Las responsabilidades del Secretario Ejecutivo incluyen:
- Mantener la agenda del ejecutivo y ayudar en la planificación de citas, reuniones de la junta, conferencias, etc.
- Asistir a reuniones y llevar actas
- Recibir y filtrar llamadas telefónicas y redirigirlas cuando sea apropiado
Resumen de trabajo
Buscamos un Secretario Ejecutivo competente para apoyar a los altos funcionarios de nuestra empresa. Usted será quien organice y mantenga el horario del ejecutivo y lo ayude a realizar una variedad de tareas administrativas.
Los secretarios ejecutivos deben ser profesionales rápidos con gran capacidad de gestión del tiempo y multitarea. Es con su diligencia y competencia en su trabajo que los ejecutivos pueden concentrarse en sus responsabilidades gerenciales sin preocuparse por otras tareas.
El objetivo es contribuir a la eficiencia del negocio en general al garantizar que todas las tareas administrativas asignadas se lleven a cabo de manera oportuna y eficiente.
Responsabilidades
- Mantenga la agenda del ejecutivo y ayude en la planificación de citas, reuniones de la junta, conferencias, etc.
- Asista a reuniones y lleve actas
- Recibir y filtrar llamadas telefónicas y redirigirlas cuando sea apropiado
- Manejar y priorizar toda la correspondencia entrante o saliente (correo electrónico, cartas, paquetes, etc.)
- Hacer arreglos de viaje para ejecutivos
- Maneje documentos confidenciales asegurándose de que permanezcan seguros
- Preparar facturas o estados financieros y brindar asistencia en la contabilidad.
- Supervisar los suministros de oficina y negociar los términos con los proveedores para garantizar los pedidos más rentables.
- Mantener registros electrónicos y en papel para garantizar que la información esté organizada y sea de fácil acceso.
- Realizar investigaciones y preparar presentaciones o informes según lo asignado
Requisitos
- Experiencia comprobada como secretaria ejecutiva o función administrativa similar
- Competente en MS Office y software de «back-office» (por ejemplo, ERP)
- Conocimiento profundo de la administración de oficinas y procedimientos contables básicos, así como vocabulario técnico de la industria relevante.
- Familiaridad con los métodos básicos de investigación y las técnicas de presentación de informes.
- Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
- Excelentes habilidades de comunicación y negociación.
- Integridad y confidencialidad
- Licenciatura en administración de empresas o campo relativo
