Las responsabilidades del asistente administrativo incluyen:

  • Manejar solicitudes y consultas administrativas de altos directivos.
  • Organizar y programar citas con software de administración
  • Planificación de reuniones y elaboración de minutas detalladas

Perfil del puesto de asistente administrativo

Resumen de trabajo

Buscamos un asistente administrativo responsable para realizar una variedad de tareas administrativas y de oficina. Las funciones del Asistente Administrativo incluyen brindar apoyo a nuestros gerentes y empleados, asistir en las necesidades diarias de la oficina y administrar las actividades administrativas generales de nuestra empresa.

¿Qué hace un asistente administrativo?

Las responsabilidades del asistente administrativo incluyen hacer arreglos para viajes y reuniones, preparar informes y mantener los sistemas de archivo apropiados. El candidato ideal debe tener excelentes habilidades de comunicación oral y escrita y ser capaz de organizar su trabajo utilizando herramientas, como MS Excel y equipos de oficina. Si también tiene experiencia previa como secretario o asistente administrativo ejecutivo y está familiarizado con nuestra industria, nos gustaría conocerlo.

En última instancia, un asistente administrativo exitoso debe garantizar el funcionamiento eficiente y fluido de nuestra oficina en el día a día.

Responsabilidades

  • Responder y dirigir llamadas telefónicas
  • Organizar y programar citas
  • Planifique reuniones y tome minutas detalladas
  • Escribir y distribuir correos electrónicos, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios.
  • Ayudar en la preparación de informes programados regularmente
  • Desarrollar y mantener un sistema de archivo.
  • Actualizar y mantener las políticas y los procedimientos de la oficina.
  • Solicite suministros de oficina e investigue nuevas ofertas y proveedores
  • Mantener listas de contactos
  • Reservar arreglos de viaje
  • Presentar y conciliar informes de gastos
  • Brindar apoyo general a los visitantes.
  • Actuar como punto de contacto para clientes internos y externos.
  • Servir de enlace con los asistentes administrativos senior y ejecutivos para manejar las solicitudes y consultas de los gerentes senior

Requisitos

  • Experiencia comprobada como asistente administrativo, asistente virtual o asistente administrativo de oficina
  • Conocimiento de los sistemas y procedimientos de gestión de oficinas.
  • Conocimiento práctico de equipos de oficina, como impresoras y máquinas de fax.
  • Dominio de MS Office (MS Excel y MS PowerPoint, en particular)
  • Excelentes habilidades de gestión del tiempo y la capacidad de priorizar el trabajo.
  • Atención a los detalles y habilidades para la resolución de problemas.
  • Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
  • Fuertes habilidades organizativas con capacidad para realizar múltiples tareas.
  • Título de instituto; una calificación adicional como asistente administrativo o secretario será una ventaja
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