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Cómo hacer la transición de su equipo al trabajo remoto – WorkMinus

¿De repente se encontró liderando una empresa que trabaja desde casa? Los equipos remotos pueden ser geniales, pero la transición puede ser difícil. Aquí hay 6 consejos para comenzar.

Eso pasó rápido.

COVID-19 pasó de ser una noticia interesante a que de repente TODO se apagó.

Si lidera una empresa principalmente digital, es probable que les haya dicho a todos que trabajen desde casa … ¿durante cuánto tiempo exactamente? ¿Semanas, meses?

A partir de 2017, menos del 4% de los estadounidenses trabajaba desde casa . Ahora, quién sabe qué tan alto es ese número. Este es un territorio nuevo para la mayor parte del mundo.

Si su empresa está cambiando repentinamente a equipos remotos , puede ser un salto aterrador. Antes ha tenido sus razones para no dejar que todos trabajen desde casa, pero ahora se ve obligado a realizar un experimento que no planeó.

Aquí hay algunos consejos que pueden guiarlo por el camino correcto para aquellos que se preguntan cómo hacer la transición de su equipo al trabajo remoto.

Consejo remoto n. ° 1: empatía

No estás preparado para esto. Tu equipo no está preparado para esto. Tu cultura no está preparada para esto. Tus gerentes no están preparados para esto. Sus reuniones , infraestructura, procesos y tecnología no están preparados para esto.

Empresas remotas exitosas como GitLab, Zapier y Automattic han pasado años construyendo los sistemas y herramientas adecuados. No vas a hacer esto bien en una semana.

Sienta algo de empatía por usted mismo y las personas con las que trabaja. Va a ser difícil.

Además de eso, no solo decidiste probar esto por diversión. Su empresa trabaja desde casa PORQUE HAY UN VIRUS QUE VIENE PARA USTED Y TODOS LOS QUE CONOCE.

Eso agrega mucho estrés real.

La gente se enfrenta a la realidad de tener hijos en casa todo el tiempo. Las personas tienen padres y amigos que son particularmente vulnerables.

Ahora no es el momento adecuado para arremeter, aspirar a la perfección, preocuparse por la productividad o perder la calma. Ahora es el momento de ser empático y amable.

Las empresas que prosperan como oficinas remotas son fundamentalmente diferentes de aquellas que están completamente coubicadas. No es algo que se pueda encender y apagar. Tiene que hornearse desde el principio.

Entonces, córtate un poco de holgura aquí. No va a ser fácil.

Consejo remoto n. ° 2: comunicación excesiva

Lo único que puede empeorar toda esta situación es que haya mucha gente sentada en casa sin tener ni idea de lo que está sucediendo.

Todo el mundo necesita comunicarse en exceso. Proporcione actualizaciones, incluso si la actualización es «No tenemos una actualización en este momento».

Cualquiera en un equipo debe hablar mucho con todos los demás para tener claro lo que vendrá después. Es posible que sienta la tentación de decirles a todos que se callen y corten la charla, pero este es el momento de pecar de decir demasiado.

Mantenga abiertos los canales de comunicación y asegúrese de que haya un flujo de información saludable.

Además, escuche a los demás. Probablemente tenga personas en su equipo que hayan trabajado desde casa antes. No tienes que empezar de cero.

Consejo remoto n. ° 3: configure sus jerarquías de comunicación básicas

La comunicación es el mayor desafío para los equipos remotos . Si habla con personas que se comunican mucho en equipo a distancia , usarán términos como comunicación asincrónica , mensajes duraderos y jerarquías de comunicación.

Puede volverse bastante nerd. Y todo es extremadamente importante. Pero probablemente no te importe eso esta semana.

Entonces, aquí hay una jerarquía de comunicación básica para usar:

  • Una herramienta para las conversaciones
  • Una herramienta para anuncios

Las conversaciones son todas las discusiones individuales o grupales que deben ocurrir a lo largo del día. Slack está estableciendo el estándar para este tipo de comunicación actualmente, pero Microsoft Teams y otras opciones también son muy buenas. Si confía en el correo electrónico para esto, solo está buscando problemas.

Los anuncios son toda la información más importante que debería ser fácil de encontrar. Estos se pierden en la mayoría de las herramientas de conversación y es necesario sacarlos. Las opciones aquí son Workplace, Notion o Twist.

La palabra más importante en esta jerarquía es UNO. Si está utilizando más de una herramienta para tener conversaciones o anuncios, su comunicación no será clara y las personas comenzarán a quejarse de que no se enteraron de algo.

Consejo remoto n. ° 4: establezca algunas reglas básicas muy básicas

Las reglas básicas para el trabajo remoto pueden tardar años en establecerse y optimizarse, pero debe comenzar por alguna parte. Las herramientas digitales para equipos remotos gobernarán tu vida si las dejas.

Wes Winham, director ejecutivo de Woven, recomienda una fina capa de reglas básicas para toda la organización, pero los equipos individuales deben crear reglas específicas para su contexto.

Recuerde superponer todas estas reglas básicas con una buena dosis de empatía.

Tiempos superpuestos. Los horarios de las personas pueden ser bastante inestables por un tiempo. Sin embargo, es razonable establecer un conjunto de 3-4 horas en el que todos estarán en línea al mismo tiempo en caso de que necesites colaborar más intensamente. Al mismo tiempo, las distracciones son un gran problema en el trabajo remoto, así que anime a las personas a que bloqueen grandes períodos de tiempo cuando puedan concentrarse sin necesidad de estar inmediatamente accesibles.

El video es mejor que el texto para todas las conversaciones. Si toda su comunicación es por chat, sus equipos se desmoronarán rápidamente. Tan pronto como haya un intercambio rápido de respuestas, es una señal inmediata de que necesita una videollamada. Las videollamadas generan empatía y humanidad, y pueden ser mucho más rápidas que verificar constantemente su plataforma de mensajería para ver qué dijo alguien a continuación.

Tiempos de respuesta. Establezca períodos de tiempo razonables para las respuestas. Si se encuentra en su tiempo superpuesto, la tasa de respuesta a un mensaje puede ser de 30 minutos. Fuera de ese tiempo pueden ser varias horas. Si algo es urgente, opte por un teléfono o una videollamada.

Seguridad. Todos los que de repente trabajan desde casa pueden ser la peor pesadilla de un CIO si la empresa no está preparada para ello. Deje que su equipo de TI le brinde soluciones razonables para mantener la seguridad de sus datos. Si no tiene un equipo de TI, comuníquese con un amigo lo antes posible para asegurarse de que no se haya perdido algo.

Desenchufar. Una de las mayores luchas de los trabajadores remotos es no saber cuándo pueden desconectarse . Especialmente si tiene empleados que viven solos, es posible que se sientan atados a su computadora todo el día y necesiten permiso para alejarse del trabajo.

Consejo remoto n. ° 5: piense en los flujos de trabajo y los procesos antes que en las herramientas

Durante la primera semana más o menos, todo su trabajo estará en una licuadora de comunicación. Poco a poco, las cosas se calmarán y te darás cuenta de lo caótico que es todo tu trabajo.

En lugar de intentar buscar software y otras herramientas para solucionarlo, piense en términos de flujos de trabajo. Algunos flujos de trabajo encajan en procesos ajustados que son completamente predecibles. Otros son más fluidos y flexibles.

Toda persona responsable de un objetivo empresarial debe tener la capacidad de crear cualquiera de estos tipos de flujos de trabajo. En su propia. Cuando quieran.

Concéntrese primero en los procesos y luego encuentre una herramienta que permita a las personas crear estos procesos a medida que surgen, como Kissflow o Process Street.

Los equipos remotos a menudo tienen que operar a un nivel superior. Un equipo remoto de 20 necesita tener los procesos y métodos de comunicación de un equipo de 100 personas. Es un trabajo difícil llegar allí, pero una vez que lo hace, puede escalar mucho más rápido si lo desea.

Consejo remoto n. ° 6: gaste algo de dinero

Este es difícil en este momento porque puede estar viendo un mes o dos de ingresos que han bajado significativamente y su primer instinto es ajustar todos los gastos.

Pero este no es el momento de ahorrar dinero. Es posible que los miembros del equipo no tengan un lugar para una oficina en su casa. O puede que necesiten salir y comprar monitores, soportes, auriculares con cancelación de ruido o software que haga posible el trabajo.

Además, la transición emocional afectará mucho a algunas personas. Encuentre formas de mantenerse en contacto físico a través de tarjetas escritas a mano, paquetes de ayuda, juegos / libros para niños, tarjetas de regalo, almuerzos a domicilio, etc. Gestos como estos les permiten a las personas saber que las cosas van a estar bien y que podemos superar esto juntos. .

Transición de su equipo al trabajo remoto

Si este es su primer viaje al trabajo remoto, bienvenido al club. Es un mundo divertido, pero se necesita mucho trabajo para llegar a un lugar saludable, y hacer el cambio no es sencillo.

Sea suave consigo mismo y con los que le rodean. Mantenga la empatía en la parte superior de su mente y encuentre formas de continuar siendo buenos humanos el uno con el otro.

Todo saldrá bien. ¿Y quien sabe? Puede que te termine gustando.


Neil Miller

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