Las responsabilidades del secretario incluyen:
- Responder llamadas telefónicas y redirigirlas cuando sea necesario
- Gestionar la agenda diaria / semanal / mensual y concertar nuevas reuniones y citas.
- Preparar y difundir correspondencia, memorandos y formularios.
Resumen de trabajo
Como Secretario, asumirá el deber de apoyo administrativo y de oficina para optimizar los procedimientos de flujo de trabajo en la oficina.
Ayudará a sus colegas y ejecutivos apoyándolos en la planificación y distribución de información.
Serás el punto de referencia para todas las consultas, solicitudes o problemas y serás una parte integral de la fuerza laboral de la empresa.
Responsabilidades
- Responder llamadas telefónicas y redirigirlas cuando sea necesario
- Administre la agenda diaria / semanal / mensual y organice nuevas reuniones y citas
- Preparar y difundir correspondencia, memorandos y formularios.
- Archivar y actualizar la información de contacto de empleados, clientes, proveedores y socios externos.
- Apoyar y facilitar la realización de informes periódicos.
- Desarrollar y mantener un sistema de archivo.
- Verifique con frecuencia los niveles de suministros de oficina y realice los pedidos correspondientes.
- Hacer arreglos de viaje
- Documentar gastos y entregar informes
- Realizar tareas de recepcionista ocasionales
Requisitos
- Experiencia laboral comprobada como secretaria o asistente administrativa.
- Familiaridad con la organización de la oficina y las técnicas de optimización.
- Alto grado de capacidad multitarea y de gestión del tiempo
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
- Integridad y profesionalismo
- Competencia en MS Office
- Diploma de escuela secundaria
