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El auge y la caída del correo electrónico, el primer rey del lugar de trabajo digital

Sé que es 2020 y deberíamos estar listos para cualquier cosa, pero me sorprendió mucho ver el correo electrónico nuevamente en los titulares. Con Hey y Superhuman tratando de arreglar el correo electrónico ... de nuevo ... nos preguntamos si todavía vale la pena el esfuerzo. ¿Cómo ha continuado el correo electrónico durante tanto tiempo ...

Sé que es 2020 y deberíamos estar listos para cualquier cosa, pero me sorprendió mucho ver el correo electrónico nuevamente en los titulares.

Con Hey y Superhuman tratando de arreglar el correo electrónico … de nuevo … nos preguntamos si todavía vale la pena el esfuerzo.

¿Cómo ha continuado durando el correo electrónico durante mucho tiempo, a pesar de que todos dicen que está roto y muerto?

El correo electrónico fue increíble

El correo electrónico se introdujo a gran escala entre los trabajadores de oficina a principios de la década de 1990. Se convirtió en parte del conjunto básico de productos digitales que las organizaciones proporcionaron a los trabajadores cuando se unieron. No importa cuál sea su trabajo, tiene un procesador de textos, hojas de cálculo, diapositivas y correo electrónico.

Y vaya, el correo electrónico fue genial.

Tenía tres cosas a su favor:

1. La comunicación de texto asincrónica era muy lenta antes del correo electrónico. Si desea enviar un mensaje a alguien para que lo lea en su tiempo libre, puede llevar desde una hora hasta algunos días. Pero el correo electrónico hizo posible enviar ese mensaje instantáneamente a personas y grupos grandes.

2. Fue muy fácil de usar. Todos en la oficina podrían resolverlo. Incluso ese chico.

3. Podría conectarse con personas ajenas a su organización de forma privada. Siempre que tuvieran una dirección de correo electrónico, eran accesibles.

El correo electrónico era tan fantástico que empezamos a pensar: «Bueno, ¿qué más puede hacer este idiota?»

Cárgalo

Resulta que puedes hacer mucho con el correo electrónico.

Puede usarlo como un sistema de administración de tareas, un recordatorio de todas las cosas que necesita hacer (¡envíe un correo electrónico si necesita recordar algo!).

Puede almacenar documentos, archivos adjuntos o información importante en un archivo.

Puede utilizar un correo electrónico grupal para sustituir las reuniones del equipo.

Puede gestionar toda la comunicación en un proyecto.

Puede enviar solicitudes de licencia, órdenes de compra y otros procesos estándar.

Puede presionar constantemente el botón Enviar / Recibir para crear una conversación casi sincrónica de mensajes cortos.

Todos saluden al rey

De hecho, encontramos que el correo electrónico era tan útil que comenzó a devorar toda la tierra en los días en que el lugar de trabajo digital era un país despoblado. El correo electrónico dominó tanto la colaboración como la gestión del trabajo.

El correo electrónico ganó tanto terreno que se convirtió en el primer rey del lugar de trabajo digital. Cada parte del trabajo comenzó a girar en torno a ella. Podría pasar todo el día en su cliente de correo electrónico y terminar sintiendo que ha tenido un gran día.

Pero el rey es débil

Cuanto más apilamos el correo electrónico, más gente empieza a odiarlo.

Los recuentos no leídos comenzaron a crecer hasta triplicar y cuadruplicar dígitos. El marketing por correo electrónico despegó y, de alguna manera, obtener una tasa de clics del 1% se convirtió en un éxito fenomenal. Los correos electrónicos se perdieron. Los proyectos se retrasaron. Se ampliaron las conversaciones.

Radicati Group estima que se envían más de 306 mil millones de correos electrónicos TODOS LOS DÍAS en 2020. La investigación de Adobe sugiere que los trabajadores pasan más de tres horas revisando el correo electrónico todos los días.

No puedes liberarte. Necesita correo electrónico. Tienes que tenerlo.

Tres razones por las que el correo electrónico resultó ser una regla de lugar de trabajo digital horrible

1. Fue diseñado para manejar un caso de uso

El correo electrónico se creó para manejar la colaboración textual asincrónica. Cuando te estiras más allá de eso, se rompe.

Cal Newport sugiere que los correos electrónicos asincrónicos son un pobre sustituto de situaciones en las que una llamada telefónica rápida hubiera sido mejor. También reconoce que la construcción de consenso es difícil. Si alguien no responde a una decisión, ¿está renunciando a la responsabilidad, está pensando o escribiste mal su dirección?

Más allá de los problemas de colaboración, el correo electrónico nunca estuvo destinado a gestionar la gestión del trabajo.

Correo electrónico incorrecto en la gestión de tareas.

El correo electrónico es malo para almacenar documentos y una comunicación duradera.

El correo electrónico es malo para la gestión de procesos.

El correo electrónico es malo para la gestión de proyectos.

Es malo, no por la tecnología o porque necesite un lavado de cara, sino porque nunca se pensó que hiciera estas cosas.

Krish Ashok de TCS dice: “Correo electrónico o Slack o Teams: no están necesariamente diseñados de una manera que sea realmente saludable para nosotros a largo plazo. No estamos diseñados para nadar en un océano de notificaciones y ser bombardeados implacablemente con aplicaciones que quieran captar nuestra atención.

2. Otras tecnologías tardaron en ser más fáciles de usar

El correo electrónico tuvo una sólida ventaja de 10 a 20 años en otras tecnologías cuando se trataba de administrar otros tipos de trabajo. Las herramientas de gestión de proyectos, tareas, procesos y casos tardaron mucho en simplificarse lo suficiente como para que un trabajador de oficina común pudiera utilizarlas sin ningún tipo de formación. Esa ventaja obligó a la mayoría de las personas a confiar en el correo electrónico para obtener cosas adicionales.

3. Y es por eso que no tenemos cosas bonitas.

Pero en realidad no es culpa del correo electrónico. Esto es lo que hacemos. Pantalones de yoga, col rizada, Michelle Obama, tablas de charcutería… todas estas cosas tienen un papel específico en nuestra sociedad, pero queremos que lo hagan todo.

El problema con el correo electrónico es realmente nuestro problema. El correo electrónico se creó para manejar una faceta del trabajo y lo obligamos a hacer todo lo posible.

Imagínelo de otra manera. El correo electrónico tiene la misma función que un buzón, ¿verdad? Entonces, ¿qué pasaría si el buzón físico fuera de su hogar tuviera una actualización digital masiva y, de repente, pudiera recibir cartas al instante? Cambiaría de revisarlo una vez al día a revisarlo 5, 10, 20 veces al día. Eventualmente mueves tu silla hacia afuera. Luego sacas la televisión y preparas la cama.

Esto es lo que hicimos con el correo electrónico. Construimos todo un lugar de trabajo en torno a algo que nunca tuvo la intención de ser el centro. Y cuando nos dimos cuenta de lo que habíamos hecho, ya era demasiado tarde.

El invierno ha llegado

A medida que el trono del correo electrónico continúe derrumbándose, ¿qué pasará? La batalla por el corazón del lugar de trabajo digital tiene tres posibles resultados.

Línea de tiempo # 1: La joven rebelde promete que será una mejor gobernante.

Antes teníamos un rey, ¡así que busquemos uno mejor! Uno que sea más rápido, más moderno, más fácil de usar y resuelva otro problema específico.

Esta es Slack, et al, amigos.

Al igual que la generación anterior, si lo dejamos a nuestros propios dispositivos, intentaremos exprimir hasta el último gramo de bondad de Slack hasta que esté seco. Una herramienta como Slack es excelente con métodos de colaboración e integraciones ampliados, pero simplemente no está diseñada para manejar la mayoría de los sistemas de administración del trabajo y eventualmente nos encontraremos con los mismos problemas.

Línea de tiempo n. ° 2: El reino se divide en pequeñas ciudades-estado.

A esto se le llama el mejor enfoque de su clase. Encuentra la mejor herramienta posible para cada trabajo a realizar. Esto es atractivo para las organizaciones que se han quemado por obligar a las herramientas a hacer más de lo que debían hacer. Pero esto también crea un mapa imposible de navegar. ¿Qué herramienta usas para qué situación? ¿Quién gestiona todos los datos? ¿Qué pasa si las herramientas separadas no funcionan bien entre sí?

Línea de tiempo n. ° 3: reconstruimos el castillo en función de lo que realmente necesitamos.

Esto puede parecer lo menos práctico, pero si está comenzando un nuevo lugar de trabajo digital que desea durar, es por donde debe comenzar. En lugar de depender de herramientas individuales, busque plataformas que fueron diseñadas originalmente con los complejos problemas del lugar de trabajo digital en mente.

Esto significa reescribir la constitución. Significa encontrar una plataforma que pueda manejar muchos tipos de colaboración y gestión del trabajo a la par con las otras soluciones de puntos líderes que existen.

¿El correo electrónico muere en un lugar de trabajo digital?

El correo electrónico todavía tiene una vida larga y saludable por delante. Actualmente, sigue siendo la mejor herramienta para permitir que personas ajenas a nuestra organización nos envíen un mensaje. Puede ser realmente bueno en eso con protección avanzada contra correo no deseado, filtrado, discusiones encadenadas y más. Pero una vez que comience a usarlo por más de lo que fue diseñado, comenzará a descomponerse.

Deje que el correo electrónico haga lo suyo, pero es hora de destronarlo oficialmente y reemplazarlo por algo mejor.


Neil Miller

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