Sabes que te tomas en serio la gestión del tiempo cuando empiezas a investigar aplicaciones y herramientas.
Para algunas personas, la idea de configurar varios temporizadores a lo largo del día parece opresiva y demasiado robótica. Pero para muchos de nosotros, hay mucha libertad en la gestión del tiempo.
En esencia, la administración del tiempo es estar dispuesto a decir que necesitamos ayuda para administrar nuestro día. Me tomé en serio la gestión del tiempo por muchas razones.
- No estaba dando suficiente tiempo a las tareas verdaderamente importantes.
- Estaba dedicando demasiado tiempo a tareas pequeñas y clasificación de comunicación.
- Quería poder limitar mis horas de trabajo.
- Quería sentirme mejor al final del día
- Quería evitar distracciones
- Quiero aumentar mi capacidad en el trabajo para poder manejar cosas de más alto nivel.
Sabía qué tareas eran las más prioritarias, pero aún así me costaba administrar mi energía y mi tiempo.
¿Realmente necesitas aplicaciones de gestión del tiempo?
Recurrimos a las aplicaciones de gestión del tiempo porque no hacemos un buen trabajo a la hora de gestionar el tiempo por nuestra cuenta. Experimentamos el tiempo como infinito y finito al mismo tiempo. Parece que un día es interminable y que viviremos para siempre. Sin embargo, sabemos que hay un tiempo limitado en un día, y que un día moriremos.
Las aplicaciones de gestión del tiempo nos ayudan a aplicar los principios de la gestión del tiempo en nuestra vida diaria, reconociendo que es difícil para nosotros hacerlo por nuestra cuenta.
¿Qué son las aplicaciones de gestión del tiempo?
Las aplicaciones de administración del tiempo intentan ayudarlo a tomar el control de su día al combinar cómo pasa sus horas diarias y realizar un seguimiento de sus tareas más importantes. El tipo de aplicación de gestión del tiempo que necesita depende de los otros sistemas que ya ha creado a su alrededor.
Solo temporizadores
Este tipo de aplicaciones de gestión del tiempo son simplemente un reloj. Podría contar hacia adelante o hacia atrás; es posible que tenga mucha flexibilidad o muy poca. Aplicaciones como estas son para personas que ya tienen un sistema de gestión de tareas eficaz y solo necesitan una forma de medir y realizar un seguimiento del tiempo.
Temporizador + gestión de tareas
Estas aplicaciones están más involucradas ya que agregan la funcionalidad de seguimiento del tiempo junto con la administración de tareas y la priorización. A medida que combina estas dos cosas, es menos probable que encuentre la aplicación perfecta, ya que tiene un conjunto de preferencias para el tiempo y otro para las tareas. Pero existen algunos sistemas que funcionan bien para las personas.
Temporizador + tarea + calendario
Finalmente, algunas aplicaciones de administración del tiempo intentan llegar hasta el final y agregar una función de calendario también. Los tres son esenciales para una buena gestión del tiempo, pero si intenta combinar tres conjuntos de preferencias, es incluso menos probable que encuentre la aplicación ideal para usted.
Si se toma en serio la administración del tiempo, tendrá un buen sistema para estas tres cosas. Si encuentra una aplicación que lo hace todo de la manera que lo desea, es fantástico. De lo contrario, deberá mantener tres aplicaciones separadas, lo cual no es imposible, pero no siempre es lo ideal.
¿Fuera de horas?
La mayoría de las aplicaciones de administración del tiempo están diseñadas para la productividad en el trabajo, pero algunas de ellas también intentan extenderse a su vida personal. Mientras busca la aplicación adecuada para usted, decida si solo está tratando de administrar el tiempo en el trabajo o para cada hora de su día.
¿Facturación o productividad?
Puede pensar en las aplicaciones de administración del tiempo como una forma de ser más productivo, pero algunas personas necesitan una aplicación de administración del tiempo principalmente para fines de facturación. Si es un profesional independiente que factura por hora, o necesita realizar un seguimiento del tiempo de todo su equipo en función de los proyectos, necesitará algo dedicado para eso. Muchas herramientas de administración del tiempo pueden ayudar tanto con la facturación como con la productividad general, pero generalmente harán una mejor que la otra.
¿Reflexivo o empoderador?
Muchas aplicaciones de administración del tiempo están diseñadas para mostrarle cómo pasó el día. Proporcionan una gran cantidad de información para reflejar con precisión a dónde va su tiempo. Otras aplicaciones están diseñadas exclusivamente para que usted tenga el control de cómo va a pasar las próximas horas que tenga. El lado reflectante es bueno cuando recién está comenzando o lo está utilizando para la facturación. Pero si ya conoce su estilo y tiene un plan, quiere algo que agilice mejor su trabajo.
¿Equipos o individual?
Se comercializan muchas herramientas de gestión del tiempo para realizar un seguimiento de la productividad de todo su equipo, especialmente cuando está facturando un proyecto completo. Sin embargo, algunos de estos pueden sentirse como si estuvieras espiando a tus compañeros de equipo y se basan en la premisa de que no puedes confiar en que ellos pasen bien su tiempo. Mi única motivación es mejorar mi productividad personal, por lo que me mantengo alejado de las aplicaciones que ofrecen capacidades de seguimiento de equipos.
Preguntas para hacer antes de usar una herramienta de administración del tiempo
¿Cuánto control tienes sobre tu día?
Las aplicaciones de gestión del tiempo funcionan mejor para las personas que tienen el control de su propio día, por ejemplo, alguien que se queda en casa para trabajar en una novela. Por otro lado, si usted es un maestro de jardín de infantes, maneja boletos de apoyo o pasa todos los días en una oficina abierta donde constantemente lo atraen a reuniones improvisadas, no obtendrá tanto valor.
¿Dónde usarás la aplicación?
¿Está en tu escritorio? ¿En tu teléfono? ¿Tableta? ¿Navegador? Esto es importante porque cada tienda de aplicaciones tendrá muchas opciones diferentes. Lo que funciona bien para ejecutarse en segundo plano en su sistema operativo puede no tener una opción en otro lugar. Sus necesidades pueden ser muy diferentes si se desplaza mucho en lugar de detrás de un escritorio.
¿Quien esta a cargo?
Algunas herramientas de administración del tiempo intentan dictar en qué debe dedicar su tiempo enviándole recordatorios y notificaciones de lo que debe hacer en cualquier momento. Otros simplemente le permiten controlar el tiempo y hacer cumplir sus propias prioridades. Si ya tiene un plan sólido sobre cómo quiere gastar su tiempo, quiere algo que le sirva. Si se siente perdido y necesita ayuda para administrar su tiempo, quiere algo que tenga más autoridad.
4 dinámicas clave de una aplicación de gestión del tiempo
Independientemente del tipo de aplicación que desee y de cómo respondió las preguntas anteriores, las mejores aplicaciones de gestión del tiempo tendrán estas características.
1. Flexible
La flexibilidad que desee que tenga la herramienta depende de cuánto control quiera darle. En mi estilo de trabajo, quiero un control total para poder configurar un temporizador en cualquier momento durante cualquier período de tiempo. Si se suscribe a la técnica Pomodoro, tendrá menos flexibilidad para iniciar y detener los temporizadores.
2. Discreto
Una herramienta de gestión del tiempo debería estar ejecutándose en segundo plano. No debería dominar tu día o tu escritorio. Solo desea pensar en la aplicación cuando suena un temporizador y es hora de pasar a lo siguiente.
3. Rápido y sencillo
Aparte de configurarlo inicialmente, no debería pasar mucho tiempo con su aplicación de gestión del tiempo. Debería ser tan simple como hacer clic en un botón y comenzar a trabajar. Si te encuentras siempre dentro de la aplicación y estás jugando con las cosas e ingresando detalles, entonces realmente te distrae de lo que debería estar haciendo. Como solo quiero un temporizador, no quiero dedicar más de cinco segundos a configurarlo cada vez. Si necesita documentar y rastrear, eso también debería ser rápido e intuitivo.
4. Seguimiento
No soy muy bueno para rastrear mis datos sobre cómo uso mi tiempo. Dado que mi principal motivación es sentirme más productivo, no necesito que la aplicación me diga si es un buen día o un mal día. Pero, si su objetivo es realmente dedicar más tiempo a una tarea en particular o avanzar hacia un objetivo, entonces ver esos datos al final de la semana o el mes es genial. Por supuesto, si está utilizando la aplicación para la facturación, entonces necesita algunas funciones más avanzadas de seguimiento y generación de informes.
Aplicaciones de gestión del tiempo que he probado
Temporizador de tareas
Sorprendentemente, esta ha sido mi aplicación de temporizador de referencia durante más de unos pocos años . Es una extensión de Chrome, por lo que no se ejecuta en dispositivos móviles ni en ningún otro navegador. Incluso cuando pasé a usar Safari como navegador durante algún tiempo, seguí usando Chrome solo para ejecutar esta aplicación.
Lo único de esta aplicación es que cuenta hacia arriba, no hacia abajo. Establezco metas para cada día sobre cuánto tiempo quiero dedicar a algunos proyectos en particular y luego configuro el temporizador cuando estoy en ese proyecto. La principal razón por la que ha sido tan duradero para mí es su flexibilidad. Incluso cuando pruebo diferentes técnicas de administración del tiempo, encuentro que siempre es útil.
Temporizador al rojo vivo
Esta es una aplicación solo para MacOS X. Esta cuenta hacia atrás en lugar de hacia arriba. Lo uso junto con el otro temporizador para darme una idea de los sprints de 45 minutos a lo largo del día. Es muy rápido de configurar y muy flexible.
Temporizadores Pomodoro
Hay muchos en esta categoría con nombres como Be Focused, Focus Booster, Flow, Focus, Focus To-Do y Tomato One. Todos siguen los mismos principios Pomodoro. Dejé de usarlos al poco tiempo porque quería más control. La mayoría de ellos no le permiten detener un sprint antes de tiempo o establecer rápidamente una cantidad de tiempo personalizada. Estás encerrado en el tiempo que configuraste al principio. Dicho esto, si puedes implementar la técnica Pomodoro por completo, son una gran opción.
Tiempo de rescate
Esta aplicación funciona en segundo plano para controlar cómo gasta su tiempo. Lo encontré útil al analizar por primera vez qué es lo que te concentra la mayor parte del día. Sin embargo, no lo encontré tan útil para implementar mi estrategia específica de administración del tiempo. Es una excelente herramienta de administración del tiempo para cualquier persona que se tome en serio comenzar con estos conceptos y quiera tener una visión precisa de cómo es su día. Además, su blog es increíble .
Toggl
Esta es una de las pocas aplicaciones de gestión del tiempo multiplataforma que existen. Tiene aplicaciones móviles, aplicaciones de escritorio y una extensión de Chrome. Entonces, si está en movimiento, esta es una de las mejores opciones que puede elegir. Definitivamente está construido principalmente para rastrear las horas de facturación, y es más para la administración de equipos, por lo que si ese no es un enfoque para usted, puede distraerlo.
Cosecha
Harvest es muy similar a Toggl, ya que es multiplataforma y está diseñado para facturación y equipos. Tiene una gran cantidad de información incorporada, lo que puede ser bueno si está tratando de analizar lo que está fallando. No fue una buena opción para mí, ya que fue creado para equipos y para informar sobre cómo gasta su tiempo en lugar de brindarle las herramientas para tomar el control.
Doctor del tiempo
Este es uno de los rastreadores de tiempo más intensos que también incorpora la gestión de tareas. Para mí, es un poco intrusivo y parecido a una niñera. Se comercializa a sí mismo como una herramienta para «asegurarse de que su equipo esté trabajando productivamente» tomando capturas de pantalla, lo cual es un poco invasivo para mi gusto.
Encuentra tu aplicación de gestión del tiempo
Hay muchas otras herramientas y se agregan más todos los días. Lo que funciona para ti probablemente no funcionará para tu amigo, y todo depende de tu situación. Necesito algo elegante y discreto que me permita controlar el tiempo y concentrarme en la tarea. Otros necesitan algo más robusto que pueda rastrear el trabajo de todo un equipo con fines de facturación. Cualquiera que sea su objetivo, probablemente pueda encontrar la herramienta adecuada para usted.
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Neil Miller
