Las responsabilidades del secretario de archivos incluyen:
- Verificar el papeleo entrante (correspondencia, facturas, etc.) y hacer copias antes de distribuir
- Ordenando todos los trabajos alfabéticamente y según su contenido, fechas, significado, etc.
- Crear o actualizar registros con nuevos archivos e información.
Resumen de trabajo
Buscamos un encargado de archivos organizado para realizar la administración y el mantenimiento de archivos. Organizará el papeleo de acuerdo con un sistema de archivo eficiente y digitalizará todos los documentos importantes. Se espera que proteja y actualice los archivos, así como que los haga fácilmente accesibles a sus colegas.
Un secretario de archivo debe estar organizado y poseer un conocimiento serio de la confidencialidad y la protección de datos. El candidato ideal será experto en informática y estará orientado a los detalles.
El objetivo es preservar los registros de la empresa y gestionar el papeleo de forma eficaz.
Responsabilidades
- Verifique el papeleo entrante (correspondencia, facturas, etc.) y haga copias antes de distribuir
- Ordene todos los artículos alfabéticamente y según el contenido, las fechas, el significado, etc.
- Crear o actualizar registros con nuevos archivos e información.
- Guarde todo el papeleo en lugares designados para asegurar los documentos importantes.
- Ingrese el papeleo en un sistema electrónico, ya sea mediante la entrada de datos o utilizando escáneres ópticos
- Atender todas las solicitudes para acceder a archivos y mantener registros de los documentos prestados.
- Desarrollar un sistema de archivo eficiente para facilitar la actualización y recuperación de archivos.
- Siga las políticas y los dictados de confidencialidad para salvaguardar los datos y la información.
- Monitorear el inventario de archivos, sujetapapeles, etc. e informar la escasez
Requisitos
- Experiencia probada como asistente de archivo
- Conocimiento de los sistemas de archivo.
- Muy buen conocimiento de MS Office y equipos de oficina como fotocopiadoras, escáneres, etc.
- Buen dominio del inglés tanto oral como escrito
- Confiable con respecto a la confidencialidad y las políticas
- Excelentes habilidades organizativas
- Gran atención al detalle
- Título de escuela secundaria o equivalente
