La parte más difícil de lograr la productividad es creerse mortal.
Así es como va la lógica en nuestras mentes:
- Toda persona que haya vivido en el planeta ha muerto o morirá algún día.
- Sin embargo, no he muerto todavía.
- Por lo tanto, probablemente voy a vivir para siempre.
De forma fractal, aplicamos la misma mentalidad a nuestro tiempo en el trabajo.
- Todos los días laborales hasta ahora, he llegado a un punto en el que necesito detenerme y ya no puedo completar más tareas.
- Pero tengo muchas cosas que hacer hoy y una taza de café.
- Por lo tanto, los haré todos hoy.
Como seres humanos, luchamos con el concepto de tiempo. Parece que lo experimentamos como eterno, pero tenemos todos estos recordatorios de que no lo es.
Entonces, el secreto para ser productivo (y quizás para la vida, ¿oh?) Es aceptar la importancia de la administración del tiempo. Solo tiene unas pocas horas productivas al día. Como 5-6 horas. El superhumano Sujan Patel , que dirige 9 empresas, dice que probablemente solo sirva unas cinco horas al día.
¡Disparates! Tu dices. Puedo trabajar fácilmente durante 10-12 horas si es necesario.
Cállate. Siempre te equivocas en esto. Obtienes seis.
El tiempo está de su lado, a menos que lo desperdicie
En esencia, la productividad es la intersección entre la gestión de tareas y la gestión del tiempo. Tienes muchas cosas que hacer y necesitas encontrar el tiempo para hacer cada una.
Tiene mucho tiempo para realizar sus tareas más importantes. Pero si intenta hacer todo, se quedará sin tiempo cada día y no tendrá mucho que mostrar. Por lo tanto, si conoce la importancia de la administración del tiempo, lo que necesita es una forma de asegurarse de dedicar la cantidad correcta de tiempo a su trabajo más importante todos los días. Suena fácil, ¿verdad?
Dos personas a las que definitivamente no quieres que te digan cómo gastar tu tiempo
Desafortunadamente, la mayoría de nosotros no tenemos el control total sobre esas seis horas y se siente como si las administraran mal con frecuencia. Estos son los dos grupos de personas que tienden a ser malos administradores de su tiempo.
1. Otras personas
Tu jefe, tus colegas, tus reporteros, Julian en marketing, el comité de planificación de cumpleaños… todos quieren decirte cómo gastar tu tiempo. Pero todo se va al infierno cuando dejas que otras personas dicten cómo gastas tu tiempo.
Otras personas piensan que eres el doble de inmortal que ellos y tienen un tiempo ilimitado para cumplir con todas sus prioridades. Si pasa el día logrando lo que otras personas piensan que debe hacer, nunca lo logrará y simplemente se sentirá mal al final de cada día.
2. Tú
Como se estableció, eres un mal juez del tiempo. Te distraes . No sabe cuánto tiempo llevará hacer las cosas. Te atraen todas las cosas fáciles y evitas hacer las cosas difíciles que tienen un impacto real.
Entonces, ¿quién más puede hacerlo?
El momento de productividad más sagrado del día
Debemos comenzar con el hecho de que nuestro cerebro pasa por muchos estados diferentes a lo largo del día. A veces somos impulsivos y erráticos, llamémoslo su cerebro de supervivencia. Otras veces somos reflexivos y sabios, o tu cerebro enfocado. El cerebro de supervivencia es su estado cerebral predeterminado y está a cargo la mayor parte del día. Se necesita mucho trabajo para pasar del cerebro de supervivencia a su estado cerebral enfocado.
El tiempo que dedique a priorizar las tareas debe ser el más perspicaz y claro que tendrá a lo largo del día, y cuando su cerebro concentrado debe estar trabajando duro. Cuando se enfrenta a una lista de tareas y se le pregunta específicamente cuáles son las más importantes, su cerebro concentrado es bastante bueno para elegir las correctas.
Pero cuando se le da la misma lista de tareas y agrega períodos de tiempo, mensajes de otras personas, numerosas distracciones y un ruidoso plan de oficina abierta, su cerebro de supervivencia se hace cargo y comienza a lograr lo que parezca la amenaza más inmediata o la victoria más fácil.
Dándose cinco minutos lejos de la locura para hacer la pregunta «¿Qué es lo más importante?» a menudo es todo lo que necesita para hacer el cambio de un cerebro a otro, pero hay un momento del día en el que es más probable que aparezca su cerebro concentrado. Para la mayoría de nosotros, esto llega al final del día cuando finalmente nos enfrentamos a nuestra mortalidad y límites como humanos.
Piensas en el día y preguntas: «¿Fue un buen día o un mal día?» Te imaginas a un amigo o cónyuge preguntándote cómo te fue en el día. Si tiene una mentalidad de productividad como yo, su respuesta radica en cuántas tareas hizo y si hizo las cosas importantes. Si la respuesta es “Fue un buen día”, probablemente pueda mirar hacia atrás y ver que hizo progresos en sus grandes tareas y avanzó en áreas clave. Hiciste un buen trabajo adaptando tus tareas a tu tiempo.
Si piensa en retrospectiva y todo lo que puede ver son pequeñas tareas, distracciones, reuniones que no importaron mucho y esas mismas grandes tareas que evitó con éxito, entonces sabrá que deja que uno de esos grupos de idiotas dirija su día.
Es en este momento cuando, naturalmente, tomará la mejor decisión sobre cómo administrar su tiempo mañana. Tiene la mente más clara que nunca. Tu cerebro enfocado está en modo de evaluación completa. A su cerebro de supervivencia no le va bien reflexionando sobre el pasado, por lo que ha pasado a un segundo plano. Al reflexionar al final del día, tiene la capacidad de comenzar el día siguiente de nuevo y replicar su éxito o solucionar los problemas que tuvo antes. Todas las estrategias de administración del tiempo más efectivas se reducen a si su cerebro enfocado está a cargo o no cuando llega el momento de decidir qué hacer durante el día.
La estrategia de gestión del tiempo de Ivy Lee
La historia cuenta que en 1918, la consultora de relaciones públicas Ivy Lee trabajaba con la corporación Bethlehem Steel. Cuando se le pidió ayuda para mejorar la productividad de toda la empresa, le dio este plan al CEO:
- Defina claramente su visión y metas.
- Al final del día, escriba las seis tareas más importantes para lograr estos objetivos.
- Clasifique estas seis tareas según su importancia.
- Al comienzo del día siguiente, comience con la primera tarea y no continúe hasta que esté completa. Luego pasa a la siguiente tarea.
- Al final del día, reevalúe la prioridad de cualquier tarea nueva y no completada.
Hay dos claves para que este método funcione para usted.
Primero, prioriza al final del día cuando tiene la mente más clara sobre lo que es importante.
En segundo lugar, cuando tiene que comenzar con su tarea más importante antes de hacer cualquier otra cosa. Antes de saludar, antes de tomar su café, antes de abrir su computadora, antes de revisar su correo electrónico o sus mensajes. Antes de hacer cualquier cosa, debe prestar toda su atención a lo más importante. Empiece a hacerlo y no se detenga hasta que lo termine. Entonces ve por un bagel.
Si sigue esta técnica única de gestión del tiempo todos los días durante el resto de su vida laboral, tendrá una carrera increíble. Incluso si haces una versión Ivy-lite y solo haces 1-2 de tus tareas más importantes, terminarás siendo increíble.
Higiene al final del día
Si realmente desea tomar este método en serio, debe reservar tiempo para él al final del día. Realmente solo necesitas cinco minutos para hacerlo, pero marcará una gran diferencia.
Sin embargo, deberá practicar una buena higiene del espacio de trabajo si va a funcionar bien. Muchas veces, al final del día, tiene de 10 a 20 pestañas abiertas en su navegador de cosas que abandonó durante el día. O papeles en tu escritorio. Si los deja todos arriba (o afuera), cuando comience el día de mañana, inmediatamente se verá atrapado en terminar lo que sea que haya sucedido.
En su lugar, cierre todas sus pestañas. Agregue las tareas pendientes a su sistema de administración de tareas para no perderlas. Luego, levante la pestaña o el papel que tiene lo más importante que hacer mañana para que reduzca cualquier tipo de fricción y su cerebro concentrado pueda comenzar de inmediato sin nada en su camino.
La importancia de la gestión del tiempo
Si realmente quiere ser productivo, entonces debe tomarse en serio la administración del tiempo. Existen muchas estrategias y consejos efectivos para la administración del tiempo, y exploraremos más de ellos en el futuro, pero el más importante es quién toma las decisiones. Si dejas eso a otras personas oa tu cerebro de supervivencia, siempre te decepcionará lo que puedas hacer.
Tome en serio la gestión del tiempo, confíe en su mejor cerebro y planifique su día la noche anterior.
–
Neil Miller
