Las responsabilidades del asistente administrativo incluyen:
- Manejar solicitudes y consultas administrativas de altos directivos.
- Organizar y programar citas con software de administración
- Planificación de reuniones y elaboración de minutas detalladas
Resumen de trabajo
Buscamos un asistente administrativo responsable para realizar una variedad de tareas administrativas y de oficina. Las funciones del Asistente Administrativo incluyen brindar apoyo a nuestros gerentes y empleados, asistir en las necesidades diarias de la oficina y administrar las actividades administrativas generales de nuestra empresa.
¿Qué hace un asistente administrativo?
Las responsabilidades del asistente administrativo incluyen hacer arreglos para viajes y reuniones, preparar informes y mantener los sistemas de archivo apropiados. El candidato ideal debe tener excelentes habilidades de comunicación oral y escrita y ser capaz de organizar su trabajo utilizando herramientas, como MS Excel y equipos de oficina. Si también tiene experiencia previa como secretario o asistente administrativo ejecutivo y está familiarizado con nuestra industria, nos gustaría conocerlo.
En última instancia, un asistente administrativo exitoso debe garantizar el funcionamiento eficiente y fluido de nuestra oficina en el día a día.
Responsabilidades
- Responder y dirigir llamadas telefónicas
- Organizar y programar citas
- Planifique reuniones y tome minutas detalladas
- Escribir y distribuir correos electrónicos, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios.
- Ayudar en la preparación de informes programados regularmente
- Desarrollar y mantener un sistema de archivo.
- Actualizar y mantener las políticas y los procedimientos de la oficina.
- Solicite suministros de oficina e investigue nuevas ofertas y proveedores
- Mantener listas de contactos
- Reservar arreglos de viaje
- Presentar y conciliar informes de gastos
- Brindar apoyo general a los visitantes.
- Actuar como punto de contacto para clientes internos y externos.
- Servir de enlace con los asistentes administrativos senior y ejecutivos para manejar las solicitudes y consultas de los gerentes senior
Requisitos
- Experiencia comprobada como asistente administrativo, asistente virtual o asistente administrativo de oficina
- Conocimiento de los sistemas y procedimientos de gestión de oficinas.
- Conocimiento práctico de equipos de oficina, como impresoras y máquinas de fax.
- Dominio de MS Office (MS Excel y MS PowerPoint, en particular)
- Excelentes habilidades de gestión del tiempo y la capacidad de priorizar el trabajo.
- Atención a los detalles y habilidades para la resolución de problemas.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
- Fuertes habilidades organizativas con capacidad para realizar múltiples tareas.
- Título de instituto; una calificación adicional como asistente administrativo o secretario será una ventaja
