Las responsabilidades del recepcionista incluyen:
- Recibir a los visitantes en la recepción saludándolos, dándoles la bienvenida, dirigiéndolos y anunciándolos apropiadamente
- Responder al filtrado y reenviar llamadas telefónicas entrantes
- Recibir y clasificar el correo diario
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Resumen de trabajo
Buscamos un recepcionista para administrar nuestra recepción a diario y realizar una variedad de tareas administrativas y de oficina.
¿Qué hace un recepcionista?
Como recepcionista, será el primer punto de contacto de nuestra empresa. Los deberes de nuestra recepcionista incluyen ofrecer apoyo administrativo en toda la organización. Dará la bienvenida a los invitados y saludará a las personas que visiten el negocio. También coordinará las actividades de la recepción, incluida la distribución de correspondencia y la redirección de llamadas telefónicas.
Para tener éxito como recepcionista, debe tener una personalidad agradable, ya que este también es un rol de servicio al cliente. También debe poder hacer frente a las emergencias de manera oportuna y eficaz, al tiempo que agiliza las operaciones de la oficina. Las habilidades multitarea y de manejo del estrés son esenciales para este puesto. Este rol puede requerir trabajar por turnos, por lo que la flexibilidad es una ventaja.
En última instancia, los deberes y responsabilidades de un recepcionista son garantizar que la recepción reciba a los huéspedes de manera positiva y ejecute todas las tareas administrativas con los más altos estándares de calidad.
Responsabilidades
- Saludar y dar la bienvenida a los invitados tan pronto como lleguen a la oficina.
- Dirija a los visitantes a la persona y oficina apropiadas
- Responder, filtrar y reenviar llamadas telefónicas entrantes
- Asegúrese de que el área de recepción esté ordenada y presentable, con toda la papelería y el material necesarios (por ejemplo, bolígrafos, formularios y folletos)
- Proporcione información básica y precisa en persona y por teléfono / correo electrónico
- Reciba, clasifique y distribuya el correo / las entregas diarias
- Mantener la seguridad de la oficina siguiendo los procedimientos de seguridad y controlando el acceso a través del mostrador de recepción (monitorear el libro de registro, emitir credenciales de visitantes)
- Solicite suministros de oficina y mantenga un inventario de existencias
- Actualizar calendarios y programar reuniones
- Organizar viajes y alojamiento, y preparar cupones.
- Mantener registros actualizados de gastos y costos de oficina.
- Realizar otras tareas de recepcionista de oficina, como archivar, fotocopiar, transcribir y enviar por fax.
Requisitos
- Experiencia laboral comprobada como recepcionista, representante de recepción o puesto similar
- Competencia en Microsoft Office Suite
- Experiencia práctica con equipos de oficina (por ejemplo, máquinas de fax e impresoras)
- Actitud y apariencia profesional
- Sólidas habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Capacidad para ser ingenioso y proactivo cuando surgen problemas.
- Excelentes habilidades organizativas
- Habilidades multitarea y de gestión del tiempo, con la capacidad de priorizar tareas.
- Actitud de servicio al cliente
- Título de instituto; la certificación adicional en Office Management es una ventaja
