Las responsabilidades del secretario de oficina incluyen:
- Mantener archivos y registros para que permanezcan actualizados y fácilmente accesibles
- Clasificar y distribuir el correo entrante y preparar el correo saliente
- Contestar el teléfono para recibir mensajes o redirigir las llamadas a los colegas apropiados.
Resumen de trabajo
Estamos buscando un secretario de oficina competente para realizar diversas tareas administrativas y de oficina para apoyar nuestras oficinas. Llevará a cabo una variedad de actividades en la oficina que van desde archivar y contestar el teléfono hasta la contabilidad básica.
Un empleado de oficina eficaz tiene la capacidad de trabajar con diligencia para ayudar a mantener las operaciones de oficina sin problemas. Debe ser confiable y trabajador con grandes habilidades de comunicación. El candidato ideal también estará familiarizado con los equipos y procedimientos de oficina.
Responsabilidades
- Mantenga archivos y registros para que permanezcan actualizados y fácilmente accesibles
- Clasifique y distribuya el correo entrante y prepare el correo saliente (sobres, paquetes, etc.)
- Responda el teléfono para recibir mensajes o redirigir las llamadas a los colegas apropiados
- Utilice aparatos de oficina como fotocopiadoras, impresoras, etc. y computadoras para procesamiento de textos, creación de hojas de cálculo, etc.
- Llevar a cabo tareas básicas de contabilidad y emitir facturas, cheques, etc.
- Toma actas de reuniones y dictados
- Ayudar en la gestión de la oficina y los procedimientos de organización
- Monitorear las existencias de suministros de oficina (sujetapapeles, material de oficina, etc.) e informar cuando haya escasez
- Ayudar a organizar viajes y reservar lugares para conferencias y eventos.
- Realizar otras tareas de oficina según lo asignado
Requisitos
- Experiencia comprobada como empleado de oficina u otro puesto administrativo.
- Familiaridad con los procedimientos de oficina y los principios contables básicos.
- Conocimiento práctico de los dispositivos y procesos de oficina.
- Mecanografiado rápido con conocimientos en taquigrafía y dictados.
- Muy buen conocimiento de MS Office
- Excelentes habilidades de comunicación
- Muy buenas habilidades organizativas y multitarea.
- Diploma de escuela secundaria
