Las responsabilidades de los deberes del asistente de oficina incluyen:
- Organizar la oficina y ayudar a los asociados a optimizar los procesos.
- Ordenar y distribuir comunicaciones de manera oportuna
- Uso de sistemas informáticos «administrativos» (software ERP)
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Resumen de trabajo
Buscamos un asistente de oficina competente para ayudar con la organización y el funcionamiento de las operaciones administrativas diarias de la empresa.
¿Qué hace un asistente de oficina?
El candidato ideal será un profesional trabajador capaz de realizar una variedad de tareas de apoyo de oficina y trabajar diligentemente bajo presión. Esta persona se sentirá cómoda trabajando con un alto grado de atención al detalle y discreción, además de incorporar formas nuevas y efectivas para lograr mejores resultados.
Responsabilidades
- Organizar la oficina y ayudar a los asociados de manera que optimicen los procedimientos.
- Ordene y distribuya las comunicaciones de manera oportuna
- Crear y actualizar registros asegurando la precisión y validez de la información.
- Programar y planificar reuniones y citas
- Monitorear el nivel de suministros y manejar la escasez
- Resolver fallas relacionadas con la oficina y responder a solicitudes o problemas
- Coordinar con otros departamentos para asegurar el cumplimiento de las políticas establecidas.
- Mantener relaciones de confianza con proveedores, clientes y colegas.
- Realizar tareas de recepcionista cuando sea necesario
Requisitos
- Experiencia comprobada como asistente de back-office, asistente de oficina, asistente virtual o en otro rol administrativo relevante
- Conocimiento de los sistemas informáticos «back-office» (software ERP)
- Conocimiento práctico del equipo de oficina.
- Comprensión completa de los procedimientos de gestión de la oficina
- Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
- Habilidades analíticas y aptitud para la resolución de problemas.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
- Competencia en MS Office
