Las responsabilidades del secretario de oficina incluyen:

  • Mantener archivos y registros para que permanezcan actualizados y fácilmente accesibles
  • Clasificar y distribuir el correo entrante y preparar el correo saliente
  • Contestar el teléfono para recibir mensajes o redirigir las llamadas a los colegas apropiados.

descripción del trabajo de empleado de oficina

Resumen de trabajo

Estamos buscando un secretario de oficina competente para realizar diversas tareas administrativas y de oficina para apoyar nuestras oficinas. Llevará a cabo una variedad de actividades en la oficina que van desde archivar y contestar el teléfono hasta la contabilidad básica.

Un empleado de oficina eficaz tiene la capacidad de trabajar con diligencia para ayudar a mantener las operaciones de oficina sin problemas. Debe ser confiable y trabajador con grandes habilidades de comunicación. El candidato ideal también estará familiarizado con los equipos y procedimientos de oficina.

Responsabilidades

  • Mantenga archivos y registros para que permanezcan actualizados y fácilmente accesibles
  • Clasifique y distribuya el correo entrante y prepare el correo saliente (sobres, paquetes, etc.)
  • Responda el teléfono para recibir mensajes o redirigir las llamadas a los colegas apropiados
  • Utilice aparatos de oficina como fotocopiadoras, impresoras, etc. y computadoras para procesamiento de textos, creación de hojas de cálculo, etc.
  • Llevar a cabo tareas básicas de contabilidad y emitir facturas, cheques, etc.
  • Toma actas de reuniones y dictados
  • Ayudar en la gestión de la oficina y los procedimientos de organización
  • Monitorear las existencias de suministros de oficina (sujetapapeles, material de oficina, etc.) e informar cuando haya escasez
  • Ayudar a organizar viajes y reservar lugares para conferencias y eventos.
  • Realizar otras tareas de oficina según lo asignado

Requisitos

  • Experiencia comprobada como empleado de oficina u otro puesto administrativo.
  • Familiaridad con los procedimientos de oficina y los principios contables básicos.
  • Conocimiento práctico de los dispositivos y procesos de oficina.
  • Mecanografiado rápido con conocimientos en taquigrafía y dictados.
  • Muy buen conocimiento de MS Office
  • Excelentes habilidades de comunicación
  • Muy buenas habilidades organizativas y multitarea.
  • Diploma de escuela secundaria

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