Cuando se trata de sistemas de productividad, todo el mundo tiene uno que:
- Solía trabajar para ellos
- Ha estado trabajando durante las últimas 24 horas.
- Parece que funcionaría
- Nunca funciona
Sin embargo, con la aparición constante de nuevos libros de productividad, ¿cómo se supone que debe realizar un seguimiento de todos ellos? ¿Necesita utilizar una revista de marca? ¿Necesitas una aplicación especial? ¿Necesita comprar un programa de capacitación para ayudar a su equipo a hacer más?
Los líderes son especialmente notorios por encontrar lo que creen que es el mejor sistema de productividad del mundo, enviárselo a todos los miembros del equipo y luego preguntarse por qué no todos están tan emocionados como tú.
Pasamos por fases. ¿Están todos practicando GTD? ¿Cuál es tu rana hoy? ¡Cómo olvidar nuestros cronómetros Pomodoro!
La buena noticia es que la mayoría de los gurús de la productividad dicen lo mismo, por lo que no es necesario que investigues a fondo todas las tendencias que surgen. En lugar de imponer nuevos sistemas de productividad a su equipo, comience con lo básico.
Los cuatro pilares de la productividad
Todos los sistemas de productividad que existen se ajustan a uno de estos principios:
- Gestión de tareas : una forma de recopilar y organizar todo lo que tienes que hacer.
- Priorización : una forma de decidir qué hacer primero
- Gestión del tiempo : una forma de estructurar su día para que pueda hacer las cosas más importantes.
- Enfoque : una forma de reducir las distracciones y lograr sus objetivos.
Eso es. Todo cae bajo uno de estos. Si usted y su equipo tienen un plan sólido sobre cómo hacer cada uno de los pilares, estarán bien encaminados para ser extremadamente productivos.
Ahora, estos son algunos de los sistemas de productividad más populares que existen y vea cómo se ajustan a los principios de productividad.
Pilar 1: gestión de tareas
El corazón de la gestión de tareas es el adagio de David Allen: su mente está para tener ideas, no para retenerlas. Hay un número limitado de cosas que puede tener en su cerebro a la vez, por lo que necesita una forma de organizar las ideas y tareas a medida que se desbordan.
Cuando grabe sus tareas en otro lugar, puede estar tranquilo sabiendo que no se está olvidando de hacer algo. Su ansiedad puede dirigirse mejor a la cantidad de cosas que tiene que hacer, en lugar de recordar qué hacer :-).
A continuación, se muestran algunos sistemas de productividad comunes que se incluyen en esta categoría:
Resolviendo las cosas
GTD o Getting Things Done es un marco introducido por David Allen en su libro del mismo nombre. Comienza con una lluvia de ideas y la captura de ideas en un bloc de notas o una herramienta en línea. Cada vez que se te ocurre una idea, la anotas.
Con GTD, puede dividir las tareas grandes en el siguiente paso más pequeño posible para que sus tareas sean muy procesables. GTD también le brinda un algoritmo para procesar sus tareas y organizarlas en cosas que deben hacerse tarde o temprano. Proporciona contexto para cada tarea para que no tenga que empezar desde cero cuando sea el momento de trabajar en ella.
Kanban
Los tableros Kanban se usaron originalmente como una herramienta para la gestión de proyectos, pero resulta que también son bastante buenos para la gestión de tareas. En lugar del algoritmo GTD, escribe sus tareas en tarjetas y las coloca en una de tres columnas: pendientes, pendientes y finalizadas.
(A algunas personas les gusta tener columnas adicionales, como «casi pensando en hacer» y «no he pensado en hacer en mucho tiempo»).
Este diseño visual le permite ver los elementos a medida que se mueven por el tablero.
Kanban es genial porque puedes volverse completamente analógico con notas adhesivas de lápiz y papel en una pizarra física y aún así sentirte genial. Si bien es muy visual, no se puede transportar fácilmente. En cambio, las herramientas digitales como Trello y Kissflow le brindan una pizarra digital que funciona de la misma manera, pero que también es accesible desde cualquier lugar.
Los tableros Kanban también son buenos cuando se trata de tareas compartidas entre un equipo.
Pilar 2: Priorización
La priorización es un concepto engañosamente simple. Cualquiera puede hacerlo, pero pocos lo hacen.
Nos quedamos atrapados en el momento y todo parece ser lo más importante del mundo, o estamos ansiosos por sacar primero las cosas fáciles de nuestro plato. Actuamos como bomberos que apagan (y a veces encienden) incendios todo el tiempo.
Si no se le da bien establecer prioridades, es posible que sea increíblemente eficiente en cosas que no importan mucho. Estos son los sistemas de productividad que se centran en la priorización.
Matriz de Eisenhower
Ya lo has visto antes. Urgencia versus importancia. La verdadera productividad se centra en las tareas que son ambas cosas. El único problema con esta matriz es que ambos ejes son subjetivos y, en el estado de ánimo adecuado, puede estar convencido de que cualquier cosa es importante y urgente. El truco consiste en tomarse su tiempo y clasificar la importancia y la urgencia de las tareas en lugar de asignarles un valor arbitrario.
Come esa rana
Mark Twain una vez es famoso por no decir: «Si lo primero que haces cada mañana es comer una rana viva, puedes pasar el día con la satisfacción de saber que eso es probablemente lo peor que te va a pasar todo el día.»
Este principio de productividad fue popularizado por Brian Tracy en su libro de gestión del tiempo. Primero eliges la tarea más difícil, pero más importante (la rana). Es el elemento de tu lista de tareas pendientes que no tienes motivación para hacer. Pasas a otras tareas solo cuando terminas con la rana.
Hacer la tarea más desafiante primero significa que no importa cómo transcurra el resto del día, comienza con éxito.
Similar a Eat that frog es el sistema MIT (la tarea más importante). Algunos sistemas de productividad abogan por elegir tres MIT en lugar de solo uno.
Principio de Pareto
El principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20, establece que el 80 por ciento de los efectos proviene del 20 por ciento de las causas.
Entonces, cuando se trata de priorizar, debe olvidarse del 80 por ciento de las cosas y concentrarse solo en el 20 por ciento que realmente va a producir resultados.
Pilar 3: Gestión del tiempo
Ahora que sabe en qué va a trabajar, necesita tomarse el tiempo para hacerlo. La mayoría de las personas sienten que sus días se alejan de ellos, pero si estás en la oficina durante ocho horas, en realidad es mucho tiempo para hacer las cosas. Si planifica bien su día, tendrá todo el tiempo que necesite para ser productivo.
Técnica Pomodoro
El principio pomodoro requiere que divida su jornada laboral en bloques de tiempo de 25 minutos seguidos de un descanso de 5 minutos. Después de unos cuatro de estos ‘pomodoros’, te tomas un descanso más largo.
Tendemos a creer que tenemos un suministro interminable de tiempo. La técnica pomodoro rompe esta noción al inculcar un sentido de urgencia. Esto se basa en la ley de Parkinson, que establece que completaremos una tarea en el tiempo que le hemos asignado. Al crear una falsa urgencia de que solo le quedan 25 minutos para completar una tarea, tiende a trabajar más rápido y más concentrado.
La pausa forzada le recuerda que debe tomar un respiro de vez en cuando y previene la fatiga mental.
Boxeo de tiempo
La debilidad del sistema pomodoro es que trata todas las tareas de la misma manera, ya sea un correo electrónico rápido o una llamada de ventas de una hora. El período de 25 minutos funciona muy bien para mí, porque la mayor parte de mi día gira en torno a la escritura. Puedo escribir durante ese tiempo, tomar un breve descanso y volver a mi tarea hasta que esté lista. Pero, este puede no ser el caso para todas las líneas de trabajo. Imagínese estar en medio de una llamada de ventas y decirle al cliente que volverá en cinco porque el temporizador se apaga. ¡Ay!
La técnica del time-boxing supera este inconveniente al ser flexible y darle control sobre cuánto tiempo dedicar a cada tarea. Calcula cuánto tiempo desea dedicar a una tarea, trabaja dentro de este cuadro de tiempo y toma un descanso cuando se agote el tiempo establecido. Aquí hay una lista de aplicaciones de administración del tiempo que pueden ayudar.
Prime time biológico
Detallado por Sam Carpenter en Work the System, este sistema de gestión del tiempo intenta aprovechar los flujos y reflujos naturales en su impulso, energía y concentración a lo largo del día. Traza los puntos cuando normalmente está más concentrado y realiza sus actividades más intensas allí. Cuando te desanimes de forma natural, puedes realizar tareas que no requieran tanto pensamiento.
Pilar 4: Enfoque
No hay nada peor que tener todo configurado a la perfección, saber que tiene la tarea más importante frente a usted, tener un tiempo considerable para hacerlo y luego revisar Facebook justo antes de comenzar.
Puede hacer toda la planificación y priorización del mundo, pero si se distrae fácilmente y cambia de tarea, no está administrando su tiempo de manera efectiva. La Dra. Gloria Mark dice que puede llevar hasta 23 minutos volver a la tarea original después de haber sido distraída o interrumpida. Por lo tanto, es crucial concentrarse en la tarea en cuestión, terminarlas y pasar a la siguiente.
Aquí hay algunos sistemas de productividad dedicados a ayudarlo a concentrarse.
Lista de tareas pendientes
Hay muchas cosas que haces en medio del trabajo que sabes que no deberías estar haciendo. Estos son los que afectan tu productividad, tus supervillanos. Como desplazarse por Twitter. En un minuto estás viendo lo que está de moda en Twitter y luego, una hora más tarde, terminas haciendo un cuestionario de Buzzfeed para ver qué tipo de pan eres.
Haga una lista de todas las actividades y hábitos que sabe que no debería hacer y cúmplala. Es tan simple como eso.
El verdadero desafío es perseverar y necesitas una enorme cantidad de fuerza de voluntad para trabajar contra tus impulsos. Pero, al enumerar todos sus hábitos que obstaculizan la productividad, le dice a su cerebro que ya no se concentrará en ellos.
- No revise las redes sociales de 10 a. M. A 5 p. M.
- No revise los correos electrónicos más de dos veces al día
- No programe reuniones de 9 a.m. a 12 p.m.
- No hables con Dave sobre las últimas películas de Netflix
- No mires videos graciosos de gatos durante el trabajo
Libre para concentrarse
Este viene de Michael Hyatt. Tiene tres pasos: detenerse, cortar y actuar. Con cada uno, examina sus hábitos y comportamientos y encuentra formas de evitar más distracciones en su vida.
También hay muchas aplicaciones individuales que prometen ayudarlo a concentrarse mejor y reducir las distracciones digitales que constituyen una gran parte de nuestras vidas.
Volver al trabajo
La productividad es algo muy importante para los líderes, pero existen demasiados sistemas. Si saltas de uno a otro, nunca podrás hacer nada.
Cuando observa los cuatro pilares de la productividad, naturalmente será mejor en algunos y tendrá dificultades con otros. Donde se encuentre deficiente, puede intentar encontrar algunos buenos sistemas diseñados específicamente en torno a esos principios.
Pero también recuerde que sus equipos también adoptarán su propia personalidad de productividad. Puede que sean excelentes para priorizar, pero horribles para distraerse unos a otros.
Como líder, es su trabajo encontrar las áreas en las que su equipo necesita apoyo y explorar sistemas que puedan ayudar a que su productividad se dispare.
PD: Echa un vistazo a nuestro episodio de podcast con Sujan Patel para saber cómo dirige nueve empresas, pero todavía tiene tiempo para el paracaidismo.
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Venkat Subramanian
