Un paso clave para ser productivo es establecer su sistema de gestión de tareas.
Una de tus limitaciones como ser humano es la cantidad de cosas que puedes mantener en tu cabeza en cualquier momento. El cerebro humano es capaz de recordar muchas cosas, pero solo podemos mantener algunas cosas al frente y al centro.
Los pensamientos sobre las tareas entran y salen de nuestra cabeza con mucha lucidez. Llega a trabajar a primera hora de la mañana y trata de concentrarse en su informe semanal. Pero antes de eso, debe cerrar algunas pestañas que tiene arriba que le recuerdan que realmente necesita terminar las diapositivas para una demostración para el cliente.
Limpias las diapositivas y comienzas a regresar al informe, cuando te asalta la sensación de que estás olvidando algo. Revisas tu calendario. Mierda, ¿ese seminario web está programado para hoy? Esboza rápidamente un esquema, pero luego recuerda que Andrea había dicho algo perspicaz en uno de sus grupos de chat que deseaba incluir. Abre esa aplicación, y luego se desata el infierno y ese informe no tiene ninguna posibilidad de realizarse.
Este es tu cerebro
Así es como se construye nuestro cerebro. Podemos concentrarnos en lo que estamos haciendo justo en el momento hasta que se presente una emergencia y luego tenemos que desviar toda nuestra atención. Las tareas saltan aleatoriamente a la cima de nuestra conciencia como una de esas máquinas de bolas de lotería de la vieja escuela.
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Este podría haber sido un buen sistema para el viejo cazador-recolector que intenta mantenerse con vida, pero es bastante horrible para el trabajador de oficina moderno que tiene docenas de cosas para recordar y priorizar.
¿Qué es un sistema de gestión de tareas?
Un sistema de gestión de tareas externaliza todos estos pensamientos aleatorios y evita que su cerebro tenga que almacenarlos y clasificarlos constantemente. En lugar de estar constantemente distraído por las emergencias y los pensamientos que le vienen a la cabeza, puede capturarlos rápidamente y luego clasificarlos más tarde.
Las dos funciones esenciales de un sistema de gestión de tareas
En esencia, un sistema de gestión de tareas debe hacer dos cosas.
- Capture y almacene recordatorios de tareas
- Priorizar tareas
La buena productividad reconoce que sus mejores ideas pueden surgirle cuando ya está siendo productivo en otra cosa. No quiere ignorar esa idea, pero tampoco quiere permitirse el lujo. Necesita una herramienta que le permita tomar esas distracciones casi instantáneamente y ponerlas en un sistema en el que pueda organizarlas más tarde. No debería tomar más de unos segundos.
Las ideas surgen al azar en su cabeza, o de elementos de acción en una reunión, o cuando está trabajando en otra cosa, o cuando está examinando su comunicación.
Su sistema de gestión de tareas es el lugar donde todas estas ideas se encuentran en un solo lugar. Pero si es solo un vertedero de ideas, no es suficiente. También necesita poder ver rápidamente todas sus tareas y organizarlas en función de su importancia y urgencia relativas para que pueda hacer las cosas más importantes primero.
Cualidades de los mejores sistemas de gestión de tareas
1. Universal
No desea una lista en su correo electrónico, un montón de notas adhesivas en su escritorio y luego una aplicación separada en su teléfono para manejar sus tareas. Necesita un sistema maestro que lo contenga todo.
2. Móvil
Seamos realistas, algunas de tus mejores ideas surgen cuando estás en el baño. O en el parque. O en coche. Dicho esto, su sistema de gestión de tareas no debería ser exclusivamente móvil. Cuando sea realmente la hora de trabajar, probablemente no quieras sacar tu teléfono y arriesgarte a distraerte.
3. Conectado
Al ordenar su correo electrónico, es bueno poder simplemente hacer clic en un botón y hacer que vaya inmediatamente a su sistema de administración de tareas. O cuando programe una reunión, para que tenga una opción rápida para asignar una tarea para prepararse para ella. O cuando tiene una discusión en línea para sacar rápidamente una tarea de ella. En este punto, hay muy pocos sistemas que tengan una integración tan profunda con todas sus herramientas, pero solo tener la capacidad de capturar la URL de donde ese trabajo debe realizarse es suficiente.
Beneficios de utilizar un sistema de gestión de tareas
Sabes adónde ir cuando llega el momento de trabajar
Cuando llega el momento de sentarse y trabajar, no carga su correo electrónico ni su aplicación de mensajería. Miras tu sistema de gestión de tareas y empiezas a hacer grandes cosas. El trabajo es lo que sucede cuando realiza todas sus tareas, no solo cuando está sentado en su silla.
Para mí, un gran sistema de gestión de tareas es una herramienta de centrado. Puedo relajarme sabiendo que todas mis ideas y recordatorios están a salvo en un solo lugar. Cuando llega el momento de trabajar, no tengo que pasar por la ansiedad de preguntarme qué debería estar haciendo. Sé lo que tengo que hacer y puedo sentarme y hacerlo. Esto es especialmente útil cuando llego a esa depresión de la tarde y me distraigo fácilmente y necesito algo que me ayude a recuperarme.
Tu sistema de gestión de tareas es el jefe
Una buena parte de lo que probablemente haces en el trabajo está controlado por otras personas a través de reuniones, notificaciones, correos electrónicos y más. Otra gran parte son todas las distracciones internas que enfrenta. Incluso si está concentrado en una tarea, su cerebro todavía está en modo de alerta máxima y consciente de otras cosas que podría estar haciendo. Como acabar con esa tarta de queso en la sala de descanso.
Entonces, ¿quién está a cargo de lo que haces? ¿Otra gente? ¿O tu cerebro de lagarto?
En cambio, cuando deja que un sistema de administración de tareas sea su jefe, es decir, que determine en qué trabaja, puede aprovechar la confianza de que su cerebro superior sabía lo que estaba haciendo cuando priorizó sus tareas.
Haces una barrera entre la comunicación y hacer la mierda
Muchos de nosotros confundimos la comunicación con la realización de tareas. Cuando habla con otras personas sobre el trabajo, rara vez hace las tareas. La comunicación y el diálogo es una parte vital del trabajo, pero no lo es todo. Si pasa la mayor parte del día cambiando entre su correo electrónico y aplicaciones de mensajería, es probable que no esté haciendo mucho.
Cuando te comunicas, es como salir a revisar tu buzón. Es una parte importante del día. Pero no pasa todo el día sentado en el buzón y revisando continuamente para ver si ha llegado algo nuevo. Lo visita solo unas pocas veces, verifica lo que hay y lo clasifica adecuadamente. Luego vuelve al trabajo.
Ya está utilizando un sistema de gestión de tareas
No tiene que crear uno o salir y gastar mucho dinero en tecnología. Principalmente, debe decidir si el sistema que está utilizando es bueno o malo y si puede mejorarlo.
Buenos sistemas que he probado
Un pedazo de papel
Ha habido temporadas en las que simplemente tomo una gran hoja de papel y escribo todo lo que tengo en mente al comienzo del día. Podría destacar las cosas que son de máxima prioridad y luego simplemente trabajar en reducir la lista.
Este es mi sistema predeterminado cuando estoy estresado o cuando realmente necesito concentrarme, como justo antes de comenzar a empacar para un gran viaje internacional. También lo he usado en la oficina simplemente anotando 3-4 de mis tareas más importantes y manteniéndolo a mi lado todo el día. Sigue siendo mi método preferido los fines de semana cuando tengo una amplia variedad de tareas para elegir.
La desventaja de una sola hoja de papel es que puede perderla, es difícil cambiar las prioridades y no puede durar más de unos días hasta que necesite hacer una nueva (no siempre es malo borrarla todo y empezar de nuevo).
Banderas
Para ayudar a priorizar las cosas, puede usar notas adhesivas o banderas para realizar un seguimiento de las tareas. Esto resuelve el problema de la priorización porque crea una sensación kanban en la que puede mover las cosas.
Obtiene un tablero de anuncios y luego escribe sus tareas en las banderas y las coloca en el tablero en orden de prioridad. Las banderas son realmente fáciles de mover (llevando la función de arrastrar y soltar a un nivel completamente nuevo), y se siente muy bien ver un montón de banderas allí sentadas con las cosas que has logrado durante el día.
La desventaja de las banderas es que no se vinculan a sus herramientas digitales como el correo electrónico, y no puede llevarlas consigo fácilmente si está trabajando en una ubicación diferente durante el día.
Hoja de cálculo
Haces una hoja de cálculo simple con el nombre de la tarea, una columna para los enlaces para acceder rápidamente al trabajo y una columna para establecer la prioridad. Si clasifica automáticamente la hoja según la columna de prioridad, tiene un buen sistema que puede capturar, priorizar e integrar bastante bien.
La desventaja de las hojas de cálculo es que, bueno, es una hoja de cálculo y está destinada a deprimirte en algún momento de tu vida. La experiencia del usuario es deficiente y puede ser difícil mantener un registro de todo lo que ha hecho si está eliminando filas.
Software dedicado
Todos tienen alguna herramienta que han probado en algún momento. Aquí es donde te das cuenta de que es algo muy personal qué herramienta quieres usar. Intenté usar Evernote al menos tres veces distintas. Estoy seguro de que la gente no miente cuando dice lo maravilloso que es, pero no lo entiendo. Usé Remember the Milk durante mucho tiempo con cierto éxito. Y probé Todoist y Wunderlist. Todos están bien, pero por lo general son un poco más complejos de lo que quiero.
Usé Google Tasks durante mucho tiempo y su integración con Gmail fue excelente. Pero justo cuando limpiaron la interfaz de usuario, también te obligaron a poder ver las tareas en tu escritorio solo cuando tuvieras tu correo electrónico, lo cual es horrible para las distracciones.
Malos sistemas
Los malos sistemas te hacen concentrarte en el sistema, invitan a la distracción y no te permiten priorizar tus tareas más importantes.
Correo electrónico
¿Alguna vez se envió un correo electrónico como recordatorio para hacer algo? Para. El correo electrónico está diseñado para las distracciones y solo debe usarse como una herramienta para comunicarse con personas ajenas a su empresa. No guarde correos electrónicos en su bandeja de entrada para recordarle que los haga más tarde. No está trabajando cuando está revisando su correo electrónico. Solo está ordenando su comunicación.
Aplicaciones con las que juegas todo el tiempo
Tomará de 2 a 3 días crear un nuevo sistema de gestión de tareas y configurarlo a su gusto, pero después de eso, no debería volver a trabajar en él. Si te encuentras jugando con él constantemente, no es un buen sistema para ti. Dedicar tiempo a su propio sistema de gestión de tareas no es productivo. No se deje engañar.
Ahora, vuelve al trabajo
Tener un buen sistema de gestión de tareas es fundamental para ser productivo. Hay muchos sistemas buenos, pero la mayoría de nosotros estamos atascados en el uso de sistemas descuidados. Sea intencional y cree su propio sistema que funcione para usted.
–
Neil Miller
