Cuando es 100% aceptable presentarse en pantalones de chándal y dejar salir a su perro en medio de una llamada, sabe que la etiqueta en las reuniones ha cambiado mucho.
Pero el hecho de que nadie vuelva a ver tus rodillas no significa que no haya una etiqueta adecuada en las reuniones virtuales.
La etiqueta adecuada en las reuniones en 2021 tiene poco que ver con cómo te vistes y hablas. Se trata de cómo te preparas, tratas a los demás y te concentras. Si define estas reglas para su equipo, obtendrá mucho más de sus reuniones digitales .
Este artículo explorará la etiqueta de las reuniones en línea para los asistentes. Si está buscando reglas básicas para llevar a cabo una reunión o cómo llevar a cabo reuniones virtuales efectivas , consulte nuestros otros recursos.
Comencemos asumiendo que todos llaman desde ubicaciones distribuidas.
Etiqueta de reunión en línea para asistentes que están a distancia
Pide agenda
Si te invitan a una reunión sin una agenda, es una buena etiqueta para las reuniones virtuales retroceder y pedir una. Ser obligado a ir a las reuniones sin un plan es como si alguien le robara la silla . El tiempo es el recurso más valioso en un lugar de trabajo digital. Si dejas que la gente te lo robe, entonces eres tan culpable como ellos. Solicite una agenda y cualquier lectura previa o trabajo previo que pueda hacer para estar listo.
Ven preparado
Tómese un tiempo en su día para estar listo para la reunión. Haz tu lectura previa. Deja comentarios en la agenda. Envíe notas si desea agregar temas de los que hablar. Puede hacer su parte para que la reunión sea grandiosa si puede participar en el tiempo de discusión lo antes posible.
Dile a tu cerebro que es hora de la reunión
Piense en cómo asistía a las reuniones cuando estaba en la oficina. Dejaste de trabajar, te levantaste y te estiraste. Agarró un cuaderno y pasó junto al escritorio de los compañeros de trabajo para ver si estaban listos. Tomó una taza de café rápido y se sentó en una habitación totalmente diferente a donde estaba antes.
¿Qué sucede cuando asistes a una reunión virtual desde casa? Trabaja hasta las 9:59 am, hace clic en un enlace y BOOM, está en la reunión.
Una buena etiqueta en las reuniones virtuales significa no traer todo su equipaje del día.
¿Cómo puedes recrear esto cuando trabajas desde casa o en un espacio de trabajo conjunto? Cinco minutos antes de la reunión, levántese, estírese y vaya a tomar algo. Considere iniciar sesión desde una habitación diferente, o al menos desde una parte diferente de la habitación. Si no necesita compartir imágenes, salga a caminar. O al menos ponte unos pantalones, por si acaso .
Está intentando hacer un cambio del modo de trabajo Focus a Engaged . De lo contrario, inmediatamente comenzará a pensar en el otro trabajo que podría estar haciendo en lugar de estar en la reunión. Cambiar su entorno lo ayudará a mantenerse comprometido con la conversación en lugar de enviar correos electrónicos.
Señale a los demás que está en una reunión
Si comparte espacio con otras personas, avíseles que participará en una reunión. Todos en un radio de 20 pies deben estar completamente vestidos :-). Deja en claro si está bien interrumpirte si no pueden encontrar las tijeras para cortar la parte superior de la paleta.
Evita tus distracciones
Apague todas las aplicaciones de chat y notificaciones. Silencia tu teléfono. Cierre las pestañas que no sean esenciales para la reunión. Si eres inquieto, ten algo en la mano.
Iniciar sesión temprano
No espere hasta el último minuto para iniciar sesión. Comenzará distraído y es posible que se olvide de iniciar sesión a tiempo. Iniciar sesión con cinco minutos de anticipación es una buena etiqueta para las reuniones en línea para los asistentes. Inicie una conversación ligera con los demás.
Si va a llegar tarde, envíe un mensaje al organizador de la reunión para que sepa si debe esperarlo.
La excepción a presentarse temprano es si se une como invitado en la plataforma de otra persona. En tales casos, querrá presentarse a tiempo. Comience a iniciar sesión 1-2 minutos antes en caso de que tenga problemas con una nueva plataforma o con la instalación de software.
Comience con video encendido
El video es una forma poderosa de mantener una conexión humana en una reunión virtual. Iniciar una llamada con un montón de pantallas en blanco es bastante frío e impersonal.
Si no se siente cómodo compartiendo su fondo, aplique un filtro o un desenfoque. “No me cepillé el pelo” no es una excusa válida para mantener su video apagado durante una reunión de negocios planificada.
Si la conectividad o el ancho de banda son un problema, hágales saber a todos que apagará el video después de saludar.
Silenciar
Permanecer en silencio a menos que tenga algo que decir reduce la fidelidad de la conversación. Les da a los demás menos señales para interpretar. Incluso escuchar una risa rápida o «mmhmm» es útil para quien esté hablando.
Silenciese cuando no hable si:
- Es una gran convocatoria de diez o más personas.
- Escuchas un eco de retroalimentación
- Tienes ruido de fondo
De lo contrario, no silencie.
Habla despacio
Esté atento a los hablantes no nativos en la llamada. Muchos confían en mirar su cara o leer los labios para obtener el contexto completo. Sin esas señales, necesitan que reduzca la velocidad para asegurarse de que captan lo que dice.
No salgas de la habitación
No te escabullirías silenciosamente por la puerta trasera de una reunión en persona, ¿verdad? La etiqueta de las reuniones en línea para los asistentes es la misma. Si surge algo urgente, como firmar para una entrega en la puerta, deje un mensaje de chat para decir que volverá enseguida. Si tiene su video apagado, envíe otro mensaje cuando regrese. Esto también evita la incomodidad de ser llamado durante la reunión y no responder.
Lidiar con las interrupciones
Si su gato, hijo, abuela o cónyuge entra en la pantalla, no se asuste. En este punto, todos han tenido esta experiencia. Es solo otro recordatorio de que todos somos humanos tratando de resolver esto.
Conversaciones del lado del chat
¿Es una mala etiqueta en las reuniones virtuales enviar mensajes de chat? No necesariamente.
El chat durante las reuniones puede ser una forma divertida de aumentar la experiencia y hacerla más divertida para todos.
Pero puede parecerle una falta de respeto a la persona que dirige. Si alguna vez ha sido el líder, sabe lo difícil que es mantenerse concentrado y mantener a la gente comprometida.
Decidir en equipo sobre las reglas básicas para las reuniones virtuales si está bien usar el chat, pero aquí hay algunas pautas:
- El chat debe estar disponible para todos. Las conversaciones rápidas y privadas son una mala etiqueta para las reuniones en línea.
- No hagas un comentario que degrade a alguien.
- Sea respetuoso con el anfitrión de la reunión.
No hables de la gente
En una reunión virtual, es difícil saber exactamente quién habló primero. Esté preparado para dejar que la otra persona hable antes que usted. Si necesita completar una declaración, diga algo como: «Ramón, solo quiero terminar este pensamiento, y luego quiero escuchar lo que tienes que decir».
Resista la tentación de hacer otro trabajo.
En algún momento sentirás la necesidad de revisar tus mensajes, investigar un eslogan o perderte para encontrar la respuesta GIF perfecta. Trabajar mientras está en una reunión significa que no se concentrará en ninguno de los dos y ambos sufrirán.
Si se distrae constantemente, aquí hay algunas cosas que puede intentar:
- Mantenga sus manos en la transmisión de video
- Responda la llamada en un dispositivo móvil y apague su computadora portátil
- Siempre ofrézcase como voluntario para compartir su pantalla con el grupo cuando sea necesario
- Cambia tu atmósfera (ver arriba)
Etiqueta de reunión híbrida
Si está en la oficina mientras otros inician sesión de forma remota, hay que seguir una etiqueta virtual adicional para las reuniones híbridas .
Asegúrate de que te puedan ver
A menos que la sala tenga un video de telepresencia de alta calidad, inicie sesión con su video como todos los demás. Es posible que deba silenciar el micrófono y bajar el volumen para eliminar la retroalimentación.
Si solo hay una cámara, no se incline fuera de la imagen. El video está ahí para brindarles a los empleados remotos la mejor oportunidad de simular que están juntos. Si no puede ser visto, muévase o sugiera configurar otra cámara.
Ser inclusivo
Incluya a las personas que llaman a distancia en la charla previa a la reunión. Dirija las preguntas específicamente a los asistentes remotos si no ha escuchado mucho de ellos.
Sin susurros
No inicie una conversación paralela con otra persona en la sala donde ningún miembro del equipo remoto pueda escucharla. Esta es una mala etiqueta para las reuniones en línea en cualquier situación.
Difiera a los altavoces remotos en lugar de interrumpir
Si usted y un asistente remoto hablaron al mismo tiempo, siempre permita que la otra persona vaya primero.
Quédate después
Algunas de las mejores conversaciones ocurren después de que termina la reunión. En lugar de charlar con la gente en la oficina, llame a un miembro del equipo remoto inmediatamente después. Analice la llamada y póngase al día durante unos minutos.
Las reglas han cambiado
Como ocurre con la mayoría de las cosas, lo digital ha cambiado la cara de las reuniones . La etiqueta adecuada para las reuniones en línea para los asistentes es nueva y cambia todos los días. La etiqueta de la reunión virtual existe para suavizar la experiencia digital para que todos aprovechen al máximo la reunión.
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Neil Miller
