Las responsabilidades del Secretario Ejecutivo incluyen:

  • Mantener la agenda del ejecutivo y ayudar en la planificación de citas, reuniones de la junta, conferencias, etc.
  • Asistir a reuniones y llevar actas
  • Recibir y filtrar llamadas telefónicas y redirigirlas cuando sea apropiado

Perfil del puesto de secretaria ejecutiva

Resumen de trabajo

Buscamos un Secretario Ejecutivo competente para apoyar a los altos funcionarios de nuestra empresa. Usted será quien organice y mantenga el horario del ejecutivo y lo ayude a realizar una variedad de tareas administrativas.

Los secretarios ejecutivos deben ser profesionales rápidos con gran capacidad de gestión del tiempo y multitarea. Es con su diligencia y competencia en su trabajo que los ejecutivos pueden concentrarse en sus responsabilidades gerenciales sin preocuparse por otras tareas.

El objetivo es contribuir a la eficiencia del negocio en general al garantizar que todas las tareas administrativas asignadas se lleven a cabo de manera oportuna y eficiente.

Responsabilidades

  • Mantenga la agenda del ejecutivo y ayude en la planificación de citas, reuniones de la junta, conferencias, etc.
  • Asista a reuniones y lleve actas
  • Recibir y filtrar llamadas telefónicas y redirigirlas cuando sea apropiado
  • Manejar y priorizar toda la correspondencia entrante o saliente (correo electrónico, cartas, paquetes, etc.)
  • Hacer arreglos de viaje para ejecutivos
  • Maneje documentos confidenciales asegurándose de que permanezcan seguros
  • Preparar facturas o estados financieros y brindar asistencia en la contabilidad.
  • Supervisar los suministros de oficina y negociar los términos con los proveedores para garantizar los pedidos más rentables.
  • Mantener registros electrónicos y en papel para garantizar que la información esté organizada y sea de fácil acceso.
  • Realizar investigaciones y preparar presentaciones o informes según lo asignado

Requisitos

  • Experiencia comprobada como secretaria ejecutiva o función administrativa similar
  • Competente en MS Office y software de «back-office» (por ejemplo, ERP)
  • Conocimiento profundo de la administración de oficinas y procedimientos contables básicos, así como vocabulario técnico de la industria relevante.
  • Familiaridad con los métodos básicos de investigación y las técnicas de presentación de informes.
  • Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
  • Excelentes habilidades de comunicación y negociación.
  • Integridad y confidencialidad
  • Licenciatura en administración de empresas o campo relativo
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