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¿Seguro que está preparado para reuniones híbridas?

Las reuniones híbridas son mucho más difíciles de lo que piensa hacer bien. Las reuniones completamente virtuales e híbridas requieren un enfoque diferente. He aquí cómo hacerlas bien.

Hemos tenido reuniones en persona durante varios miles de años.

Y hemos tenido reuniones digitales completas para uno.

Ahora todo el mundo parece dispuesto a lanzarse al trabajo híbrido .

Pero ser bueno en reuniones híbridas no será sencillo. El enfoque típico de las reuniones híbridas conduce a la alienación, la desvinculación y un gran paso atrás en el viaje de su lugar de trabajo digital .

Pero si consigue las reuniones híbridas correctamente, puede ser una ventaja única. Alentará a las nuevas contrataciones y a los trabajadores distribuidos, y estará listo para prosperar en el futuro.

¿Qué es una reunión híbrida?

Una reunión híbrida tiene algunos asistentes en la oficina central y otros en ubicaciones distribuidas. Las reuniones digitales híbridas existen desde la primera conferencia telefónica. Las grandes corporaciones los han tenido durante décadas.

Pero la pandemia cambió las cosas para todos. Durante un tiempo, todos «llamaron» desde casa. Las reuniones no eran perfectas, pero había muchas ventajas en no vincular una reunión a un lugar específico.

Dado que muchas organizaciones se están preparando para regresar a la oficina, quieren ofrecer lo mejor de ambos mundos: una reunión digital híbrida. Puede estar en la oficina o llamar desde cualquier lugar.

El gran problema de la mayoría de las reuniones híbridas

Las reuniones híbridas parecen una gran idea. Se adaptan a los que quieren ser IRL y a los que no pueden, o prefieren no estar en el mismo lugar físico.

Pero el problema que la mayoría de los líderes digitales no ven es el mismo problema con la mayoría de los enfoques híbridos.

Las personas en la oficina tienen una clara ventaja .

Piénsalo.

  • La reunión comienza cuando las personas de la oficina llegan y están listas.
  • Los que están en la oficina se ponen al día mientras entran a la sala de conferencias.
  • Por lo general, solo se usa una cámara para todos en la oficina. Los asistentes a IRL pueden ver a todos, pero es posible que puedan esconderse fuera de la cámara.
  • Cuando alguien en la oficina se levanta para dibujar en una pizarra, otros en la oficina pueden agregar algo más. La gente distribuida no tiene suerte.
  • Si se corta la conexión en la oficina, la reunión termina. Si se corta la conexión de un miembro del equipo remoto, la reunión continúa.
  • Las personas en la oficina parecerán hablar primero y se sentirán justificadas al hablar sobre los demás.
  • Los asistentes a IRL pueden captar el lenguaje corporal y las microexpresiones que no están claras para las personas distribuidas.
  • Cuando termina la reunión, las personas en la sala continúan discutiendo las cosas entre sí en grupos pequeños.

Tener una reunión digital híbrida parece inclusivo. Pero si hay un sistema escalonado, los trabajadores distribuidos se sentirán alienados, ignorados y desconectados.

Si realmente quiere convertirse en un lugar de trabajo digital de alto nivel, su objetivo debe ser nivelar el campo de juego. La experiencia de los que no están en la oficina no debe ser peor que la de los que están en la oficina.

13 formas de hacer que las reuniones híbridas sean justas para todos

1. Deja de decir «llamar». Sugiere que la oficina es donde está la reunión real y todos los demás están participando en ella. En cambio, todos «inician sesión» en la reunión para que quede claro que la tecnología es la pieza central.

2. Todos inician sesión . No importa dónde esté sentado, todos deben iniciar sesión en la videollamada. Si no lo hacen, los asistentes distribuidos no sabrán quién está en la sala, quién salió o quién llegó tarde.

3. Invertir en tecnología de telepresencia. Para reuniones regulares desde el mismo lugar, las herramientas de telepresencia son un cambio de juego. Es lo más parecido que tenemos a sentir que estás en la misma habitación con los demás. No es barato, pero si confía en la colaboración digital, es un gasto que vale la pena. Demuestre que quiere que todos tengan la misma experiencia.

4. Mejorar el audio / visual de los asistentes distribuidos. Actualice la cámara, el micrófono, la iluminación y la velocidad de Internet de cualquier asistente habitual. Ver a alguien como una mancha pixelada y granulada los pone en una rápida desventaja.

5. Hackea la experiencia. Si no puede pagar algo elegante, sea creativo. Para empezar, haga que todos en la oficina enciendan la cámara (mientras se silencian y bajan el volumen). O bien, puede colocar algunas computadoras portátiles / cámaras alrededor de la habitación que pueden brindar una mejor sensación de ver lo que está sucediendo.

6. Empiece a tiempo. Imagínese iniciar sesión temprano para una reunión importante y luego esperar nerviosamente durante 5 minutos mientras la gente entra, riendo con una taza de café en la mano. Respeta el tiempo de todos.

7. Deje tiempo para charlar antes de la reunión. En la oficina, la gente suele charlar mientras entra a una reunión, poniéndose al día con su vida o su trabajo. Estas conversaciones son cruciales para una gran dinámica de equipo. Si los trabajadores distribuidos no obtienen este tiempo, pierden mucho. Permita que las personas inicien sesión temprano y conversen, o agregue 5 minutos al comienzo de la reunión para nivelar el campo de juego.

8. Haga una pregunta de registro. Las preguntas de verificación pueden desempeñar el papel de charla antes de la reunión. Pero también ayudan a que todos tengan tiempo de hablar al principio.

9. Comparta el tiempo de uso de la palabra. Es muy fácil para los que están en la sala dominar la conversación. Brinde a las personas que están fuera de la sala la oportunidad de hablar antes de tomar decisiones o seguir adelante.

10. Planifique las interrupciones. Esos milisegundos de latencia son enormes. Cuando eres IRL, sientes que puedes ir primero porque te escuchaste a ti mismo primero. Los que están en la sala deben dejar que los demás hablen primero y no hablar sobre ellos.

11. Dar una opción de pizarra digital. Sabes que se está celebrando una reunión cuando alguien salta para dibujar en la pizarra. Es incluso mejor cuando alguien más se suma. ¿Qué pasa si asistes virtualmente? No utilice pizarrones físicos en llamadas digitales. Utilice herramientas como Mural , LucidChart , Miro , Figma o Bluescape para que todos puedan colaborar en el mismo espacio.

12. Planifique la experiencia visual. El anfitrión de la reunión debe pensar en lo que todos miran durante la reunión. ¿Vas a tener un documento de Google compartido? ¿Habrá toboganes? Videos? ¿Puede compartirlos con anticipación en caso de que la transmisión sea un problema?

13. Conversaciones paralelas. Si bien no es de buena etiqueta, las conversaciones paralelas son parte de las reuniones. En lugar de que los asistentes de IRL se silencien y susurren entre ellos, lleve esas conversaciones secundarias a un chat grupal. Los chistes internos son una excelente manera de crear un sentido de pertenencia, pero todos los que están en la llamada deben comprenderlos.

Pero la mejor idea es …

No estés en la habitación. Si usted es el líder, lo mejor que puede hacer es iniciar sesión desde un lugar distribuido. Resuelve la mayoría de los problemas que puede enfrentar:

  • Deja en claro que está bien que otros no estén allí.
  • Nadie tiene acceso especial a usted si lo acorrala después de la reunión.
  • Aprenderá lo que es experimentar estar «afuera» y hacer los cambios.

Lograr una gran reunión híbrida es mucho más difícil de lo que creen la mayoría de los líderes digitales. No es tan simple como dejar que algunas personas llamen desde casa si les apetece. Como todo en un lugar de trabajo digital, se necesita un poco de trabajo adicional e intencionalidad.

Las reglas básicas de las grandes reuniones digitales también se aplican a las reuniones híbridas. Pero, si puede hacer estos pequeños cambios, sus equipos serán más inclusivos, sus reuniones virtuales serán más atractivas y podrá continuar ampliando y construyendo su lugar de trabajo digital.


Neil Miller

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