«Estoy trabajando» puede significar muchas cosas.
Es posible que esté trabajando en un documento de estrategia con la puerta cerrada. Es posible que se esté abriendo camino a través de una lista de llamadas con el auricular encendido. Puede estar debatiendo ideas en una reunión.
Todo esto es trabajo, pero todas son actividades muy diferentes. De hecho, hay al menos cuatro modos de trabajo muy distintos en los que puede estar cuando trabaja.
Si comprende los modos, usted y su equipo pueden estructurar su día de una manera altamente productiva. Pero si no los conoce, o si los agrupa todos, corre el riesgo de tener algunos problemas graves.
Vea si puede detectar los posibles problemas.
Los 4 modos de trabajo
1. Enfoque
El modo de enfoque significa que estás concentrado en tu trabajo. Sin distracciones, sin mensajes, sin reuniones. Está creando hojas de cálculo, diseñando pantallas, programando módulos o realizando llamadas de ventas.
No hay comunicación con tu equipo. No estás disponible e inalcanzable.
2 disponibles
En el modo Disponible, está trabajando individualmente, pero está de guardia para sus compañeros de equipo.
Puede ofrecer comentarios rápidos sobre un diseño o tomarse un descanso para revisar un correo electrónico antes de que se publique. Está colaborando activamente o está listo para reaccionar a la nueva información que ingresa.
Los mensajes y las notificaciones no son distracciones en este modo. Te ayudan a mantenerte al día con lo que otros están trabajando y cómo puedes ayudar.
3. Comprometidos
En el modo Comprometido, está completamente presente en una conversación sincrónica con los demás. Cualquier cosa que hagas con los demás tiene toda tu atención. El modo comprometido es ideal cuando se inicia un proyecto, se intenta resolver un gran problema o se intercambian ideas.
4. Deshacer
El modo de no trabajar es cuando no estás pensando en el trabajo en absoluto. Puede haber falta de trabajo cuando se toma el día libre. O puede ser cuando está jugando o poniéndose al día con su equipo.
¿Entendiste dónde comienza el problema?
Dos cosas se destacan cuando dividimos el trabajo en estos cuatro modos de trabajo.
La mayor parte de su fuerza laboral está en modo Disponible todo el tiempo
La gente se despierta e inmediatamente revisa sus mensajes. Mantienen las notificaciones de Slack activadas todo el día. Revisan su correo electrónico cada 30 minutos. Se desplazan por las fuentes en caso de que parezca que algo necesita su atención.
En las reuniones, revisan su teléfono y mantienen una pantalla separada que permanece disponible para otros trabajos. Las notificaciones están siempre activadas.
Si están en la oficina, están listos para dejar de trabajar tan pronto como alguien pase y haga contacto visual.
Si necesitan tomarse un día libre, dirán: “Hoy me voy. Contáctame si necesitas algo «.
La mayoría de las personas no solo están en el modo Disponible, sino que también suelen estar en el modo Disponible de solo texto. Manejan discusiones por correo electrónico y mensajes de texto. La comunicación escrita oscurece las emociones. Puede provocar retrasos dolorosos en los que una llamada telefónica rápida de cinco minutos habría resuelto el problema.
Esto es una característica, no un error
Es probable que su lugar de trabajo esté configurado para fomentar y recompensar el modo disponible de solo texto.
La mayoría de las herramientas de software vienen con notificaciones activadas de forma predeterminada. Quieren que pases tiempo dentro del producto. Quieren recordarte constantemente algo nuevo. Cada pantalla te ofrece muchas opciones para distraerte tanto como quieras.
Los hábitos del lugar de trabajo recompensan inconscientemente el modo Disponible. Elogiamos a aquellos que responden con reflejos de chatbot, pero no se detienen a preguntar: «¿Qué estaban haciendo?»
Rara vez felicitamos a la persona que ignoró todos los mensajes para que pudiera completar una gran tarea.
Parece que un modelo de trabajo desde cualquier lugar se inclinaría más hacia el modo de enfoque, pero no sucede. Las personas sienten la necesidad de ser aún más receptivas y estar disponibles y terminan permaneciendo en alerta máxima durante todo el día.
Los efectos dañinos de una mano de obra siempre activa
El modo disponible no es el diablo; hay un lugar adecuado para ello. Pero si su equipo permanece en él todo el día, se agotan, no hacen un buen trabajo y nunca se conectan realmente con sus compañeros de equipo.
Un informe de 2020 de Flexjobs dice que el 42 por ciento de los trabajadores empleados tienen niveles altos o muy altos de estrés. El 40 por ciento ha experimentado agotamiento desde que comenzó la pandemia. Un estudio de MetLife dijo que el 66 por ciento de los trabajadores muestran síntomas que cumplen con los estándares de la OMS para el agotamiento.
La gente trabaja más horas que nunca, pero eso no significa que hagan más cosas. Estar en modo Disponible todo el tiempo da como resultado que las tareas y los proyectos tarden más, ya que hay menos tiempo para concentrarse.
Cuando está abierto a las distracciones, es difícil dar grandes pasos hacia los objetivos clave. Siempre te alejas del trabajo importante.
Si los miembros del equipo están en el modo Disponible en las reuniones, perderá la rara oportunidad de tener ideas innovadoras, comentarios genuinos y conexión.
Cómo construir un lugar de trabajo digital que promueva los cuatro modos de trabajo
Los cuatro modos de trabajo son importantes para una vida laboral saludable, pero la mayoría de nosotros pasamos demasiado tiempo en el modo Disponible. Los líderes de los lugares de trabajo digitales de nivel 5 deben crear un entorno en el que las personas puedan estar de forma segura en los cuatro modos.
Reconoce la realidad
El modo disponible es la transmisión en la que vivimos y la expectativa tácita. La construcción de un lugar de trabajo diferente requiere que nades contra la corriente. Nombra los modos de trabajo, establece un lenguaje común y conviértelo en un tema abierto.
Cada persona tiene una mezcla diferente
La combinación de modos que necesita cada persona depende de su personalidad y responsabilidades. Algunas personas prosperan mejor con una combinación 70-10-10-10 de enfoque, disponible, comprometido y no trabajado. Otros con roles más colaborativos o de apoyo pueden necesitar 20-50-20-10. No fuerce un modelo a todos. Déle a la gente la agencia para elegir lo que les funcione.
Cada día es diferente
Los miembros del equipo deben poder consultar su calendario y decidir la mejor manera de gastarlo. Es posible que algunos días deban tener un enfoque del 80%, pero otros serán más colaborativos. Por ejemplo, un gran lanzamiento o evento significa que la mayoría de las personas deben estar en modo Disponible.
Debería ser fácil pasar al modo Enfoque cuando necesite esconderse o reunirse para entrar en el modo Comprometido.
Pídale mucho más a su tecnología
Utilice software que no se optimice para el modo Disponible. Las notificaciones deberían estar desactivadas de forma predeterminada. La herramienta no debería intentar que pases más tiempo del necesario. No debe colocar insignias o contadores innecesarios en pestañas, computadoras de escritorio o dispositivos móviles.
Si la herramienta no le permite personalizar o programar notificaciones, busque una alternativa. Si no comienza con las notificaciones desactivadas de forma predeterminada, busque una alternativa. Los productos se adaptarán cuando los líderes digitales exijan este tipo de funciones y agencia.
Espere que los humanos estén a cargo de sus notificaciones
Anime a las personas a que adquieran el hábito de buscar información en lugar de esperar que les llegue. Como parte de la incorporación de una nueva herramienta, asegúrese de que las personas sepan cómo controlar las notificaciones.
Poner el ejemplo
La mejor manera de hacer que las personas trabajen en el modo Enfoque es no estar disponible cuando se comuniquen con usted. Modele el comportamiento que espera. Si sus ojos se mueven rápidamente durante una reunión, todos saben lo que está haciendo.
No envíe mensajes fuera de horario
Enviar mensajes a altas horas de la noche hace que los demás sientan que también deberían estar trabajando todo el tiempo. Con un horario de trabajo flexible, es posible que le vaya mejor si trabaja muy temprano o tarde en la noche. Experimente con la programación de mensajes en lugar de enviarlos de inmediato.
Tener mejores reuniones
Cuando valora el tiempo, las reuniones son eventos sagrados . No puedes recuperar ese tiempo y quieres respetarlo. Eso significa que todos deben estar en modo Comprometido. Las personas deben cerrar todas las pestañas no utilizadas y hacer preguntas durante la sesión.
Pero la responsabilidad principal de las reuniones comprometidas recae en la persona que las dirige. ¿Enviaste una agenda con anticipación? ¿Le pediste a la gente que hiciera el trabajo previo? ¿Sigues un horario establecido? ¿Estás documentando cosas? ¿Ha pensado en lo que la gente verá durante la reunión?
Enseñar el modo de enfoque
Es probable que muchas personas de su equipo tengan dificultades para entrar en el modo de enfoque o simplemente no sepan cómo hacerlo. Requiere mucha práctica y consistencia. El modo de enfoque requiere mantener largos bloques de tiempo libres, prepararse con anticipación y luchar con los desencadenantes de distracción internos .
Esto no es algo para lo que estamos capacitados, por lo que es posible que deba ayudar a capacitar a las personas del equipo que desean más ayuda.
Premia y celebra cada modo
Es fácil celebrar cuando alguien responde. Pero, ¿tiene formas similares de alentar a las personas que están muy comprometidas en una reunión? ¿O personas que pueden salir del trabajo? ¿O los que son indiferentes ? Esfuérzate por reconocer a las personas cuando están moviendo uno de los otros modos.
Make Unwork esencial
El modo sin trabajar es muy importante para los equipos digitales. Rara vez tiene la oportunidad de interactuar con personas cuando no hay un objetivo comercial adjunto. Estos no son solo los primeros minutos de una llamada cuando se está poniendo al día con el fin de semana. Este es un bloque de tiempo significativo en el que interactúas como seres humanos divirtiéndose juntos. Podría ser jugar un juego, tener una discusión o experimentar una conexión digital fuera del sitio.
Modos de trabajo para el futuro
Los peligros de estar en modo Disponible todo el tiempo son reales y un lugar de trabajo digital involuntario los exacerba. Como líder digital, es su responsabilidad dejar espacio para los cuatro modos de trabajo y modelar el comportamiento correcto. Encuentre formas de alentar a los miembros del equipo a concentrarse, participar o tomarse un descanso del trabajo sin dejar de estar disponibles entre ellos.
Crédito de la imagen: Thisisengineering en Pexels
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Neil Miller
