A estas alturas, probablemente hayas usado Zoom más veces de las que te gustaría recordar. Tan fácil como es, todavía se necesita tiempo para aprovechar al máximo esta herramienta de videoconferencia. Ahora que tiene los conceptos básicos, puede probar estos trucos y consejos de Zoom para subir de nivel sus reuniones digitales .
10 trucos de Zoom que quizás no conozcas
1. Fondos virtuales
Cuando esté en una reunión importante con sus colegas, no querrá preocuparse por el desorden de su oficina. Los fondos virtuales le ayudan a reemplazar esas configuraciones desordenadas con algo un poco más profesional.
Los fondos virtuales funcionan mejor con pantallas verdes, pero una pared simple detrás de usted también funcionará bien. Si no tiene una pantalla verde, Zoom hará todo lo posible para llenar los vacíos, siempre que tenga un buen procesador en su PC.
Para configurar un fondo virtual, vaya a Configuración> Fondo virtual y elija el fondo que prefiera. Si no le gustan las opciones predeterminadas, haga clic en el signo + para agregar su propia imagen o video al fondo.
2. Salas de reuniones
Las salas para grupos pequeños están en la parte superior de la lista de consejos de Zoom que no usamos lo suficiente. Los administradores pueden dividir audiencias más grandes en grupos más pequeños durante una reunión. Esto fomenta las conversaciones entre los miembros del equipo sin interrumpir el flujo de la conferencia. Incluso puede tener sesiones grupales en las que los miembros del equipo pueden hacer preguntas para que las reuniones sean más interactivas .
Para configurar salas de grupo, vaya a la sección Configuración en la pestaña Reunión y haga clic en Reunión (avanzado) para encontrar la opción Salas de grupo. Activa la función. En una reunión, simplemente elija la opción de sala para grupos pequeños para asignar personas a diferentes grupos.
3. Transcripciones de audio
Las transcripciones son un activo valioso para todos los asistentes. Crean un registro de lo que se dijo y también son de gran ayuda para los hablantes no nativos para revisar su comprensión.
Los consejos de Zoom no están completos sin crear una transcripción automática de su reunión. Proporcionar transcripciones permite a los participantes concentrarse en la conversación en lugar de tomar notas. Una vez procesada, la transcripción aparece como un archivo VTT individual en la sección de reuniones grabadas.
Sin embargo, las transcripciones solo están disponibles para los usuarios premium que opten por la grabación en la nube en este momento. Por lo tanto, si tiene un plan avanzado, puede habilitar la función yendo a la sección Grabación en la nube en la configuración de Zoom, haciendo clic en Configuración avanzada de grabación en la nube y habilitando la transcripción de audio . Incluso puede compartir sus transcripciones con miembros del equipo que no pudieron asistir a la reunión.
4. Coanfitriones
A veces es necesario llevar a otro especialista o miembro del personal a una reunión para mejorar las cosas. Afortunadamente, el co-alojamiento en Zoom permite que varias personas suban al escenario. Habilite el cohospedaje iniciando sesión en su cuenta del portal web de Zoom y haciendo clic en Configuración.
Vaya a la pestaña Reunión en el menú Configuración y desplácese hacia abajo hasta ‘coanfitrión’. Active la opción de coanfitrión y podrá agregar un miembro a su reunión con los mismos controles que usted. Cuando esté en su reunión, haga clic en el botón Administrar participantes y seleccione la opción Más. Aquí encontrará la pestaña para convertir a alguien en coanfitrión.
5. La sala de espera
Ahora que las reuniones remotas son más cruciales que nunca, todos los líderes empresariales deben considerar cómo mantener sus conversaciones en privado. Cuando comenzó la prisa por las videoconferencias, hubo muchos trucos de Zoom en los que las salas fueron invadidas por personas que dejaron mensajes desagradables.
Zoom tiene una variedad de configuraciones de privacidad para ayudar con esto. Uno de los consejos de Zoom para esto es configurar una sala de espera. Las personas que se unan a su reunión deberán sentarse en la sala de espera hasta que usted las apruebe para unirse a la conversación. Esto evita que los participantes no deseados escuchen a escondidas.
Dirígete a la página de Configuración en Zoom, haz clic en la pestaña Reunión y luego en Seguridad . Aquí, encontrará la opción de activar y desactivar la configuración de la Sala de espera. Incluso puede configurar sus salas de espera para que aparezcan cada vez que inicie una reunión automáticamente.
6. Ocultar a los participantes que no aparezcan en video
Una de las partes más difíciles de organizar una reunión digital es realizar un seguimiento de todos los participantes. Más información en su pantalla significa más para dividir su atención cuando está haciendo una presentación. Poder ver las caras de sus colegas puede ayudar a que su reunión sea más atractiva. Sin embargo, esos pequeños recuadros para personas que no usan video podrían estar saturando su espacio de trabajo.
Quite los cuadros grises en blanco para que pueda concentrarse en los asistentes presentes visualmente. Vaya a Configuración , luego a la sección Reuniones de su cuenta de Zoom y active Ocultar participantes que no son de video . Incluso puedes ocultar tu propia transmisión de video si quieres evitar mirarte a ti mismo con demasiada frecuencia. Simplemente coloque el cursor sobre su video, haga clic en el botón de puntos suspensivos para ver el menú y elija Ocultar video propio .
7. Atajos de teclado
Los atajos de teclado son una gran sugerencia de Zoom y pueden ahorrarle mucho tiempo y dolores de cabeza. Cuando se apresura de una reunión a otra, cada segundo cuenta. Algunos de los atajos más valiosos para aprender incluyen:
- Activar / desactivar silencio : (Mac) Comando + Mayús + A o (Windows) Alt + A
- Cambiar a la vista Galería : (Mac) Comando + Mayús + W o (Windows) Alt + F2
- Detener / iniciar video : (Mac) Comando + Mayús + V o (Windows) Alt + V
- Iniciar la grabación local : (Mac) Comando + Mayús + R o (Windows) Alt + R
- Iniciar / Detener pantalla compartida : (Mac) Comando + Mayús + S o (Windows) Alt + S
Zoom tiene una lista útil de atajos y teclas de acceso rápido disponibles aquí.
8. Retoca tu apariencia
Aunque la mayoría de nosotros nos sentimos cada vez más cómodos con las videoconferencias, aún puede ser difícil vernos en exhibición. Si no se siente lo mejor posible, o sabe que se ve un poco rudo después de una larga noche, Zoom puede ayudarlo.
Dirígete a la página de Videos dentro de tu cliente de Zoom y haz clic en Configuración . Alternativamente, puede hacer clic en la flecha junto a Iniciar / Detener video en una reunión y elegir Configuración de video . Aquí puede encontrar una opción para retocar mi apariencia . Este truco de Zoom básicamente coloca un filtro suavizante sobre tu rostro para igualar tu cutis.
9. Integra tus favoritos
Una de las características más atractivas de Zoom es lo flexible que puede ser. La herramienta funciona a la perfección con una gran cantidad de otros productos que ya usa. Por ejemplo, puede integrar Slack en sus reuniones de Zoom si prefiere chatear a través de Slack.
El mercado de aplicaciones de Zoom es donde encontrará todas las integraciones disponibles en este momento. Simplemente haga clic en el botón para descargar su integración y agregarla a su cliente Zoom. Las opciones van desde herramientas de transcripción inteligentes como Otter.ai hasta herramientas de análisis del lugar de trabajo como Worklytics. Si desea crear más integraciones fuera de las que ve en el mercado de aplicaciones, siempre puede acceder a Zapier para hacer sus propias conexiones.
10. Habilite la grabación local
Por último, si necesita recopilar más información valiosa de sus reuniones, ¿por qué no guardarla? Zoom le permite guardar una reunión en su disco duro local para que pueda compartirla con otros colegas o volver a consultar para buscar temas más tarde. Todos los paquetes de Zoom, incluido el nivel gratuito, vienen con capacidades de grabación.
Para habilitar la grabación local, haga clic en el botón Grabar cuando esté en la reunión para comenzar a grabar datos en su PC. Encontrará cualquier información grabada en su carpeta Documentos cuando haya terminado con la reunión.
Aproveche al máximo las reuniones digitales con los consejos de Zoom
Zoom es actualmente una de las herramientas más valiosas en el lugar de trabajo, que permite la colaboración y la comunicación para equipos distribuidos. Sin embargo, al igual que cualquier herramienta de productividad y crecimiento empresarial, Zoom funciona mejor cuando se aprovecha todo su potencial. Siéntase libre de implementar los trucos de Zoom anteriores: están destinados a ayudarlo a dominar la herramienta de videoconferencia más popular.
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Adeel Qayum
