Bienvenido de nuevo a Work Minus, donde estamos hablando de lo que debemos eliminar de la forma en que vemos el trabajo hoy y con qué debemos reemplazarlo. El invitado de hoy es Mike Knoop, cofundador y director de producto de Zapier. Muchas gracias, Mike, por estar en el programa.
Si. Gracias, Neil, por invitarme. Feliz de tener una pequeña charla hoy.
Mike, el episodio de hoy lo llamamos Work Minus HQ. Zapier, por supuesto, es famoso por muchas cosas, pero una cosa es la cultura remota que haces. Vamos a profundizar un poco más en eso. Quiero comenzar con una pregunta de ¿este tipo de plan de trabajo remoto siempre fue parte de lo que iba a ser Zapier o se desarrolló con el tiempo?
Esa es una muy buena pregunta. Entonces, como dijiste, soy uno de los tres cofundadores. Los dos cofundadores son Brian y Wade. Cuando empezamos, Zapier era un proyecto de noches y fines de semana. Comenzamos los fines de semana de inicio en 2011, obtuvimos un impulso inicial y decidimos comenzar a trabajar en ello. Todos teníamos trabajos diurnos y yo todavía era un estudiante de tiempo completo en ese momento. Entonces, en ese entonces, la única vez que realmente podíamos trabajar en eso era después de las 5:00. Y en ese momento, a menudo estábamos en nuestros apartamentos o yo estaba en el campus y simplemente estábamos trabajando de forma remota. Nos mudamos a California para ir a YCombinator en 2012 y ese fue el único período de la historia de la compañía en el que estamos todos juntos en un solo lugar. Ese es uno de los requisitos de su programa: tenía que salir, mudarse a California. Eso funcionó bastante bien donde todos fuimos superados. Pero después de que terminó el programa, mi novia y ahora esposa, estaba terminando la escuela de leyes en Missouri, que es donde Brian, Wade y yo nos conocimos. Y entonces volaba de ida y vuelta dos veces al mes entre Missouri y California.
Y ese fue también el momento en que fuimos a empezar a contratar. Y las personas que queríamos comenzar a contratar eran, sabíamos que no podríamos conseguir que se fueran a California. No tenían ningún interés en mudarse a California. Esa fue una especie de decisión inicial, como que ya hemos estado trabajando de forma remota en esta cosa de noches y fines de semana. Lo hemos visto funcionar. Las personas que queremos contratar no están aquí, así que sigamos haciéndolo de esta manera. No diría que fue súper intencional. Fue más como darme cuenta de que, oye, así es como estamos trabajando. Funciona muy bien. Para empezar, esa es una elección más pragmática, honestamente. Y desde entonces, creo que hemos visto todos los beneficios del control remoto, pero la realidad, definitivamente fue una elección más pragmática.
Creo que muchas de las empresas, como dijiste, han experimentado con el trabajo remoto en un determinado proyecto, al igual que tú habrías visto los inicios de Zapier. Como dices, está bien, tal vez esto funcione aquí, pero tenerlo desde el principio como parte de la cultura es una toma muy interesante. Entonces, a medida que ustedes han crecido, ¿ahora tienen más de cien personas?
Si. 130 según nuestro último recuento. Quizás cerca de 140 hoy. Siempre depende de cómo cuente, si cuenta cuando las personas comenzaron o después de que acordaron comenzar.
Entonces, a medida que creció en eso y se convirtió en una empresa más establecida, ¿alguna vez ha dudado de este plan de trabajo remoto? ¿Hubo un momento en el que sentiste que, tal vez, oye, estuvo bien mientras duró, pero realmente necesitamos llevar a todos al mismo lugar?
Buena pregunta. Creo que es de lo que estamos hablando, por qué trabajas de forma remota. ¿Cuáles son los grandes beneficios de esto? ¿Cuáles son las desventajas? Y, por lo general, el mayor inconveniente que debe resolver con el trabajo remoto es la comunicación. Todo lo demás se vuelve bastante fácil. La comunicación es realmente la más importante. Ya he dicho esto antes, pero en la mayoría de los espacios compartidos, cuando trabajas junto con alguien, lo predeterminado es que te acerques y lo toques en el hombro. Su defecto es que tengo este vínculo realmente alto con la interacción de alta disrupción con mis compañeros de equipo. Mientras que en remoto, es todo lo contrario. El valor predeterminado es que las personas no se hablan entre sí y tenemos que pasar mucho tiempo entrenando a nuestros compañeros de equipo para que se sientan cómodos hablando en los canales de Slack o donde sea, incluso si no están muy seguros de quién está en el otro. al final de ese canal, sólo para ayudar con las asincronicidades de la organización, dada la cantidad de zonas horarias diferentes en las que estamos. Esa es la única cosa realmente importante que tienes que resolver.
Y, al principio, cuando no los habíamos descubierto, ciertamente había obstáculos que teníamos que superar para resolver este tipo de cosas. Requiere contratar a un cierto tipo de persona que se sienta cómoda trabajando de esa manera y, en los primeros días, no habíamos averiguado muy bien en qué se encontraban aquellos que les gustan los valores culturales. Los descubrimos rápidamente y creo que es útil hablar sobre algunas de esas cosas.
Nuestro valor principal y número uno en la organización es un valor predeterminado para la acción. Y la razón por la que tomamos esto es un valor es en el trabajo remoto, no tienes a nadie sentado a tu lado, mirando tu pantalla todo el día. No hay nadie monitoreando. Lo único que nosotros, como organización, miramos es qué hacen las personas o cuál es su resultado. Y queremos animar a la gente a que no se bloqueen, básicamente. Entonces, si estás en una zona horaria diferente y estás trabajando con el compañero de equipo que está fuera de línea durante el día, no queremos que la gente se atasque y diga, oh, no puedo hacer nada hasta mañana. Realmente queremos alentar a las personas a que resuelvan los problemas por sí mismos y actúen de forma predeterminada para hacer las cosas.
Y otro, tenemos por defecto la transparencia. Una vez más, como organización, no funciona si las personas no comparten la información que necesitan para que otras personas hagan lo que necesitan hacer, para hacer su trabajo. Así que esta es una especie de combinación de algunos de nuestros valores culturales realmente básicos que ayudaron a resolver algunos de esos problemas de comunicación, y los descubrimos con bastante rapidez a medida que comenzamos a escalar la organización. Por supuesto, el beneficio número uno del control remoto es que puedes contratar a las mejores personas en cualquier lugar. No estamos limitados por a quién podemos convencer para mudarnos a California. No tenemos que tomar esa incómoda elección de, ah, tenemos dos buenos candidatos. Uno puede moverse, uno no puede. ¿Cómo decimos que sí? Solo podemos decir, sí, eres la mejor persona y queremos hacerte una oferta. Y la mayoría de las veces, terminamos obteniendo las mejores personas. Así que ha funcionado realmente muy bien.
En su experiencia, habló sobre estos valores culturales que las personas deben tener. ¿Ha habido ocasiones en las que contrató a alguien que tenía el talento adecuado pero que simplemente no podía adaptarse a la cultura del trabajo remoto?
Ciertamente ha habido personas que se adaptan más rápido que otras, es lo que diré. Hay muchas personas con las que hablamos que son un poco escépticas sobre el trabajo remoto. Puede que no lo hayan hecho en el pasado. Solo han trabajado en toda su carrera en empresas coubicadas. Y hemos tenido varios de esos compañeros de equipo que terminaron uniéndose a Zapier con ese elemento de escepticismo. Pero están conociendo los beneficios del control remoto, pueden decidir su propio horario, la flexibilidad que conlleva, ya no tener un viaje diario y seguir adelante y probarlo, y casi universalmente, tres meses en el trabajo, todos elogian. sobre eso. Así que creo que definitivamente hemos tenido compañeros de equipo que se han adaptado más rápido que otros a ese proceso y lo rápido que lo integran en su vida, porque requiere un pequeño cambio de vida, especialmente si eres un extrovertido fuerte.
Les digo a todos los candidatos que se postulan a nosotros, realmente no pueden usar su empresa como su familia en un entorno remoto. Ciertamente, hacemos todo lo posible para inculcar un buen sentido de la cultura a través de Slack. Es como el enfriador de agua de nuestra oficina. Pero realmente necesitas una red fuera del trabajo. Vas a necesitar familia o vas a necesitar amigos o una actividad deportiva o un grupo religioso o lo que sea en tu comunidad local o algo así. Vas a necesitar esa red porque, de lo contrario, no vas a lograr que esa pieza se cumpla solo con el trabajo. Y eso es algo en lo que algunos de nuestros compañeros de equipo más extrovertidos han tenido que trabajar es darme cuenta de que, oh, sí, una gran parte de mi vida eran las personas que veía todos los días en el trabajo y tener que ser muy intencional para complementar eso con otras redes en sus comunidades.
Es realmente interesante asegurarse de que la gente tenga esas otras comunidades que están allí, esos otros círculos de amigos porque es verdad. La mayor parte de nuestro tiempo, lo pasamos en la oficina y luego conocemos a esas personas, se convierten en nuestros amigos, jugamos softbol con ellos. Esas son las personas que vemos todo el tiempo. Pero cuando está a distancia y solo se concentra en hacer las cosas, puede ser amigable y bromear y hablar y charlar. Pero en términos de comunidad real, necesitas algo más.
Y esto tampoco quiere decir que no tengamos tiempo en persona. De hecho, creo que el tiempo en persona es realmente importante y valioso para la organización. De hecho, acabamos de regresar de nuestro retiro bianual de Zapier, donde transportamos a todos en toda la compañía, a las 130 personas, a algún lugar. Acabamos de regresar de Hilton Head, Carolina del Sur. Estos retiros son muy importantes para generar empatía en la organización. Te permite escuchar las voces de otras personas. Y creo que esto es algo que se pierde en el texto cuando ves un mensaje enviado y Slack o en algún lugar en línea y no puedes escuchar la voz de la persona, quien lo dijo, en tu cabeza, inmediatamente hay como esta desconexión y como que podría por defecto pensar en las peores intenciones. Y cuando puedes escuchar su voz, es mucho más fácil en tu cabeza que incluso me guste, sé cómo habrían dicho esa palabra o frase. Agrega mucha más empatía y le permite asumir la mejor intención de todas las interacciones en línea y eso ayuda a retener realmente las culturas de la organización. A medida que crecimos mucho, nos aseguramos de que las personas asuman una intención positiva en todas partes de la organización. Un mensaje breve no tenía la intención de ser como un mensaje breve. Eso fue como si tuvieran poco tiempo ese día o lo estuvieran escribiendo en su teléfono o algo así.
Si. Hable un poco más sobre la distinción entre los tipos de comunicación cuando se trata de una versión de solo texto o una llamada telefónica o una videoconferencia y en persona. ¿Cómo decides cuándo ascender en esa cadena?
Volvemos a tener que alentar a las personas a comunicarse en exceso en los canales de texto. Para mí, me gusta ver algunos tipos diferentes de comunicación que ascienden por la cadena del ancho de banda. Hablábamos antes de que, en persona, en la parte superior, obtienes un nivel muy, muy alto de ancho de banda. Puedo usar la comunicación no verbal. Puedo usar el lenguaje corporal, la comunicación facial. Pero es una distracción muy alta. Tengo que tener toda tu atención y es de mala educación que mires para otro lado. En el otro extremo, que es donde comenzamos con el control remoto, no hay comunicación o simplemente no se habla. El tipo de los dos que están en el medio, subiendo desde cero, es que solo tienes un chat de equipo o un chat de texto. Entonces, esto podría ser enviar un correo electrónico, enviar un mensaje de Slack, escribir una publicación y compartirla con alguien.
Y luego, el siguiente a partir de ahí es que todos podemos hacer llamadas de video o audio. Y una de las cosas que sucede y me encanta decir que en realidad hay una heurística, animo a otros compañeros de equipo en Zapier a usar, que si usas Slack antes, es posible que conozcas esta función que tienen, llamada «Varias personas están escribiendo …» De hecho, creo que todo su blog se llama así. Pero la idea es que si muchas personas están escribiendo en un canal de Slack al mismo tiempo, colocan este pequeño indicador que te permite saber como, «Oh, hombre, este es el tema candente». Y los animo, si ven eso, eso es casi lo primero en lo que deben pensar cuando vean ese mensaje es quizás debería haber una videollamada. Porque a menudo, lo que eso significa es que estamos en un tema que tiene muchas opiniones y probablemente vamos a pasar unos 30 minutos hablando de esto en Slack. Como mínimo, distraerá a la gente durante unos treinta minutos y ya sabes cuántas personas se van a involucrar en esta conversación. A menudo, puede resolverlo mucho más rápido, de cinco a diez minutos, elevándolo a una videollamada. Y luego, cuando hayas terminado, haz que la persona que inició la videollamada la resuma en la sala de chat de Slack. De esa manera, cualquier otro compañero de equipo que venga y en una zona horaria asincrónica, puede ver oh, hubo un tema aquí, se discutió en video y aquí estaba el resultado. Esto es como un truco de eficiencia, esencialmente, saber que sabes cuándo avanzar en lugar de atraer a diez compañeros de equipo diferentes para una conversación de una hora durante todo el día.
¿Por qué no hablas también de la otra jerarquía que mencionaste, que es la diferencia entre un canal como Slack en el que tienes muchos mensajes instantáneos rápidos y luego la necesidad de documentar una conversación, para poner eso en alguna parte? porque si pones eso en Slack, entonces se pierde. Entonces, ¿cómo manejan eso?
Esa es una gran pregunta que abre el tema de qué herramientas realmente usa Zapier en el día a día. Usamos, esencialmente, tres, tal vez cuatro herramientas principales que impulsan casi toda la comunicación en la organización frente a Slack. Hemos estado hablando de Slack como realmente nuestro enfriador de agua de oficina para el día a día. También es donde se hace y se habla de la mayor parte del trabajo. Tenemos otra herramienta que se llama Quip, para hacer toda nuestra documentación. La idea de Quip es que es una documentación estática de formato largo que no se distribuye como un feed. Slack tiene este tipo de vista de noticias en tiempo real. Quip no lo hace. Hay un directorio de carpeta. La organización está estructurada para ello. Así que casi todos los procesos internos de nuestra empresa, nuestra guía sobre cómo configurar su entorno de desarrollo, nuestra guía sobre cómo realizar reembolsos y atención al cliente, todo eso está documentado en Quip y organizado allí.
Tenemos otra herramienta llamada Async. En realidad, esta es una herramienta que construimos nosotros mismos. Es esencialmente un blog interno. La forma en que me gusta describir Async es como la versión de pensamiento lento de Slack. Está el libro Thinking Fast and Slow, donde hay dos modos de comunicación. ¿Estás en modo de reacción rápida pensando dónde está respondiendo tu cerebro de primates? ¿O estás en modo de pensamiento lento donde está el lóbulo frontal de tu cerebro, estás pensando muy pensativamente y poniendo mucha intencionalidad en lo que estás diciendo? Y Slack, de hecho, lo diseñamos para que se use lentamente. No quiere decir que sea malo de usar, pero no tiene chat en vivo. No hay actualización automática. Lo diseñamos para tratar de informar y animar a las personas a que dediquen tiempo a pensar de forma reflexiva. E incluso a través del tamaño de los cuadros de texto que tenemos, son grandes en la página para fomentar el contenido de formato más largo en lugar de hacer riff fuera de la parte superior de su cabeza de tipo de contenido. Así que esos son los tres pilares de cómo ocurre toda la comunicación basada en texto en Zapier. Tienes dos que están limitados en el tiempo. Tanto Async como Slack, alimentan eso. Y luego Quip es una especie de documentación estática permanente a la que un nuevo compañero de equipo, si está buscando descubrir algo, puede consultar.
Habla un poco más sobre el problema de la zona horaria que surge. Porque si tienes gente trabajando de forma remota y dijiste que puedes conseguir a las mejores personas, la mejor persona podría estar en el otro lado del mundo, literalmente a doce horas de distancia. Entonces, ¿cómo manejas eso? ¿Le pides a la gente que trabaje en momentos similares, o se superponen, o qué haces?
Esta es una gran pregunta. Mi opinión sobre esto también ha cambiado un poco a lo largo de los años, por lo que probablemente sea una pregunta mejor. Así que originalmente, supongo, debería comenzar diciendo que Zapier no tiene un horario estándar. No hay ninguna expectativa de que todos trabajen de 5 a 9, incluso si estás en la misma zona horaria. Damos a las personas la flexibilidad de elegir y establecer sus propios horarios. La pieza que a menudo alentaré a los compañeros de equipo a hacer es mirar a sus compañeros de equipo inmediatos, y solo depende de la parte de la organización en la que se encuentre, por supuesto. Pero para usar un ejemplo, tal vez tome a un ingeniero que tiene un compañero de equipo inmediato, tal vez el gerente de producto y un diseñador con el que están trabajando. Y los animo a que intenten encontrar entre dos y cuatro horas de superposición por día en sus horarios. Esto no es perfecto. No siempre podemos conseguir esto, pero descubrí que es realmente muy útil tener un par de horas en las que esos compañeros de equipo programan estar en línea al mismo tiempo para que puedan desbloquearse entre sí y pasar tareas de uno a otro. Esto realmente destaca uno de esos.
Cuando funciona perfectamente, uno de los beneficios del trabajo remoto, que es como si el sol nunca se pone. Puede tener un ingeniero trabajando en una especificación, o tener un gerente de producto trabajando en una especificación, entregársela al diseñador para que cuando se despierte al día siguiente, puedan ejecutarla y luego entregársela al ingeniero que se despierte. en su zona horaria y lo construyen. Y puedes comprimir zonas horarias. No siempre funciona de esa manera, pero se puede ganar algún tipo de eficiencia si realmente puedes reducir esas piezas móviles con las zonas horarias. De todos modos, inicialmente estoy animando a las personas a superponer estas zonas horarias. Y luego, más allá de eso, no pusimos muchas restricciones o controles en la organización sobre cómo funcionaban las zonas horarias o quién trabaja bajo qué equipos. Y esto funcionó bastante bien. Nos llevó desde equipos de productos cero hasta donde estamos hoy, que eran siete u ocho en tres áreas diferentes de la organización. A medida que crecemos, la opción se nos ha abierto. Y esto era algo que simplemente no podíamos hacer en los primeros días. Pero ahora, debido a que tenemos suficientes compañeros de equipo en suficientes zonas horarias, podemos comenzar a ser un poco más intencionales en la organización y el personal de los equipos en diferentes lugares del mundo. Como dije, esto es algo que no podíamos hacer antes. Sería genial si probablemente pudiéramos haberlo hecho. Y estamos empezando a ver que hay algunos beneficios de tener personas que están en ciertas partes del mundo juntas en el mismo equipo. Simplemente establecer zonas horarias y superponerse es mucho más fácil. Y es como, oh, tratemos de asegurarnos de que todos los empleados aquí trabajen en horario de Europa Central o en el horario de la costa este de EE. UU. No es perfecto, pero a medida que crecemos, eso ha sido algo que ha abierto sus puertas y lo hemos aprovechado varias veces.
Bueno, Mike, estamos hablando de Work Minus HQ. Así que la sede siempre es como, bueno, esa es la gran oficina en el centro, en el tipo de penthouse. Zapier no tiene una oficina central. Entonces, ¿cómo afecta eso a su cultura laboral? Cómo ustedes hacen las cosas cuando la gente piensa, está bien, la gente sentada alrededor de la junta está tomando las decisiones. También están haciendo video chat. También se recopilan en este tipo de canales. ¿Cómo influye ese elemento de no tener ese poder central de toma de decisiones, con eso también disperso, cómo impacta eso en tu cultura?
Buena pregunta. Entonces, aunque no somos remotos, Zapier sigue siendo una organización administrada de manera muy tradicional. No es como Valve, donde nadie tiene títulos, todos tienen el mismo nivel. Todavía tenemos ejecutivos de nivel C. Contamos con un equipo de gestión de liderazgo. Tenemos gerentes. Ejecutamos el libro de jugadas muy tradicional, clásico y conocido que publica el podcast Management Tools , que es otro excelente. Entonces, desde esa perspectiva, las cosas no son muy diferentes. No se siente muy diferente pasar de una organización típica a operar dentro de Zapier. Se sentirá bastante similar. Lo que tenemos que hacer como equipo de liderazgo, y la carga para nosotros, más de lo que sería en otro entorno empresarial, es porque hay menos visibilidad allí, tenemos que ser más intencionales en cuanto a la transparencia en la planificación.
Así que acabamos de terminar nuestra planificación para 2018, terminada aquí a principios de enero. Y ese fue un proceso que dirigí desde que comenzó a mediados de diciembre hasta principios de enero. Acabamos de configurar un canal público de Slack para ello. Todos fueron invitados a unirse a ese canal de Slack si querían prestarle atención. Todos nuestros gerentes de producto utilizan este lugar único para comunicarse sobre los planes en los que estaban pensando y los problemas que tenían. Y la razón principal por la que tuvimos que hacer esto es porque muchos de esos planes se superponen entre sí. A medida que crecemos, se vuelve más importante asegurarse de que las personas que toman decisiones tengan visibilidad de las otras personas que toman esas mismas decisiones, especialmente cuando esas decisiones se superponen. Este elemento de transparencia, creo, es la forma en que abordamos la visibilidad.
Mike, terminemos con esta pregunta. Ambos en dos lados. Uno, algunos consejos de una empresa que ha estado haciendo esto durante varios años sobre el trabajo remoto. Dar consejos a alguien que está iniciando una nueva cultura de puesta en marcha que quiera trabajar a distancia. Y luego también, déle la vuelta a eso y díganos algunos consejos para alguien que esté trabajando en un espacio muy establecido y coubicado que quiera experimentar con esto. ¿Cuáles son algunas de las cosas que les dirías a esas dos personas?
Gran pregunta. El primer consejo para la persona que quiere iniciar una nueva empresa remota, aprenda de alguien que lo haya hecho antes. Cuando comenzamos, había algunas organizaciones mejores que nosotros que trabajaban a distancia. Basecamp estaba haciendo remoto. Automatic es una gran empresa que trabaja a distancia. Mozilla tiene muchos componentes remotos. Aprendimos mucho de ellos. Hemos tratado de pagar esto un poco. Escribimos una guía completa para el trabajo remoto . Si utiliza la Guía Zapier de Google para el trabajo remoto, encontrará un libro electrónico que escribimos. Es un consejo gratuito. Para alguien que está en una empresa de ubicación conjunta y está considerando agregar una pieza remota, es muy, muy difícil dividir la diferencia. Es muy difícil agregar una o dos personas de forma remota porque la cultura de la oficina no suele estar configurada para respaldarla. Lo mejor que se puede hacer aquí es realmente apostar más que una sola persona. Si estás en un proceso de contratación, estás como, oh, realmente queremos contratar a esta persona, pero todo lo que pueden hacer es remoto, vas a tener un momento realmente difícil con esa persona y probablemente no vayas para estar preparado para el éxito. Mi mejor consejo es que sea intencional. Intente identificar un equipo, un equipo completo que podría decir que opere de forma remota y déjelos operar de forma autónoma como una unidad remota. Déles la toma de decisiones porque, a menudo, esa es la primera pieza que se vuelve a centralizar y creo que encontrará el éxito en ese camino.
Bueno, fantástico. Mike, muchas gracias por unirse al programa. Hemos estado hablando de Work Minus HQ y ha sido fascinante hablar contigo.
Gracias, Neil. Te lo agradezco.
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