Todo lo que debes saber sobre gestión de expedientes de RH

La guía definitiva de gestión de expedientes de recursos humanos (+3 pasos prácticos para digitalizar la gestión de expedientes en tu negocio)

Gestionar expedientes de Recursos Humanos es uno de los retos más difíciles al administrar tu negocio. 

Por eso debes contar con una metodología y un sistema para administrar el proceso de recopilación de documentos de personal. 

Si tu organización está creciendo y la gestión de expedientes de RRHH se está volviendo tediosa, repetitiva y mecánica…

…en este artículo descubrirás cuáles son los elementos más importantes al gestionar expedientes de empleados.

Descubrirás todos los detalles de Gestión de Expedientes Laborales, como: 

  • ¿Qué es la gestión de expedientes de RH?
  • ¿Qué es un expediente laboral?
  • ¿Cuál es el objetivo del expediente laboral?
  • ¿Qué contiene un expediente laboral perfecto? + 1 descargable
  • ¿Cuál es la importancia del expediente laboral?
  • ¿Cómo armar y gestionar expedientes de Recursos Humanos?
  • El expediente digital personal
  • Y 3 pasos para adoptar la Transformacion digital en la documentación de RH en tu empresa

 

Pero toma en cuenta lo siguiente.

Mientras más empleados tiene tu organización, la gestión de expedientes se torna más compleja y difícil de organizar. 

Por eso este artículo es un recurso que te enseñará cómo centralizar y sistematizar los procesos de llenado de expedientes y la administración de información del colaborador.

Es la guía práctica de Primera Base para apoyar el proceso de gestión de expedientes de RH en tu empresa.

 

¿Qué es la gestión de expedientes de personal?

La gestión de expedientes de RH es la disciplina que se encarga de organizar y administrar los expedientes de personal de una empresa. 

Es una labor indispensable, ya que los expedientes contienen la información más valiosa de un empleado: su historial laboral, sus capacitaciones, sus antecedentes personales y toda la información relevante para su contratación y desarrollo.

La gestión de expedientes de RH es una labor compleja, ya que implica el manejo de una gran cantidad de información. 

Aun así, es indispensable gestionar los expedientes de una manera organizada, ya que de esto depende el correcto funcionamiento de tu empresa.

Un buen sistema de gestión de expedientes de RH permite a la empresa tener un control preciso de toda su información, lo que facilita la toma de decisiones y el correcto funcionamiento de la misma.

¿Qué es un expediente laboral en Recursos Humanos? 

También llamado “expediente personal de trabajador”, “expediente laboral” y “expediente personal”, el Expediente de Recursos Humanos es un conjunto de documentos con la información más relevante de todos los colaboradores de tu empresa. 

El expediente de RH registra toda la interacción del colaborador con la empresa, desde su reclutamiento y selección, hasta la contratación y despido. 

Además, recopila toda la documentación legal y administrativa de tus empleados, para tenerlas en un solo lugar. 

El expediente laboral  recoge todos los datos relativos a la relación laboral de un trabajador y su empresa. 

Aquí se recogen datos como la fecha de ingreso, la forma en que se ha ido desempeñando el trabajador y si ha habido algún tipo de problema o incidencia durante su relación laboral.

Todos estos datos sirven para que la empresa pueda tomar decisiones en el futuro, como por ejemplo, si un trabajador ha tenido problemas en el pasado, es posible que la empresa decida no contratarlo nuevamente.

 

¿Cuál es el objetivo de un expediente personal laboral?

El propósito de los expedientes laborales es facilitar los trámites relacionados con la contratación, permisos, asistencias y ausencias.

Además, recopila los datos personales que permiten tomar decisiones en pro del bienestar de los empleados y de la salud de la empresa. 

Una relación laboral saludable parte exactamente de esto: De una gestión documental sana.

Todos tus expedientes proveen información valiosa de tus colaboradores y su relación con la empresa. 

El objetivo de tus expedientes, es que si mañana haces cambios o rotas empleados en el departamento de recursos humanos, quien llegue a hacerse cargo debe tener toda la información disponible en un solo lugar. 

Así podrás conocer la historia de cada trabajador con la empresa, su trayectoria y desempeño

Más allá de recolectar documentos e información relevante, un expediente de RH sirve como una radiografía: es un instrumento de constante mejora del personal

La misión de los expedientes no está limitada sólo a registrar la información del empleado. Sino que también ayuda a crear un resumen y una vista general de las competencias de cargo, las habilidades del empleado y los puntos de mejora. 

Un expediente laboral bien hecho, no solo tiene información legal y de salud… Sino que contiene un perfil que te permite conocer en profundidad a tus empleados y su desempeño histórico en la organización

¿Pero cuál es la anatomía de un expediente laboral perfecto?

 

¿Qué debe contener un expediente laboral en recursos humanos? Estos son los 4 tipos de documentos esenciales que debes recopilar

Los elementos que integran la construcción de un expediente laboral varían de acuerdo al país donde se origina.

Aun así, hay 3 elementos principales que componen un expediente de RRHH completo. Estos son:

  1. Los datos personales del empleado
  2. La documentación legal y laboral pertinente
  3. Las competencias de cargo
  4. La información personal importante

Hemos preparado un checklist de gestión de expedientes, para que no se te escape ningún detalle. Haz click aquí para descargarlo.

Aquí detallamos uno a uno, con sus variaciones y los documentos más comunes en México y Latam:

 

1. Los datos personales y la documentación del empleado

  • El acta de nacimiento.
  • Su identificación oficial.
  • Los datos de contacto vigentes (dirección, números de teléfono)
  • Comprobante de domicilio.
  • Licencia de conducir, en caso de ser necesaria. 
  • Los datos de contacto de la persona a contactar en casos de emergencia. 
  • Cartas de recomendación.
  • Hoja de Vida o Curriculum Vitae. 
  • Títulos académicos, certificados o diplomas.
  • Pruebas psicométricas pre-contratación. 
  • Credencial INE, o credencial para votar, que sirve como identificación. 
  • La Cartilla de Identidad del Servicio Militar Nacional (SMN)

2. La documentación legal y laboral pertinente

  • La CURP (Clave Única de Registro de Población) que registra a todas las personas que residen en México, nacionales y extranjeras.
  • Retención de descuentos del INFONAVIT (en caso de necesitarlo).
  • Número de seguridad social o NSS
  • El RFC, o Registro Federal de Contribuyentes, que es la clave para identificar a quienes realizan una actividad económica y deban contribuir con el gasto público ante el SAT
  • Constancia Federal de Antecedentes Penales 
  • Datos bancarios del empleado
  • Contrato de trabajo firmado.
  • Información de nómina
  • Solicitudes, permisos, ausencias, incapacidades y vacaciones
  • Pagos, anticipos y préstamos solicitados
  • Memos y circulares al empleado
  • Retenciones (como pensiones o impuestos).
  • Actas administrativas
  • Control de asistencia
  • Activos asignados
  • Movimientos de préstamos y seguro social
  • Amonestaciones
  • Recibo de PTU ( Participación de los Trabajadores en las Utilidades)

3. Las competencias de cargo y el perfil de puesto

  • Descripción de Cargo
  • Habilidades
  • Competencias
  • Examen Médico de Pre-Ingreso 
  • Perfil de cargo
  • Analisis de puesto de trabajo
  • Recibos de nómina.
  • Comprobante de pago de aguinaldo.
  • Comprobante de disfrute de vacaciones y pago de la prima vacacional.

 

4. Información personal importante

  • Libros favoritos
  • Películas favoritas
  • Música favorita
  • Series favoritas
  • Actividades de interés
  • Pastel favorito 
  • Bebida favorita
  • Superhéroe favorito
  • Color favorito
  • Automóvil favorito
  • Animal favorito
  • Deporte favorito
  • Redes Sociales
  • Talla de playera
  • Talla de pantalón
  • Talla de calzado
  • Tipo de sangre
  • Alergias
  • Patologías o enfermedades crónicas
  • Medicamentos
  • Dependientes económicos o beneficiarios
  • Nombre y fechas de nacimiento de familiares
  • Otras fechas importantes (graduacion, matrimonio, etc)

Mantener organizada la documentación de los expedientes de recursos humanos quita demasiado tiempo y horas de trabajo/hombre, que afecta directamente en tus costos.

Y además, no deja a RH hacer lo que debería hacer: Su trabajo. 

Construir relaciones ganar-ganar entre empresa y colaborador. 
Esto comienza con la construcción de un expediente de personal completo.

 

¿Cuál es la importancia de un expediente laboral?

Los expedientes laborales son una parte fundamental de la gestión de recursos humanos de cualquier empresa. Su función es mantener un registro de todos los empleados y su historial laboral.

Además, los expedientes laborales también son importantes para los empleados, ya que les permiten demostrar su experiencia y capacidades a la hora de solicitar un ascenso o nuevo empleo.

En resumen, los expedientes laborales son una herramienta útil tanto para la empresa como para el empleado, por lo que es importante que sean correctamente mantenidos y actualizados.

¿Pero cómo mantenerse al día en el armado y la gestión de expedientes?

 

¿Cómo armar y gestionar expedientes de Recursos Humanos?

Gestionar los expedientes de Recursos Humanos de una empresa puede resultar una tarea complicada y costosa.

Sin embargo, existen algunas formas de simplificar el proceso.

La primera forma de simplificar la gestión de expedientes de Recursos Humanos es mediante el uso de un software especializado como Primera Base.

La plataforma te permite llevar un control preciso de todos los expedientes y está diseñada para facilitar la administración de este tipo de documentos.

También puedes simplificar el proceso de gestión de expedientes de Recursos Humanos con un servicio de gestión documental que se encarga de la administración de todos los expedientes de la empresa. Esto te permititirá ahorrar tiempo y esfuerzo.

Otra forma de simplificar la gestión de expedientes de Recursos Humanos es contratar a una empresa especializada en este tipo de servicios. Estas empresas se encargan de todo el proceso de gestión de expedientes, desde la recopilación de documentación hasta su almacenamiento y archivo.

Y finalmente, puedes optar por gestionar tus expedientes mediante hojas de cálculo y archiveros convencionales. Pero esto NO ES RECOMENDADO porque cuando hay desorden, se tiende a perder la información.

 

Desventajas de gestionar expedientes de personal de forma manual

En tu negocio, el responsable de gestionar expedientes laborales es el departamento de Recursos Humanos.

Aun así, es muy común ver a empresas gestionar expedientes utilizando técnicas desactualizadas. Algunas desventajas de hacer esto, es que:

  • Necesitas espacio físico para almacenar documentos
  • Tienes muchos costos de material de oficina
  • El papel se desgasta con el tiempo
  • Buscar documentos es difícil y gasta mucho tiempo y energía

 

Por eso es importante que tu departamento de Recursos Humanos esté bien organizado y tenga un buen sistema de gestión de expedientes.

De esta forma se podrá garantizar que todos los empleados tengan acceso a su expediente en cualquier momento y se puedan consultar los datos de forma rápida y eficiente.

Así lo hace Primera Base

Aun así, si decides hacerlo de la manera tradicional, la gestión de expedientes resultará un poco más lenta.

Antiguamente, todos los expedientes se tenían almacenado en un archivo físico: impresos en cientos de papeles que debían estar almacenados.

Pero actualmente, gracias a la tecnología, podemos contar con un expediente laboral digital.

Así todos los documentos estarán almacenados digitalmente y se podrá disponer de ellos cuando más se necesite.

 

3 pasos Transformación digital para gestionar expedientes

Ahora que sabes cuáles son los elementos esenciales para gestionar expedientes de RH, puedes dar el siguiente paso:

1. Debes recopilar toda la información que te compartimos en el Checklist del Expediente Laboral Perfecto.

2. Debes documentar los procesos para crear expedientes, de esta manera podrás simplificar y sistematizar tu trabajo.

3. Una vez adoptes un sistema de gestión de expedientes (como Primera Base), podrás tomar mejores decisiones en la compañía, para evitar sanciones administrativas.

Al final del día, la transformación digital es una obligación para cualquier empresa, porque te ayudará a:

  • Centralizar
  • Simplificar
  • Sistematizar
  • Automatizar
  • Y a optimizar

Así podrás construir una organización fuera de serie.

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