Las herramientas de colaboración en línea son lo primero en lo que la gente piensa cuando se trata de un lugar de trabajo digital.
Pero no deberían serlo.
Creemos que los fundamentos de la colaboración digital son la mensajería instantánea y las videoconferencias. Pero eso es solo una réplica del pensamiento centrado en la oficina y no es ideal para el trabajo digital.
Deténgase un minuto y piense cuántas herramientas debe revisar durante el día para mantenerse actualizado sobre el trabajo.
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¿Pasaste de las 5? ¿Pasadas las 10?
La mayoría de las organizaciones están nadando en herramientas de colaboración en línea y no saben cómo detener la locura. Estas herramientas sobrecargan a los miembros del equipo, impiden la productividad, cuestan mucho y estresan a todos.
Si desea tener un enfoque más sensato del software de colaboración en línea, aquí hay algunos principios que lo pondrán en un camino saludable.
Diez principios para seleccionar herramientas de colaboración en línea
Los problemas de colaboración son una señal de desalineación
Si su equipo pasa la mayor parte del día en conversaciones de chat o correo electrónico no estructuradas, tiene un problema que no resolverán mejores herramientas de colaboración en línea.
Antes de intentar abordar sus problemas de colaboración, la alineación podría ser un mejor lugar para comenzar. Cuando tiene una alineación completa en sus objetivos y proyectos, las herramientas de colaboración rápida no son tan importantes. Aún necesita una forma de ponerse en contacto con la gente para solicitudes ad hoc, pero son la excepción, no la norma.
Tenga la discusión lo más cercana posible al trabajo
Equipos estrechamente alineados trabajan en proyectos que involucran diseños, documentos, hojas de cálculo, tableros y más. Tenga sus discusiones sobre estas cosas en la misma herramienta. Cuando debe cambiar a una nueva pestaña o aplicación, pierde contexto. Eso hace que sea difícil generar impulso.
Dale a tu herramienta de gestión del trabajo prioridad de comunicación sobre tus herramientas de chat.
Comience con trabajos por hacer
En lugar de asumir que necesita mejores herramientas de colaboración en línea, piense en lo que realmente desea hacer para contratar la herramienta . Enumere las funciones exactas que necesita que realice una nueva herramienta.
Como lo haría con cualquier oferta de trabajo, primero busque internamente. ¿Sus herramientas existentes ya cubren estos casos de uso de manera adecuada? Si no es así, ¿puede realizar una solicitud de función?
Si debe encontrar una nueva herramienta, sea muy específico sobre lo que necesita que haga. De lo contrario, puede distraerse con muchas otras funciones que no le interesan.
Cree una suite, pero manténgala esbelta
En este momento, no existe un único anillo para gobernarlos a todos para las herramientas de colaboración en línea. Hay demasiadas oportunidades y opciones. Necesita crear un conjunto de herramientas para manejar todos sus casos de uso.
Pero construye la suite más pequeña necesaria. La mayoría de las organizaciones utilizan en exceso el software de colaboración. Terminan con una gran superposición de funciones. Se ve obligado a verificar cinco sistemas diferentes para asegurarse de que no se lo está perdiendo.
Quédese con menos herramientas que hagan el trabajo lo suficientemente bien. Alguien se perderá su herramienta favorita, pero es un movimiento necesario.
El único área que debe ser flexible es con las funciones laborales. Los diseñadores e ingenieros pueden necesitar herramientas de colaboración mucho más avanzadas que los demás. Establezca límites claros sobre cuándo se utilizan las herramientas especializadas y quién necesita acceso.
Crear y hacer cumplir acuerdos laborales
Se siente bien ofrecer a su equipo la agencia para elegir la herramienta que desee. Pero te estás preparando para problemas. Los equipos eventualmente necesitarán trabajar juntos y se producirán guerras territoriales en torno al intercambio de datos y comunicación. Permitir que cada equipo elija su propia herramienta es apuntar y crear problemas para su futuro yo en el futuro.
David Burkus sugiere crear acuerdos de trabajo en equipo que indiquen explícitamente qué herramientas se utilizarán en diferentes casos de uso. Esto es especialmente importante cuando sus herramientas tienen funciones superpuestas.
Un acuerdo de trabajo en equipo también le ayuda a hacer cumplir estas reglas sin ser un snob digital. Si todos aceptan no enviar correos electrónicos internos, puede solucionar rápidamente un error sin problemas.
Considere el sesgo de las herramientas que elija
Cada herramienta de colaboración en línea tiene un sesgo sobre cómo se debe hacer el trabajo. Y, en particular, sobre lo que debería ser fundamental para el trabajo.
- Slack pone el chat en el medio y tiende a estar disponible.
- Notion dice que los documentos, la estructura y la consideración son más importantes.
- Zoom dice que la colaboración sincrónica en vivo es fundamental.
- Smartsheet dice que son bases de datos.
- Kissflow dice que es el flujo de datos.
No elija una herramienta simplemente porque sea popular o por el precio adecuado. Podría cambiar el sistema operativo de su organización sin que usted se dé cuenta. Asegúrese de que se alinee con sus valores y su enfoque del trabajo.
Considere las notificaciones
Parte del sesgo integrado en las herramientas es cómo manejan las notificaciones. ¿Todos los tipos de notificación están activados de forma predeterminada o los usuarios pueden personalizarlos desde el principio? ¿Preferiría que la gente se distraiga por completo con ruidos y silbidos, o corra el riesgo de no ver información clave?
Antes de seleccionar su herramienta principal de colaboración en línea, investigue su sesgo hacia las notificaciones. Si elige implementarlo, eduque a su equipo sobre cómo desea que lo usen.
Siéntete cómodo con las integraciones
Las integraciones harán que su conjunto de herramientas de colaboración en línea sea más eficaz. Son automatizaciones rápidas entre sistemas que reducen el cambio de contexto y los errores manuales. Las herramientas de colaboración online que son muy fáciles de integrar son mucho más útiles.
No todos los miembros de su equipo deben ser expertos en la creación de integraciones de Zapier, pero todos deben saber qué es posible. Es mucho mejor que la gente diga: «Parece posible conectar estos dos sistemas para compartir, ¿no?» que para que se registren en una segunda herramienta.
¿Móvil primero o una función?
La mayoría de las herramientas ofrecen una experiencia de escritorio y móvil, pero importa cuál se creó primero. Si su fuerza laboral está en movimiento, querrá herramientas que se inclinen hacia ese sesgo. Si su equipo no sale mucho, es más importante enfatizar la experiencia de escritorio.
Socios externos
Los equipos digitales a menudo involucran a alguien que no es un empleado a tiempo completo. ¿Le resulta fácil agregar a estas personas dentro y fuera de su herramienta de colaboración? ¿O es complicado y caro?
Trate el nuevo software como un experimento
Decidirse por un conjunto de herramientas de colaboración en línea lleva tiempo. No espere terminar en un mes. Escuche a su equipo y descubra dónde puede reducir la cantidad de herramientas y dónde necesita encontrar adiciones.
Al hacer esto, asegúrese de que todos sepan que está ejecutando experimentos. Imagínese el impacto de escuchar «Hemos inhabilitado su correo electrónico para siempre». Déle a la gente suficiente tiempo para que se acostumbre a las nuevas herramientas y conceptos.
Encontrar la combinación adecuada de herramientas de colaboración es difícil, pero es uno de los trabajos esenciales de un líder digital. No puedes hacerlo solo. Establezca sus prioridades y principios y luego avance en equipo.
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Neil Miller
