En la película The Legend of Bagger Vance (basada en el libro de Steven Pressfield), hay un partido de golf entre las leyendas de la vida real Bobby Jones, Walter Hagan y el mítico Rannulph Junuh. Bagger Vance es el caddie de Junuh y hace esta observación sobre los jugadores:
Es difícil imaginar tres enfoques más diferentes del juego de golf. El swing de Bobby Jones fue un estudio de la gracia en movimiento. Tenía una forma de hacer que los tiros difíciles parecieran fáciles y los tiros fáciles parecieran aún más fáciles. Hagen, por otro lado, acertó más tiros malos en un solo juego que la mayoría de los golfistas en una temporada. Pero Hagen había aprendido una cosa hace mucho tiempo: tres tiros pésimos y un tiro brillante todavía pueden hacer par.
Cuando se trata de las mejores técnicas de administración del tiempo, planificar su día la noche anterior y hacer sus dos tareas más importantes al comienzo del día es como ser Walter Hagen. El resto de tu día puede ser horrible, pero jugaste algunos golpes brillantes desde el principio.
Pero, si quiere parecerse más a Bobby Jones y ser una superestrella de la gestión del tiempo constante durante todo el día, debe empezar a aprender las verdaderas técnicas de la gestión del tiempo excelente.
10 técnicas de gestión del tiempo para probar en la oficina
1. Distinguir entre trabajo en solitario, trabajo en grupo y triaje de comunicación.
Hay tres tipos de trabajo que haces en un día. El trabajo en solitario es lo que solo puede hacer cuando trabaja solo y necesita estar libre de distracciones externas .
El trabajo en grupo requiere de otras personas. Esta podría ser una conversación individual con su jefe para prepararse para una visita de ventas, reuniones regulares del equipo o proyectos que requieren colaboración en tiempo real.
La clasificación de la comunicación es cuando está clasificando sus mensajes, correos electrónicos y notificaciones, y convirtiéndolos en tareas.
La mayoría de los trabajos requieren una combinación saludable de los tres tipos de trabajo. Sin embargo, las herramientas tecnológicas modernas exigen que dedique la mayor parte de su tiempo a la clasificación de la comunicación, seguido del trabajo en grupo, lo que deja poco tiempo para el trabajo en solitario. Gran parte del tiempo que dedicamos a la clasificación de la comunicación se desperdicia, hasta el punto de que muchas personas pasan hasta la mitad del día en su correo electrónico y todavía sienten que eso es productivo. Puede ser tentador pensar que estar disponible en Slack todo el día es lo que necesitas hacer, pero debería ser solo una pequeña parte de tu día.
Marque grandes partes de su día en las que está haciendo su trabajo individual y en grupo y reduzca la cantidad de tiempo que dedica a la evaluación de la comunicación.
2. Usa tu calendario
Algunas personas pueden, naturalmente, administrar bien sus 5-6 horas productivas sin un calendario, pero es extremadamente desafiante. Un calendario le recuerda que hay un límite en la cantidad de horas que tiene y que necesita reservar tiempo para trabajar en solitario. También puede usar un calendario para reservar tiempo para trabajar en sus tareas más importantes del día.
El uso de un calendario se vuelve más efectivo cuando obliga a otras personas a bloquear el tiempo con usted solo cuando su horario lo permite.
No sucumbir a reuniones ad hoc que de repente acaban con toda una mañana o una tarde.
3. Club de trabajo en grupo
El trabajo en solitario y el trabajo en grupo son tipos de trabajo muy diferentes que requieren una mentalidad diferente. El trabajo en solitario es extremadamente delicado y a veces es difícil estar en el estado de ánimo adecuado. Si su día siempre va y viene entre el trabajo en grupo y el trabajo en solitario, no es de extrañar que le resulte difícil concentrarse.
Intente organizar todas sus reuniones habituales y otros trabajos de grupo en los mismos días y recopile elementos de acción de ellos. Luego, puede bloquear los otros días durante largos períodos de tiempo para el trabajo en solitario, donde puede trabajar en su lista de tareas de manera más efectiva sin preocuparse por mirar el reloj.
4. Retrase la clasificación de la comunicación tanto como sea posible
Idealmente, solo realiza la clasificación de la comunicación una o dos veces al día. Esto incluye correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajes instantáneos y cualquier otra notificación que tenga.
No se deje atrapar por hacer triaje Y tareas al mismo tiempo. Si está revisando su correo electrónico y alguien le pide que escriba una descripción de un próximo evento, anótelo en su sistema de administración de tareas y continúe con el siguiente mensaje. No dejes de hacer de inmediato lo que estás haciendo y escribes la descripción, de lo contrario estás eludiendo tu capacidad para priorizar tus tareas y permitiendo que otra persona controle tu tiempo.
5. Apague las notificaciones
Siempre que tenga las notificaciones activadas, incluidas las notificaciones de escritorio, los ruidos y zumbidos del teléfono, y las insignias parpadeando en las pestañas abiertas, estará realizando múltiples tareas . Estás diciendo: «Estoy haciendo un trabajo realmente importante, pero también estoy dispuesto a ser interrumpido por cualquier cosa que requiera mi tiempo». Las notificaciones actúan como si fueran súper importantes, cuando en realidad casi siempre pueden esperar.
6. Establezca una buena higiene en las reuniones
El trabajo en grupo a menudo toma la forma de reuniones, que son partes esenciales del trabajo. Pero las reuniones suelen estar mal planificadas y mal organizadas. En su equipo, establezca reglas para una buena higiene en las reuniones, como requerir una agenda con anticipación, prepararse con anticipación, reconocer cuándo está en un camino de conejo y establecer elementos de acción al final.
7. Identifica a los supervillanos de tu productividad
Has conocido enemigos que aparecen cada vez que intentas ser productivo. En lugar de enamorarse de sus trucos, identifíquelos, dígalos y desarrolle estrategias para sortearlos. No los vencerás siempre, pero eso tampoco significa que tengas que perder todo el tiempo.
8. Usa un temporizador
Los cronómetros estresan a algunas personas, pero son un buen recordatorio de sus límites diarios y de que hay un elemento matemático en su productividad. Si debe completar X tareas en el día y tiene Y tiempo para hacerlo, entonces todo el tiempo que dedica a X tareas no debe exceder Y.
Encuentro un temporizador particularmente útil cuando estoy trabajando en varios proyectos al mismo tiempo. Es fácil para mí dedicar más tiempo del que debería al primer proyecto que necesita mi atención y al último lo que queda. El temporizador me ayuda a distribuir mejor el tiempo que dedico a cada proyecto. Puede realizar una sorprendente cantidad de trabajo en solo 1-2 horas al día.
A mucha gente le gusta la Técnica Pomodoro de trabajar en sprints de 25 minutos y luego tomar un descanso de cinco minutos. Me gusta que te mantenga concentrado en una tarea durante un período de tiempo razonable y brinde muchas oportunidades para reflexionar sobre lo que se debe hacer. Sin embargo, no todo el trabajo es igual y, a veces, no encaja bien en una ventana de 25 minutos.
9. Primero come la rana más desagradable
Mark Twain dijo: “Si tu trabajo es comer una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana. Y si tu trabajo es comer dos ranas, lo mejor es comer primero la más grande «. Es fácil intentar hacer las tareas fáciles primero, pero siempre será mejor que haga la tarea más difícil al principio del día.
10. Genere impulso
Si bien hacer tu trabajo más duro primero es un gran consejo, a menudo hay un momento en el que necesitas generar impulso. Sujan Patel define una victoria fácil como un proyecto que toma dos días en lugar de una semana entera. A veces, hacer la victoria fácil primero genera confianza e impulso para que pueda realizar el proyecto más largo. Puede ser desalentador continuar trabajando en la misma tarea una y otra vez sin mucho progreso.
El consejo de administración del tiempo más eficaz es el que usa
Todos estos consejos de administración del tiempo son excelentes ideas, y probablemente podría agregar diez más a esta lista, pero al final, necesita encontrar las técnicas de administración del tiempo que funcionen para usted y que pueda poner en práctica. ¡Hágase cargo de su día y de su tiempo y aproveche sus mejores consejos de productividad en el trabajo!
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Neil Miller
