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Las reuniones del mañana

Las reuniones son odiadas pero necesarias. ¿Cómo puede la tecnología ayudarnos a tener una mejor cultura de reuniones en el futuro?

Tenemos la suerte de estar experimentando la cuarta revolución industrial donde la tecnología, la digitalización y la inteligencia artificial nos llevan a nuevas alturas todos los días. Lo realmente fascinante de cualquier avance, científico o tecnológico, es que, por lo general, ya existía y el avance es realmente aprender a descubrirlo o usarlo.

Tomemos las reuniones, por ejemplo. La tecnología ha facilitado mucho las reuniones a través de conexiones telefónicas más claras, transmisiones de video para conectarse de forma remota y herramientas de facilitación inalámbricas. Pero lo que no ha cambiado es que todavía necesitamos reuniones. Estas tecnologías no eliminan la necesidad de sentarse juntos con tazas de café en la mano de manera similar a todas las generaciones anteriores a nosotros.

El propósito de una reunión es traer trabajo que no se puede lograr por nuestra cuenta y trabajar juntos para arreglar, asignar, aliviar o resolver algo. Es un engranaje necesario para transportar el trabajo a través de un proceso o de muchos procesos.

Pero, ¿cómo ha mejorado la tecnología las reuniones? Armados con tantas herramientas para reuniones, ¿cómo podemos llevar las reuniones al siguiente nivel? ¿Cómo maximizamos nuestro tiempo? ¿Cómo es el futuro de las reuniones? Sin saltar a un automóvil con Marty hacia el futuro, exploremos estas posibilidades y soñemos con lo que sigue para hacer que las reuniones sean más enfocadas y efectivas y lo que podemos hacer en el presente para lograr un resultado igualmente positivo.

Conectividad remota

Todos deberíamos estar impresionados por el hecho de que podemos levantar un teléfono celular y llamar a alguien del otro lado del planeta. Si bien hemos podido hacer eso por un tiempo, muchos todavía pueden reflexionar sobre un día en el que eso no fue posible para ellos personalmente. Aunque las conexiones son más claras, los teléfonos y el software de video aún dependen de la energía y la conectividad de los servidores y otros factores ambientales que pueden provocar retrasos en el inicio, dificultad para escuchar y la división física de edificios, estados y continentes.

Debemos anticipar que nuestros conjuntos de herramientas remotas mejorarán a pasos agigantados con un mayor uso de sensores, realidad virtual y otros avances que hacen que entrar en una habitación sea el detonante que hace que sea aún más fácil iniciar y ejecutar reuniones, además de proporcionar un entorno más atractivo. .

CÓMO AYUDARÁ ESTO A LAS REUNIONES: Menos esfuerzo para iniciar y llevar a cabo una reunión para que todos los participantes puedan caminar directamente a una sala, física o virtual, y ponerse a trabajar directamente.

HASTA ESE DÍA: Haga todo lo posible por llegar a tiempo, prepare la sala de reuniones y encienda las cámaras para que usted y su equipo estén lo más físicamente juntos posible para lograr grandes cosas.

Grabación, transcripción y aumento de voz

Todos queremos dejar de escribir y escribir, así que continuamos rezando a los dioses de la tecnología de voz para que se apresuren y mejoren aún más la grabación de voz. Ha recorrido un largo camino, pero todos reconocen que todavía está lejos de ser perfecto o lo estaríamos usando todos.

A medida que vemos cómo mejora la grabación de voz para capturar mejor el dialecto, reducir el ruido de fondo y excluir la necesidad de revisiones de precisión de terceros, podemos esperar invitar a Siri, Alexa y otros amigos a nuestras reuniones para que tengan las manos libres.

CÓMO AYUDARÁ ESTO A LAS REUNIONES: Dejar que la tecnología capture las notas de las reuniones y las asignaciones de tareas creará un entorno de manos libres en el que cada persona puede realmente concentrar su capacidad cerebral en resolver problemas en lugar de preocuparse por los errores humanos y la falta de documentación.

HASTA ESE DÍA: Sigue capturando la reunión. Todo lo que se ponga sobre la mesa debe documentarse y considerarse un activo valioso para la empresa, incluidos los objetivos, las decisiones, las acciones y los puntos clave.

Inteligencia artificial y automatización

La IA es genial, aterradora, ilimitada y poderosa, y todos todavía están tratando de decidir cuándo y cómo usarla. Afortunadamente, vemos a los gigantes de la tecnología saltar de cabeza para explorar e implementar el aprendizaje automático y las herramientas para compartir (a un precio) para que el resto de nosotros las usemos también. Los flujos de trabajo y la automatización han existido durante mucho tiempo, pero requieren un esfuerzo para configurarlos, activarlos y monitorearlos.

Además, todo lo que hacemos evoluciona y cambia, por lo que también es necesario cambiar la forma en que automatizamos los procesos y la información. Si bien la IA hace algo del trabajo por nosotros, todavía no lo hace todo. Alguien tiene que inventar y construir los modelos de datos correctos en apoyo del resultado deseado. Los humanos carecen de confianza y controlan el trabajo. Y muchos de nosotros aún no sabemos qué construir o incluso cómo pedirlo. Y luego está el costo de construcción e implementación.

CÓMO AYUDARÁ ESTO A LAS REUNIONES: Los avances en la inteligencia artificial y la capacidad de automatización pueden eliminar el trabajo crítico y ajetreado que crean las reuniones para que más facilitadores y gerentes puedan concentrarse en las personas y el problema para el que es la reunión. Si tenemos datos más rápido para tomar decisiones críticas para el negocio, estamos usando esos datos para tomar esas decisiones o, mejor aún, las decisiones, acciones y notificaciones relacionadas con esos cambios se toman por nosotros. Además, la inteligencia artificial nos ayudará a planificar mejor nuestro tiempo para evitar el exceso de reservas, los retrasos en los viajes diarios, la disponibilidad de habitaciones y cambiarnos automáticamente a la hora y el lugar correctos.

HASTA ESE DÍA: Establezca recordatorios y reserve tiempo para planificar y prepararse para las reuniones. Comparta las agendas con los invitados para que ellos también tengan tiempo de prepararse. Aproveche cualquier automatización que tenga hoy para programar con anticipación, comunicarse y compartir información.

Llevando reuniones al futuro

La tecnología está cambiando casi todos los aspectos del trabajo, pero sus promesas siempre están más lejos en el futuro. Como líderes empresariales, podemos utilizar este tiempo intermedio para evaluar lo que realmente queremos de la tecnología y lo que podemos hacer ahora. Las reuniones siempre tendrán un lugar en los negocios, pero podemos comenzar a eliminar sus ineficiencias hoy y escalar esos esfuerzos mañana.

Heather Hansson es Directora de Producto en Docket , una plataforma de inteligencia para reuniones SaaS que permite y mejora cada etapa de la reunión al crear mejores hábitos de reunión. Le apasionan las personas, los procesos y la personalización para que las personas y los equipos puedan hacer más y mantenerse alineados en cada paso del camino.


Heather Hansson

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