Los autores describen un proceso basado en datos para comprender dónde es más productivo en qué tipo de tareas y cómo convencer a su jefe de que el plan resultante es el mejor para sus intereses también.
Durante el último año, muchos de nosotros hemos encontrado cosas que amar en trabajar desde casa como flexibilidad, la capacidad de centrar, y no hay desplazamientos. Ahora que las oficinas están empezando a abrir de nuevo, es posible que empiece a recordar que también hay mucho que amar de la oficina: la interacción social, las alegrías de la colaboración y, por supuesto, esa taza de café sin fin.
Muchas empresas pretenden darnos lo mejor de ambos mundos permitiendo a los empleados dividir su tiempo entre el hogar y el lugar de trabajo. Pero sólo le dará usted lo mejor de ambos mundos si averiguas cómo combinar el tiempo en el hogar y la oficina de una manera que maximice su productividad y bienestar personal. Eso significa averiguar qué días pasar en casa, qué días pasar en la oficina, y igual de crucial, cómo vender a su jefe en ese plan.
La clave es identificar qué partes de su trabajo se realizan mejor dónde. Esto parece bastante simple: para tareas que requieren colaboración, entrar en el trabajo; para tareas que requieren concentración prolongada, quédate en casa. Y, bastante cierto, un revisión de investigación en equipos virtuales reportó varios estudios que muestran que el trabajo altamente interdependiente puede ser difícil de abordar cuando está separado de sus colegas. Pero uno de los estudios también encontró que la estrecha colaboración a distancia fortaleció las relaciones y el compromiso entre colegas porque les requería mejorar su comunicación y apoyo mutuo. El módulo de Tiempos de Primera Base, permite registrar la ubicación de los trabajadores al checar asistencia, brindando visibilidad sobre la presencia de los colaboradores cuando comienzan y dejan de trabajar, consulta más sobre esta herramienta en https://primerabase.com/modulo/attendance.
Y hay otros factores en juego, también. Por ejemplo, tal vez haga su mejor trabajo de redacción en casa, pero necesita la colaboración de sus colegas para desarrollar un esquema inicial. O tal vez te resulte más fácil hacer una lluvia de ideas sobre una llamada telefónica, ya que eres más creativo mientras paseas la habitación. (También puede que la colaboración remota sea más efectiva una vez que adopte algunos de los enfoques remotos que describimos en nuestro nuevo libro Mando a distancia, Inc.: Cómo prosperar en el trabajo… dondequiera que estés.)
Independientemente de los factores que más le afecten, usted querrá evitar perder el tiempo crítico entrando en la oficina en un día en que hubiera sido mejor quedarse en casa, o viceversa. Para crear un plan de trabajo híbrido que le permita sacar el máximo provecho de cada día, primero realice un seguimiento y analice su trabajo para averiguar qué factores afectan su productividad. A continuación, compare sus hallazgos con sus próximas tareas y responsabilidades. Finalmente, resuma su plan para que su jefe obtenga su buy-in.
Seguimiento de las métricas que importan
Para realizar un seguimiento de su productividad en cada ubicación, primero debe determinar qué medir. Tendemos a pensar en la productividad en términos de horas trabajadas, pero una medida más efectiva son los resultados reales de sus trabajos. Para las métricas duras, busque algunas mediciones de salida (palabras escritas, correos electrónicos respondidos, tareas desactivadas), así como datos sobre cómo se utiliza su tiempo (nos gustan los rastreadores automáticos de tiempo como Timing.app o ManicTime). Para las métricas flexibles, considere registrar tanto su estado de ánimo como su sentido de logro al final de cada día (use una escala de 1 a 5); también puede usar cosas como correo electrónico o mensajes grupales para realizar un seguimiento de los comentarios de otros. Ninguno de estos indicadores es perfecto, pero juntos presentan una imagen útil.
Configure una hoja de cálculo en la que pueda consolidar todas sus métricas en una sola vista. El enfoque más sencillo consiste en enumerar las fechas abajo de la primera columna de la izquierda y, a continuación, asignar una columna a cada métrica clave, como palabras escritas, estado de ánimo, logros y tareas completadas. (Puede usar nuestra plantilla Coda como punto de partida). También es posible que desee realizar un seguimiento del tiempo que está perdiendo en distracciones (compras en línea, navegación por memes, juegos), cuánto tiempo está gastando en reuniones y cuánto tiempo está gastando en aplicaciones que indican que está trabajando diligentemente (como el procesador de textos o la aplicación de hoja de cálculo).
Luego, durante un período limitado, aproximadamente un mes o dos, realice un seguimiento de su productividad diaria a lo largo de cada una de las métricas que haya definido. Puede iniciar este proceso incluso antes de regresar a la oficina: realice un seguimiento de sus métricas de productividad mientras trabaja de forma remota, y cuando vuelva a su oficina tendrá una línea de base que facilitará la comparación rápida de su productividad en cada espacio. Durante el período de seguimiento, también marque la hoja de cálculo todos los días para anotar si está trabajando de forma remota o en la oficina (o comprometerse a una programación específica); de lo contrario, no tendrá forma de detectar los patrones que separan los días de oficina de los días de casa.
Busque patrones
Una vez que llegue el momento de crujir los números, simplemente mirando las columnas de la hoja de cálculo le dará una idea de dónde necesita profundizar en los números. Si su tiempo productivo o su estado de ánimo varían enormemente de día a día, por ejemplo, puede buscar algo que parece correlacionarse con esas variaciones, tal vez la cantidad de tiempo que pasa en reuniones o sus horas de sueño.
Para realizar un análisis más profundo, cree una tabla o gráfico que amplíe la relación entre las variaciones de su estado de ánimo o salida, y los factores que cree que pueden explicar esas variaciones. Tal vez usted consigue más tareas completadas en días con menos reuniones… a menos que las reuniones se lleven a cabo en las dos horas después del almuerzo, cuando usted tiene dificultades para hacer el trabajo concentrado, de todos modos. Tal vez los días con el tiempo más «desperdiciado» sean también los días en que generas el trabajo más escrito porque todas esas pequeñas distracciones son la forma en que reinicias entre páginas, documentos o párrafos.
Busque especialmente las divergencias entre los días de su hogar y sus días de oficina. ¿Hay ciertos tipos de tareas que usted realiza más rápidamente en casa o en la oficina? ¿Las reuniones tienen el mismo impacto en su estado de ánimo o productividad cuando se realizan cara a cara, en lugar de celebrarse a través de vídeo? ¿Sus tiempos de trabajo más productivos difieren dependiendo del momento en que esté trabajando?
La respuesta puede depender del flujo de vida en el hogar tanto como de las distracciones de la oficina.
Una vez que sepa qué tipo de tareas realiza mejor en casa y en la oficina, estará en una mejor posición para juzgar cómo pasar cada día. También puede tener una idea del panorama general: revise sus responsabilidades actuales y determine cuánto de su carga de trabajo se maneja mejor en cada ubicación para tener una idea de cuánto tiempo querrá pasar en casa frente a la oficina. Este es un proceso que puede ser necesario revisar periódicamente: Tal vez el gran proyecto de este trimestre implica la planificación de una conferencia, que es un proceso muy colaborativo que se beneficiará de más tiempo en la oficina. Pero el próximo trimestre está produciendo el informe anual de la compañía, que requerirá más tiempo en casa para que pueda escribir y revisar con foco.
Cómo justificar su plan híbrido
Saber dónde quieres pasar tu tiempo está bien y bien, pero no ayudará si tu jefe no apoya tu plan de trabajo híbrido. Afortunadamente, todos los datos que ha cruzado sobre su productividad le ofrecen un excelente lugar para empezar a hacer el caso. Resuma sus hallazgos en una nota concisa que muestra las principales responsabilidades de su plato divididas en las partes que se manejan mejor en la oficina, y las partes que se manejan mejor en casa. Apoye tus conclusiones con datos que muestren que escribes más palabras, responde a más correos electrónicos o crea presentaciones de manera más eficiente en los días en que estás en casa.
Dependiendo de su gerente, también puede ser útil estimar la cantidad específica de tiempo que cada parte de su trabajo es probable que requiera.
Por ejemplo, si sus responsabilidades futuras incluyen dirigir el trabajo en ese informe anual, el plan híbrido podría incluir lo siguiente:
Informe anual (68 hrs)
Tareas de oficina (24 horas)
- Entrevista a las partes interesadas (12 horas)
- Mensajes de informe de lluvia de ideas (1 hora)
- Informe esbozo (2 horas)
- Revisar/solucionar problemas de borradores de informes (6 horas)
- Diseñador de breves y actualizaciones (3 horas)
Tareas remotas (44 horas)
- Investigación de fondo para el contenido (14 hrs)
- Contenido del proyecto de informe (16 horas)
- Investigación de imágenes para el diseño de informes (4 hrs)
- Revisar/editar el informe final (10 horas)
Sobre la base de este desglose, aproximadamente un tercio de su tiempo en este proyecto debe gastarse en la oficina, y dos tercios pueden lograrse mejor en casa. Si sus otras responsabilidades tienen un desglose similar, puede proponer pasar tres días a la semana trabajando de forma remota, y dos días a la semana en la oficina, con esos días programados para facilitar las entrevistas con las stakeholder y las reuniones del proyecto.
Si su jefe sigue siendo escéptico sobre el valor del trabajo remoto, sugiera una período de prueba durante un mes más o menos cuando siga su combinación propuesta de días en casa y días en la oficina. A finales de mes, sus excelentes resultados deberían ganar a su jefe. Eso es lo que le pasó a Maggie Crowley Sheehan, quien fue el primer empleado de la compañía de software Unbounce en pasar a distancia, mucho antes de la pandemia. Cuando su marido consiguió un trabajo en las Bahamas, el supervisor de Sheehan accedió a hacerla un caso de prueba para trabajar a distancia. Sus resultados fueron tan fuertes que cuando el resto de la compañía se volvió remota durante Covid, uno de los colegas de Sheehan dijo: «Todos vamos a ser un 80% más productivos ahora, ¡basta con mirar lo que pasó con Maggie!»
Al pensar en la combinación de trabajo doméstico y de oficina que le permitirá ser el más productivo, evitará la frustración en ambos lugares y demostrará a su jefe su capacidad para hacerse cargo de sus propias condiciones de trabajo y productividad en el nuevo lugar de trabajo híbrido.
