La colaboración en línea existe desde hace más de veinte años.
Antes se usaba solo el «correo electrónico» que hoy en día está quedando en segundo plano, aunque sigue siendo usado.
Pero existen más cosas que puedes lograr con las herramientas de colaboración en línea.
Y la gran ventaja es que tu equipo de trabajo será más comprometido y productivo.
Éstas son algunas de las cosas que nos gustan de las herramientas de colaboración en línea:
¿Cuánto tiempo puede ahorrarte una herramienta de colaboración en línea?
Las herramientas en línea pueden reducir la necesidad de reuniones.
Las reuniones consumen mucho tiempo en cualquier trabajo, pero no siempre son necesarias.
Cuando tienes una pregunta o una idea que compartir con tus compañeros de trabajo, ¿realmente necesitas programar una reunión y luego conducir hasta la oficina?
Si trabajas desde casa o a distancia, puede que no sea posible en absoluto.
Puede reducir la necesidad de desplazarse.
Si todos los miembros de tu equipo utilizan herramientas de colaboración en línea, no habrá que hacer una reunión cada vez que surja algún cambio en un proyecto.
Esto se traduce en mucho tiempo ahorrado.
Disminuyen el papeleo mediante el uso de formularios digitales en lugar de papel.
Muchas empresas siguen utilizando formularios en papel porque les enseñaron lo importantes que eran cuando empezaron a trabajar allí.
Pero si todo el mundo sabe lo fácil que es ahora gestionar la información digitalmente y utilizar un software como Primera Base, ¿por qué no cambiar?
Es más fácil que nunca gracias a nuevas tecnologías.
Ahora varias personas pueden acceder simultáneamente a través de sus propios ordenadores en lugar de tener que conectarse desde un equipo específico.
¿Y si sólo quiero compartir documentos?
Si quieres compartir documentos con un equipo, tienes varias opciones.
Una es utilizar una solución de almacenamiento en la nube.
Puede ser algo tan sencillo como Dropbox o Google Drive (que se integran con Primera Base), donde puedes almacenar archivos y crear carpetas accesibles para todos los miembros de tu equipo.
Otra opción es utilizar una herramienta de intercambio de documentos que permita compartir archivos pero que también incorpore funciones de colaboración.
Por ejemplo, el modulo Equipo de Primera base que permite que la comunicación de todo un equipo se centralice y se puedan compartir cierto tipo de elementos.
¿Debo utilizar una tecnología alojada en la nube o una aplicación de escritorio?
La decisión entre una aplicación alojada en la nube o una de escritorio depende de las necesidades de tu equipo.
Sin embargo, son más seguras y accesibles que sus homólogas de escritorio.
Cualquiera puede acceder a ellas con una conexión a Internet y es más fácil de usar.
Además, es poco probable perder cualquier tipo de información en ellas. Por lo que puedes estar tranquilo.
Las aplicaciones de escritorio se instalan directamente en el equipo, las computadoras de sobremesa sólo pueden funcionar con un dispositivo a la vez.
Entonces, cada persona debe comprar su propia copia para cada equipo, esto evita tener mayor control sobre cómo y cuándo se utilizan.
La verdad es que depende de las prioridades que tenga tu empresa, pero invertir en tecnología alojada en la nube ahorra mucho dinero a largo plazo.
¿Qué herramientas son adecuadas para mi organización?
A la hora de seleccionar las herramientas adecuadas para tu empresa, es importante tener en cuenta qué tipo de documentación y archivos necesita compartir.
¿Hay algún tipo de archivo al que le gustaría poder acceder?
¿Tiene muchas partes interesadas internas o externas que necesitan acceso?
También deberías pensar en cómo colabora actualmente tu equipo. ¿Están todos en la misma oficina? ¿O están repartidos por todo el mundo?
Aquí tienes una lista de las 5 mejores herramientas de colaboración en línea:
Intercom – Esta herramienta permite a los usuarios crear una cuenta y empezar a comunicarse con los usuarios de su entorno.
También cuenta con funciones como marketing por correo electrónico, mensajería automatizada y chat en directo.
Microsoft Teams – Ofrece llamadas de voz, videoconferencias y salas de chat. Además, se integra perfectamente con otros servicios de Office 365 para que puedas mantenerte organizado de principio a fin.
Slack – Esta permite a los equipos de diferentes departamentos dentro de una organización (o incluso en todo el mundo) comunicarse de manera más eficiente mediante el intercambio de archivos al instante.
Primera Base – Esta es una herramienta completa que te ofrece varios módulos para mejorar, no solo la productividad de tu equipo, sino innovar la forma en que manejas tu empresa desde el ámbito de recursos.
Además, mejora las comunicaciones en tu equipo, facilita la captación de talentos y su retención.
Aquí tienes una lista de las 3 mejores herramientas de colaboración de Primera Base
- Equipo: Centra las comunicaciones de tu empresa, de modo que tu equipo de trabajo (no importa dónde esté) se enteren de lo que ocurre en tiempo real. Desde esta herramienta se pueden compartir todo tipo de archivos y les llega a todos los miembros al mismo tiempo.
- Pases: Funciona para compartir información de cada proyecto que se trabaje para que todos los empleados sepan cuál es su rol dentro del mismo. Además, involucra a todos los miembros en el seguimiento de las tareas pendientes, así habrá menos errores.
- Aplauso: Esta es una herramienta esencial para que tu personal se sienta motivado. No solo ofrece feedback positivo de su trabajo, sino que los recompensa moralmente por su desempeño en cada proyecto.
Si tienes un equipo (pequeño o grande), merece la pena que te plantees utilizar una herramienta de colaboración en línea.
Son fáciles de usar y no requieren ninguna instalación de hardware o software.
Primera Base es el software de gestión de talento y desarrollo organizacional que utiliza automatización e inteligencia artificial para transformar los procesos de Recursos Humanos desde el reclutamiento, inducción, manejo de expedientes, desempeño, capacitación y más. Con su asistente virtual Tan-IA, Primera Base busca revolucionar la forma en que las organizaciones abordan los desafíos de la próxima década en la gestión del talento.
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