservar las reuniones?

7. Entrada tardía / salida anticipada

Si sabe que va a llegar tarde, ¿a quién debe decírselo? ¿Se permite la entrada tardía? ¿Qué tan tarde puede una persona entrar a una reunión? Si llega tarde, ¿debería anunciar algo o simplemente “tomar asiento en la parte de atrás”?

¿Qué hay de las salidas anticipadas? Algunas empresas permiten que las personas se vayan tan pronto como no tengan nada más que agregar a la agenda. Si la reunión supera la hora programada, ¿alguien puede irse?

8. Código de vestimenta

¿Existe un código de vestimenta para las reuniones virtuales? ¿Qué se considera correcto? ¿Qué cambia si hay un cliente, un cliente o un socio externo?

9. Video y fondos

¿El vídeo está activado de forma predeterminada al principio? ¿Necesita dejarlo encendido durante toda la llamada? ¿Se le permite tener antecedentes? ¿Existe alguna restricción?

10. Silenciar

¿Cuándo se espera que se mude? ¿Cada vez que no está hablando o simplemente cuando hay ruido de fondo?

11. Invitados de video inesperados

¿Qué sucede si el hijo, el compañero de casa o la mascota de alguien aparece en la pantalla? ¿Necesitan evitar esto a toda costa o es aceptado?

12. Distracciones / concentración

¿Se le permite hacer otro trabajo durante las reuniones? ¿Necesita mostrar sus manos / video para asegurarse de mantenerse involucrado con la conversación? ¿Necesitas disculparte si te distraes y te pilla desprevenido?

13. Toma de notas

¿Quién se supone que debe tomar notas durante la reunión? ¿Es ese un deber rotativo? ¿Deberían ser nombrados al comienzo de la reunión? ¿Dónde se distribuyen las notas después de la reunión? ¿Los elementos de acción se agregan automáticamente a los sistemas de administración de tareas de las personas?

14. Chat

El chat puede hacer que las reuniones sean más interactivas , alentar a las personas que están más tranquilas y ser una forma divertida de mantener una conversación abierta. En reuniones grandes, el chat puede ser una forma rápida de seguir haciendo una pregunta para romper el hielo al principio.

Pero el chat también puede distraer, promover el secreto y generar sospechas. ¿Debería permitirse a las personas utilizar el chat privado durante una reunión?

15. Conflictos

Es probable que surjan conflictos en las reuniones, y la mayoría de ellos se pueden resolver rápidamente. Pero es bueno tener algunas reglas básicas para esas situaciones raras en las que los ánimos realmente se enfurecen. ¿Qué haces si la gente empieza a gritarle a la pantalla? ¿Qué puede hacer el moderador? ¿Quién puede hacer esa llamada?

16. Palabras seguras

Es posible que su equipo desee establecer algunas palabras seguras para los momentos incómodos. Podría ser para cuando alguien sigue y sigue sin dejar que otros hablen. O podría ser para hacerle saber a alguien que su video está encendido mientras está a punto de hacer algo vergonzoso . Las palabras seguras son especialmente útiles si atiende llamadas de clientes con miembros del equipo.

Reglas básicas para reuniones virtuales

No a todo el mundo le gustan las reglas y algunas personas pueden pensar que son innecesarias. Si bien demasiadas reglas pueden hacer que su equipo se sienta restringido, muy pocas pueden sentirse como un caos. La clave es elegir las reglas correctas para que pueda establecer los límites adecuados necesarios que permitan que las reuniones fluyan de manera productiva y eficiente.

Foto de Alireza Badiee en Unsplash


Neil Miller

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