¿Cuál de estos escenarios elegiría como líder?
- Un equipo que nunca deja de asignar una tarea por hacer
- Un equipo que siempre toma la decisión correcta al priorizar tareas
- Un equipo que nunca se distrae en su enfoque
- Un equipo que ha equilibrado el tiempo para el trabajo en solitario y las reuniones.
Puede ser difícil elegir, pero si mi equipo es excelente para priorizar tareas, puedo lidiar con muchas tareas perdidas, algunas distracciones y demasiadas reuniones.
La priorización es uno de los cuatro pilares de la productividad . No puede hacer todas las tareas o proyectos que están en su lista en un día determinado, tiene que elegir. Como dice Seth Godin, «el infinito es una trampa «. Dar prioridad a sus tareas en el trabajo determina si su equipo tiene éxito o no.
Priorizar en el trabajo parece una cosa tan fácil. La mayoría de las personas pueden consultar una lista de tareas y determinar cuáles tendrán el mayor impacto.
Y, sin embargo, lo arruinamos constantemente. Cuando recuerda el año pasado, ¿su equipo dedicó la mayor parte de su tiempo y dinero a hacer lo más importante? ¿O hubo largos períodos de tiempo que ahora están todos desperdiciados porque no tuvieron ningún efecto?
Al mirar hacia el futuro del trabajo, los equipos que tienen una cultura profunda de priorización se mantendrán muy alejados de los que no pueden. Los equipos que no pueden priorizar sus tareas en el trabajo se quedarán atrapados corriendo en círculos, manteniéndose ocupados, pero nunca logrando un impacto ni aprendiendo.
Si saber priorizar en el trabajo es tan intuitivo, ¿por qué somos tan malos?
8 trampas de priorización en las que los equipos caen todo el tiempo
1. Priorizar las tareas con demasiada rapidez
La matriz de Eisenhower es un modelo fantástico para tomar decisiones de priorización … siempre que lo tome con calma. En el calor del momento, todo lo urgente también parece importante. Cuando su equipo prioriza el trabajo en una atmósfera caótica y acelerada, cualquier cosa puede justificarse como importante.
Se debe dar prioridad cuando la atmósfera es fría y de baja presión y cuando puede ser despiadado al reducir tareas sin importancia.
2. Combatir incendios se siente bien
Nos entusiasma manejar lo urgente. Es por eso que revisamos nuestros mensajes y notificaciones justo antes de sentarnos para hacer un trabajo serio. Es como si dijéramos: «¿Hay algo urgente en lo que pueda dedicar mi tiempo antes de hacer esta cosa tan importante?»
Demonios, a veces incluso encendemos fuego o avivamos chispas hasta convertirlas en llamas para justificar la necesidad de ponernos nuestro equipo de bombero.
Los bomberos también se llevan toda la gloria. Tendemos a elogiar más al reparador rápido de nuestro equipo que al que planeó y ejecutó una estrategia de seis meses.
3. No quieres que la gente piense que eres un idiota
Cuando te concentras en priorizar en el trabajo, tienes que decir «no» mucho. Y no solo a las tareas, sino a las personas. Muchas de esas personas dirán: “¿Cuál es el problema? Solo necesito que hagas esta única cosa «. Un equipo que prioriza su trabajo no será el más popular en la oficina. Si está liderando un equipo altamente enfocado, no espere ganar ningún premio de simpatía.
4. Hacer las cosas más fáciles es más fácil
Sin una visión clara de lo que es importante, su equipo tomará el camino de menor resistencia. Siempre hay una gran tarea que todos saben que es importante, pero nadie quiere tocar porque es muy difícil ponerse en marcha.
Hacer las cosas fáciles se siente bien porque es genial terminar el día tachando 12 cosas de tu lista de una. Pero cada vez que nos enfocamos en las cosas fáciles primero, nos abrimos a distracciones y nuevas emergencias que retrasan aún más las cosas importantes.
5. Quieres mostrar buenos gráficos
El trabajo importante e innovador no suele verse bien en las reuniones de revisión de negocios trimestrales. Desea poder mostrar a sus compañeros que su equipo lo está moviendo, pero hacer el trabajo importante no significa que tenga buenos números para mostrar.
Lo más importante que puede hacer puede conducir a un fracaso significativo, pero nadie quiere poner esa diapositiva.
6. Nadie pregunta por qué
¿Tiene a esa persona en su equipo a la que quiere tirar en un armario cada vez que inicia una reunión de planificación? Sabes que te preguntarán de inmediato: «¿Pero por qué estamos haciendo esto?» y estropear los buenos gráficos que había planeado.
La mayoría de su equipo asume que tiene la visión y ya ha priorizado. Pero todos necesitamos a esa persona que sabe que a veces estamos llenos de mierda y necesitamos que nos llamen.
7. Envías señales contradictorias
Como líder, tiene una reunión de estrategia el viernes por la tarde y decide las cosas más importantes en las que trabajar la próxima semana. Luego, el lunes, surge algo y tienes que lanzarles una nueva tarea o proyecto. Ellos piensan,
¿Deberíamos hacer lo que todos decidimos que era más importante? ¿O esta nueva tarea aleatoria que acaba de surgir?
No solo ha perdido su capacidad para hacer las cosas importantes, sino que también ha cuestionado la seriedad con que se toma lo que realmente es importante.
8. Échale la culpa al ancho de banda
Cuando llega al final del trimestre y se da cuenta de que ha tenido muy poco impacto, es tentador decir: «Simplemente no teníamos el ancho de banda». Un líder semi-bueno contratará a más personas para trabajar solo en las cosas importantes que no sucedieron. Un gran líder dirá: «¿Por qué tenemos a todas estas personas que no están haciendo cosas prioritarias?»
Ser malo para priorizar tareas siempre vuelve al líder
Cuando hay un equipo talentoso y bien unido que no tiene mucho impacto en la organización, el líder siempre debe rendir cuentas. No puedes culpar a nadie más. Si su equipo tiene problemas con esto, no es algo que pueda transmitir a los demás.
… pero una buena priorización nunca se queda en el líder
Parecería bastante horrible si una líder pasara todo el día revisando todas las tareas en las que estaban trabajando los miembros de su equipo y actualizando constantemente la prioridad.
Dar prioridad a las tareas es bastante intuitivo. No hace falta ser una persona anormalmente brillante para poder ver qué tendrá el mayor impacto.
Eso significa que todos los demás en su equipo son igualmente capaces de asignar prioridad como usted.
Entonces, en lugar de microgestionar la prioridad de las tareas para su equipo, necesita configurar su equipo para que puedan priorizar las tareas sin usted.
Un buen líder no se limitará a retroceder y decir: «Ok, todos ustedes deciden todo ahora». Debe asegurarse de que los miembros de su equipo tengan la información, las herramientas y la cultura configuradas para que puedan hacer su mejor trabajo.
10 formas de crear un equipo que prioriza el trabajo a sí mismo
A continuación, presentamos algunas técnicas y principios que facilitarán la priorización de tareas para todos.
1. Sea claro en la visión, el objetivo y la métrica
Cuando todos saben sin lugar a dudas hacia dónde se dirige, todos pueden ver cómo pueden ayudar a llegar mejor allí. Como líder, es su trabajo aclarar cuál es la visión del equipo, qué métrica utilizará para juzgar su éxito y metas realistas para medir su progreso.
El líder no exige estas cosas, pero las aclara y se asegura de que todos estén en la misma página.
Cuando todos conocen la métrica y el objetivo, a los demás les resulta mucho más fácil ver si lo que están haciendo está teniendo un impacto.
2. La prioridad viene en muchos sabores
Después de establecer el objetivo y la métrica, invite a su equipo a hacer una lista de todas las formas en que puede llegar allí. Luego facilite una conversación para ayudar a decidir qué debe intentar primero.
- ¿Qué idea es más desafiante?
- ¿Cuál nunca se ha probado antes?
- ¿Cuál tiene más ventajas?
- ¿Cuál está garantizado para funcionar?
- ¿Cuál conocemos mejor y podemos ejecutar rápidamente?
Cuando llega el momento de elegir qué ideas ejecutar, no hay una sola respuesta correcta. Algunas opciones pueden ser más exploratorias y es probable que fallen, pero eso no significa que no debas esforzarte en ellas.
Quien esté trabajando en esa idea debe creer que es lo más importante que puede hacer, ya sea explorar nuevas opciones o apegarse a métodos probados y verdaderos.
3. Priorizar tareas frente a proyectos
Una trampa común en la que caen los líderes es tratar de concentrarse en priorizar las tareas de su equipo. Esto se sumerge rápidamente en la microgestión. Además, es agotador para todos registrarse con frecuencia y decir: «¿Qué hago ahora?»
En lugar de priorizar tareas, debe concentrarse en priorizar proyectos. Un proyecto es una colección de tareas relacionadas (conocidas y desconocidas) que lo ayudan a alcanzar la meta.
Preguntarle a alguien: «¿Hiciste esa investigación de SEO sobre la que te pregunté?» se centra en una tarea específica. En su lugar, dijo: “Realmente creo que una estrategia de SEO es importante para ayudarnos a alcanzar nuestros objetivos. ¿Cómo va ese proyecto? » es un enfoque mucho mejor. Los miembros del equipo tienen el control de cómo se realiza el proyecto y son responsables del resultado del proyecto, no solo de ejecutar las tareas.
4. Cree sistemas y procesos, luego automatícelos
Los proyectos son excelentes para cuando no está seguro del impacto que tendrá una estrategia en su objetivo. Pero una vez que sepa que algo está funcionando, si sigue un flujo de trabajo predecible, la mejor ruta es crear un proceso automatizado.
Una vez que haya encontrado un sistema que funcione, su equipo debería poder crear un proceso que se ejecute por sí solo. Puede identificar muchas partes del proceso en las que una máquina o sistema sería más eficiente o preciso que un humano.
El objetivo de la automatización es lograr que su equipo inicie nuevos proyectos. Quieres que sigan adelante y pregunten: «¿Qué es lo próximo que podría tener un gran impacto para nosotros?» Si su equipo está atascado solo en priorizar las tareas en el trabajo, nunca podrán salir de ellas y explorar nuevas áreas imaginativas .
5. Equípelos con las herramientas adecuadas
Si desea que su equipo priorice el trabajo y administre sus propios proyectos y procesos, debe brindarles las herramientas para hacerlo. Los equipos altamente productivos deben poder construir, editar y desmantelar rápidamente estructuras en torno a sus tareas, proyectos y procesos.
Pero esto no significa que cada persona de su equipo deba tener tres licencias independientes para herramientas de gestión de procesos, proyectos y tareas muy avanzadas.
En su lugar, busque un lugar de trabajo digital que brinde a los miembros del equipo las herramientas que necesitan para organizar cualquier tipo de trabajo que se les presente.
6. Proteja a su equipo de situaciones urgentes
Tan pronto como su equipo esté trabajando en sus prioridades, surgirán muchas cosas urgentes que parecen ser necesarias. Como líder, su trabajo es crear un escudo protector alrededor de su equipo y comunicarles claramente a ellos y a los demás que están trabajando en un trabajo muy importante y que no deben distraerse.
- No recompense la extinción de incendios
- No tengas miedo de que te consideren inútil
- No seas esclavo de quien entre por la puerta
Si siente que su equipo está siendo distraído por otros, pregunte claramente por qué. Si la visión general de la empresa ya no es válida, debe realinear todas sus prioridades. De lo contrario, luche duro para que su equipo se concentre en su trabajo prioritario.
7. Di: «No hagas eso»
Los equipos altamente productivos son únicos en lo que no hacen, no en lo que hacen. Su trabajo como líder es recordar continuamente a su equipo lo que todos han decidido colectivamente que es lo más importante. Ayude a los miembros del equipo que parecen estar atrapados en la trampa de hacer cosas que solo tienen un impacto moderado en lugar de los elementos verdaderamente impactantes.
8. Deje de hacer cosas que no cree que sean importantes (y vea quién se da cuenta)
Aquí hay un gran truco de nuestro podcast con David Burkus para determinar si una tarea existente es realmente tan importante.
Deja de hacerlo por un tiempo y mira quién se da cuenta.
Si todo se va al infierno y tienes gente gritándote, entonces probablemente fue una tarea importante.
Si nadie dice nada y tardan unos meses en darse cuenta, es posible que nadie tenga que hacer esa tarea de todos modos. Burkus dice : «Te sorprendería la cantidad de trabajo que haces, simplemente porque siempre se ha hecho aunque nadie realmente lo necesite».
9. Saca a relucir lo tácito
Otro trabajo que recae sobre el líder es hablar lo tácito. Nombra los elefantes en la habitación. Deténgase y pregunte por qué. Mencione lo que todo el mundo está pensando pero sobre lo que no está hablando.
Puede estar relacionado con un miembro del equipo de bajo rendimiento o con un mal hábito en el que se ha metido.
La negación es enemiga de la priorización. Tan pronto como ignore algo, ya no podrá trabajar en ello. El trabajo del líder es encontrarlo y hablar de ello.
10. Celebre los éxitos y fracasos importantes
Cuando su equipo haga algo que tenga un gran impacto positivo en la visión, asegúrese de celebrarlo. No lo trate simplemente como algo obvio y como de costumbre. Tómese el tiempo para reconocer el trabajo que las personas han realizado (y observe las cosas que ignoraron para mantenerse enfocados).
Pero no todas las tareas priorizadas terminarán teniendo éxito. Es posible que esté explorando una tarea que no logró tener un impacto. Celebre eso también y asegúrese de documentar claramente lo que aprendió de la experiencia. Reconozca a esa persona como un experto en el tema y agradézcale por ir con valentía a donde no había estado antes.
Puedes hacer esto (y todos los demás también)
Como dijimos antes, casi todo el mundo es bastante bueno para priorizar en el trabajo. Siempre que sepa a dónde se dirige, encontrar la mejor ruta en el mapa no es tan difícil.
Ser capaz de priorizar su trabajo no es una ventaja significativa.
En realidad hacerlo lo es. La mayor ventaja de construir un equipo que sabe cómo priorizar es que la mayoría de los equipos no lo saben.
Pero los equipos que priorizan su trabajo solo por la eficiencia y la productividad se convertirán en especialistas en cosas que pronto serán irrelevantes. Si solo está enfocado en hacer lo que ya hace, pero más rápido y más barato, no tendrá mucho futuro.
En cambio, mientras trabaja para priorizar en el trabajo, mantenga la cabeza en alto y reconozca la importancia de ser flexible con lo que se avecina en el futuro. Trate como alta prioridad enviar exploradores que puedan encontrar nuevos patrones o regresar con información crítica para ayudarlo a adaptarse al futuro.
¡Concéntrate con valentía en el futuro y usa a tu equipo para encontrar el mejor camino!
–
Neil Miller
