Las reuniones son el chivo expiatorio de los fracasos de la oficina.
Ya sea una reunión en persona o digital, nos encanta quejarnos de ellos.
Las reuniones son aburridas. Te chupan la energía. Abruman tu calendario como una mala hierba. Evitan que entre en el modo de enfoque . Te roban la atención (tu recurso más escaso). Y son super caros .
Pero seguimos volviendo por más
Todos hemos coreado el mantra de «no más reuniones». Pero también podemos cantar, «no más pastel para los cumpleaños» porque ambos son igualmente probables. Por agradable que parezca, Calendar zero no puede ser una realidad real para un líder digital colaborativo, ¿verdad?
No podemos dejar las reuniones. Un mundo sin reuniones se siente como un mundo sin colaboración.
Entonces, ¿somos codependientes de una forma tóxica de colaboración o simplemente somos malos en las reuniones? ¿Son un mal necesario?
¿Hay espacio para reuniones digitales?
Al intentar crear un lugar de trabajo digital de alto nivel, debe cuestionar sus suposiciones. ¿Vale la pena el esfuerzo de una reunión digital? ¿O debería acabar con las reuniones de una vez por todas y pasar por completo al trabajo asincrónico?
Matt Tucker, CEO de Koan dice que “las reuniones son un microcosmos de la cultura de una empresa”. El cambio a las reuniones digitales a menudo revela lo que ya estaba roto.
Nick Smarrelli , CEO de GadellNet dice, “Las malas reuniones, en vivo, se pueden encubrir más fácilmente que las malas reuniones digitalmente. Al no estar preparados para liderar una reunión digital, sus participantes seguramente optarán por las otras distracciones disponibles para ellos «.
Comencemos por ver cómo las herramientas digitales cambian las reuniones.
Los cambios positivos de las reuniones digitales
Un lugar de trabajo digital de nivel 3 ve las ventajas únicas que las herramientas digitales pueden aportar.
- Las reuniones digitales le permiten ser independiente de la ubicación.
- Las reuniones digitales le permiten aumentar el número de personas en la llamada.
- Las reuniones digitales pueden ofrecer subtítulos instantáneos.
- Las reuniones digitales le permiten compartir la pantalla y / o trabajar en un archivo de forma colaborativa.
- Las reuniones digitales se pueden grabar y transcribir rápidamente.
- Las reuniones digitales pueden brindarle datos sobre la cantidad de tiempo de uso de la palabra para generar más equidad.
- Puede crear grupos de trabajo aleatorios para discusiones más pequeñas.
- Puede agregar otra tecnología de reuniones digitales para enriquecer la experiencia
El mal uso de las reuniones digitales
Pero también estamos abusando de las reuniones digitales.
Un informe reciente de investigadores de Harvard Business School muestra que desde la pandemia, la duración promedio de las reuniones se redujo en un 20%, el número de asistentes aumentó en un 13% y el número total de reuniones aumentó en un 13%. Atlassian reveló que los empleados dedicaron un 400% más de tiempo a Zoom en 2020 que en 2019. Microsoft informó un aumento del 148% en el uso de las reuniones de Teams.
Incluso si sus reuniones son más breves, si su calendario está repleto de más, ¿cuál es el punto?
Luego está el chat grupal, que se siente como una reunión digital de un día metida en una licuadora y hecha puré en incrementos de 3 minutos. Cal Newport dice que retrocedimos en nuestra colaboración cuando permitimos que las «reuniones por correo electrónico» se hicieran cargo.
Las reuniones digitales que no son atractivas distraen más a los participantes. Y nuestro enfoque predeterminado para las reuniones híbridas hace que los empleados remotos se sientan excluidos.
La ventaja que más se pasa por alto de las reuniones digitales
Las reuniones digitales no tienen por qué ser el equivalente pixelado de la parte del trabajo más amada y odiada. Entonces, ¿cuál es el mayor cambio que las herramientas digitales han traído a la colaboración (fuera de los fondos y filtros sofisticados)?
En tiempos pre-digitales, si necesitabas colaborar con alguien, llamabas a una reunión. Las reuniones eran la forma preferida de:
- Dar actualizaciones grupales
- Despegar
- Toma una decision
- Aporta claridad y alineación
- Conéctese con los miembros del equipo
De hecho, en esta época, reuniones = colaboración.
En la era digital, tenemos multitud de herramientas a nuestra disposición. Tenemos correo electrónico, chat, foros de discusión, canales, notas de voz, videos grabados y más. De hecho, la mayoría de los líderes digitales se quejan de tener demasiadas opciones de colaboración.
Y, sin embargo, nuestras mentes todavía están programadas para pensar que si REALMENTE desea colaborar, debe convocar una reunión.
Esto echa de menos la mejor parte de la colaboración digital.
La colaboración digital no se trata de tener ocho opciones para hacer lo mismo. Se trata de tener la opción ideal para ocho escenarios diferentes.
Piense en ello como si tuviera un cinturón de herramientas o una caja de herramientas actualizada.
Las reuniones digitales son la respuesta perfecta para una necesidad específica. Pero si seguimos intentando utilizar las reuniones digitales para hacer todo, seguiremos odiándolas.
¿Por qué contrataste esta reunión?
¿Cuáles son las fortalezas únicas de las reuniones digitales? ¿Qué situaciones lo convierten en la opción perfecta para elegir entre su cinturón de herramientas ampliado?
- Toma decisiones rápidas. El CEO de Formstack, Chris Byers, dice que una reunión de 10 minutos puede ahorrar días de intercambio de mensajes.
- Establece una conexión humana. Las reuniones sincrónicas son muy superiores para crear camaradería y un sentido de pertenencia.
- Habilite el pensamiento rápido. Las reuniones permiten una comunicación rápida que puede crear soluciones invisibles.
- Revele problemas invisibles. Las reuniones crean momentos fortuitos que descubren cuestiones importantes.
- Genera energía. Las reuniones son excelentes para generar exageraciones y avances.
- Realinear el equipo. Enviar un correo electrónico recordatorio sobre sus objetivos no tiene el mismo efecto que estar en vivo.
- Permita la inclusión directa. Puede obtener comentarios directos de personas a las que no les gusta escribir sus pensamientos o que son más calladas.
Steven Rogelberg , profesor de UNC Charlotte, dice: “Llevar a cabo las reuniones correctamente puede generar muchos resultados positivos y energizantes, incluida una mejor toma de decisiones y una mayor innovación, cohesión, agilidad y resiliencia, resultados esenciales a medida que los equipos y las organizaciones luchan con los desafíos laborales de la pandemia «.
¿Qué quieres que haga esta reunión?
La clave para los líderes digitales es saber cuándo usar la reunión digital y cuándo usar una opción diferente.
Lara Hogan dice que las reuniones tienen tres propósitos principales: difundir información, lograr alineación y tomar decisiones. En esta rúbrica, se describe cuándo es mejor colaborar de forma sincrónica (en una reunión) o asincrónica (alguna otra opción digital).
Otros buenos casos de uso para reuniones digitales son:
- iniciar un proyecto
- despegarse de un problema difícil
- revisar un proyecto
- haciendo una negociación en vivo
- salir con la gente y construir una mejor relación
Una reunión digital es una opción fantástica en la situación adecuada. Pero no deberíamos contratarlo para hacer cosas en las que otras formas de colaboración son mejores.
Las reuniones digitales son el comienzo perfecto para actualizar su lugar de trabajo digital
Las reuniones son eventos sagrados. Requieren mucho tiempo e involucran la interacción humana. Revelan mucho sobre tu cultura y pueden mostrarte lo que ya estaba roto.
Hacer el cambio a las reuniones digitales es el momento perfecto para cuestionar sus suposiciones sobre las reuniones. Puede reconstruir la reunión digital para lo que puede ser en lugar de lo que siempre ha sido.
Empiece por crear algunas reglas básicas del equipo para las reuniones y aprenda a dirigir reuniones virtuales efectivas .
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Neil Miller
