En la era de las reuniones digitales , no es sorprendente ver a la gente apagando su video para tomar una siesta o ejecutando una actividad secundaria de eBay en otra ventana abierta.
Es fácil culpar a la capacidad de atención, las distracciones o los problemas inherentes al trabajo remoto. Pero la raíz del problema probablemente no esté en la persona que está sentada durante la reunión.
La principal razón por la que los asistentes se quedan dormidos o pierden interés en una reunión es porque están aburridos . Entonces, ¿cómo puede hacer que las reuniones virtuales sean más interactivas? Comience preguntando por qué la gente se aburre con sus reuniones en primer lugar.
Por qué la gente se aburre durante su reunión
Si desea involucrar a los participantes de reuniones remotas, no puede conformarse con fondos divertidos y caras de gatos tontos. Estos pueden tener su lugar al agregar algo de diversión aquí y allá, pero si sus reuniones son aburridas, estos trucos solo agregarán uno o dos minutos de pequeñas sonrisas mientras la reunión continúa.
Como organizador, debe admitir su participación en permitir que las reuniones aburridas ocurran. Aquí hay algunos lugares para comenzar.
Estás volando tu agenda
Las reuniones aburridas nacen cuando el organizador no planifica la agenda antes de la reunión. Para que la reunión virtual sea más interactiva, convierta todos los elementos de su agenda en preguntas. Esto ayuda a enmarcar la reunión como una discusión en lugar de un monólogo.
Si no tiene preguntas concretas, se convierte en la única persona que habla porque los asistentes no tienen una idea de la agenda de la reunión. Cuando no tienen la oportunidad de contribuir a la reunión, se convierte en una conferencia y nadie disfruta en particular de un discurso prolongado.
Un estudio realizado por Fortune encuentra que el empleado promedio envía tres correos electrónicos cada 30 minutos en una reunión. Las conferencias telefónicas facilitan aún más la desconexión.
En tal caso, es probable que los participantes silencian sus micrófonos para navegar por cosas más interesantes en la Web mientras continúa la reunión, aunque solo sea para evitar caer de bruces en sus teclados por aburrimiento.
No estas preparado
Parte de la planificación de una reunión virtual eficaz es preparar el trabajo previo. ¿Qué deben saber los participantes de antemano para que el tiempo sea útil? ¿Existe un artículo o una hoja de cálculo que la gente pueda ver con anticipación? ¿Quieres que dejen comentarios antes de la reunión?
Preparar a otros para la reunión y producir una agenda te obliga a estar también preparado. Cuando esté preparado, puede saltar directamente a la discusión y hacer que las cosas avancen rápidamente.
La reunión es innecesaria
En la era digital, una reunión es solo una de las muchas opciones de colaboración. No es la mejor herramienta para cada situación. ¿Pudo haber sido la reunión un anuncio? ¿Podría discutirse de forma asincrónica? ¿Podría manejarse con una llamada telefónica rápida? No reúnas a las personas solo para leerles un montón de diapositivas o pasarán cada minuto pensando en qué más podrían estar haciendo.
Invitaste a personas que no necesitaban estar allí
No todo el mundo necesita estar en su reunión, y aquellos que lo hagan deben saber por qué están invitados. Si no son vitales para la discusión, hágales saber que la reunión se está llevando a cabo y comparta los elementos de acción, las decisiones tomadas, la grabación y la transcripción después.
No pensaste en la reunión visualmente
Otra parte de la preparación para una reunión es pensar en la experiencia visual. ¿Todo el mundo estará mirando un documento todo el tiempo? ¿Necesitas compartir una pantalla? O puede sugerir una reunión a pie si no hay nada esencial que mirar.
Nuestro entretenimiento moderno nos ha entrenado para necesitar algo nuevo para mirar cada 10-15 segundos. Si los participantes solo miran la misma pantalla durante minutos a la vez, sus ojos comenzarán a vagar hacia otra parte.
No eres remoto
Si le preocupa cómo involucrar a los participantes remotos de la reunión y está en la oficina, ese puede ser el problema. Es difícil asistir a una reunión híbrida cuando hay muchas personas juntas en la misma sala. Si tiene problemas para involucrar a los miembros del equipo remoto, lo mejor que puede hacer es también estar a distancia para que experimente la reunión como ellos.
Más ideas hacen que las reuniones virtuales sean más interactivas
Preguntas de check-in
Obtener una lectura de la sala y establecer algunas líneas de base es una buena manera de asegurarse de que su reunión comience correctamente. Una pregunta de check-in o un rompehielos puede ser una buena herramienta para que todos estén en sintonía.
Involucrar a todos
Todos hemos estado allí cuando el organizador de la reunión termina una presentación de 10 minutos y luego pregunta: «¿Qué piensan todos sobre eso?» Silencio. ¿Estaba en silencio?
Si usted es el organizador, asegúrese de que el ritmo de la reunión sea tal que pueda incluir a todos. Haga preguntas directamente a las personas, como, «Nida, ¿crees que este proyecto es el mejor para alcanzar nuestro objetivo?» Las personas deberían poder optar por modos de pensamiento lento con un mensaje claro: «Déjame pensar más en ello y te responderé».
Mantenga un documento actualizado con decisiones y acciones
Una gran adición digital a una reunión es un documento compartido que puede estar disponible para que todos lo vean. A medida que avanza en la agenda, puede tomar notas sobre acciones y decisiones. Esta es una buena señal visual para que los participantes sepan que la reunión avanza y que no están estancados para siempre.
Ayudar a los participantes a evitar distracciones
Cuando todo el trabajo es digital y una gran parte de la vida también es digital, es difícil seguir mirando esa pantalla todo el día. Empiezas a preguntarte cuándo es la fecha de lanzamiento de esa película o ves una notificación emergente en un navegador.
Las distracciones son algo que debe cubrir en las reglas básicas de su equipo para las reuniones. Para reuniones periódicas con miembros del equipo conocidos, puede pedirles a las personas que se comprometan con las reglas básicas, como cerrar todas las demás pestañas, alejar los móviles del escritorio y mantener las manos a la vista.
Si la reunión es con personas ajenas a su equipo, será más incómodo hacerlas cumplir.
En ese caso, su mejor manera de ayudar a otros a evitar distracciones es realizar una reunión virtual eficiente:
- Envíe la agenda y el trabajo previo con anticipación
- Invite solo a las personas que necesitan estar allí
- Empiece a tiempo
- Planifica la experiencia visual
- Llamar a las personas individualmente
- Terminar temprano
Si nota que cierto punto se está demorando, tome una decisión rápida si necesita volver a visitarlo más tarde, o posponga el resto de la reunión para otro momento.
Las reuniones virtuales pueden seguir siendo atractivas
Si los miembros de su equipo se quejan de las reuniones largas y usted se pregunta cómo hacer que las reuniones virtuales sean más interactivas, no es necesario que vaya directamente a los trucos. Una reunión bien planificada y bien organizada puede ser muy interesante y hacer que la gente se sienta llena de energía.
Pero el trabajo digital puede comenzar a desgastar a todo su equipo. Una de las mejores formas de involucrar a los participantes de la reunión remota es cancelar esa reunión de la tarde. Todos te lo agradecerán.
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Neil Miller
