Las responsabilidades del gerente de oficina incluyen:

  • Programación de reuniones y citas dentro de la oficina
  • Organizar el diseño de la oficina y pedir material y equipo
  • Mantener la condición de la oficina y organizar las reparaciones necesarias.

descripción del trabajo del gerente de oficina

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Resumen de trabajo

Buscamos un Gerente de Oficina para organizar y coordinar las tareas administrativas y los procedimientos de oficina. Su función es crear y mantener un ambiente de trabajo agradable, asegurando altos niveles de efectividad organizacional, comunicación y seguridad.

¿Qué hace un administrador de oficina?

Los deberes y responsabilidades del gerente de oficina incluyen programar reuniones y citas, hacer arreglos de suministros de oficina, recibir a los visitantes y brindar apoyo administrativo general a nuestros empleados. La experiencia previa como Gerente de Recepción o Administrador de Oficina sería una ventaja. Un administrador de oficina exitoso también debe tener experiencia con una variedad de software de oficina (herramientas de correo electrónico, hojas de cálculo y bases de datos) y ser capaz de manejar con precisión las tareas administrativas.

En última instancia, el gerente de la oficina debería poder garantizar el buen funcionamiento de la oficina y ayudar a mejorar los procedimientos de la empresa y el funcionamiento diario.

Responsabilidades

  • Servir como persona de contacto para las tareas del gerente de oficina, que incluyen:
    • Mantenimiento
    • Envío
    • Suministros
    • Equipo
    • Facturas
    • Mandados
    • Compras
  • Programar reuniones y citas
  • Organice el diseño de la oficina y solicite material y material de oficina.
  • Mantener la condición de la oficina y organizar las reparaciones necesarias.
  • Asóciese con RR.HH. para actualizar y mantener las políticas de la oficina según sea necesario
  • Organizar las operaciones y los procedimientos de la oficina.
  • Coordinar con el departamento de TI en todo el equipo de oficina.
  • Asegúrese de que todos los artículos se facturen y paguen a tiempo
  • Gestionar negociaciones de precios y contratos con vendedores de oficinas, proveedores de servicios y arrendamiento de oficinas.
  • Administre el presupuesto de G&A de la oficina, garantice informes precisos y oportunos
  • Brindar apoyo general a los visitantes.
  • Ayudar en el proceso de incorporación de nuevos empleados
  • Abordar las consultas de los empleados sobre problemas de gestión de la oficina (por ejemplo, material de oficina, hardware y arreglos de viaje)
  • Servir de enlace con los proveedores de gestión de instalaciones, incluidos los servicios de limpieza, catering y seguridad.
  • Planifique actividades internas o externas, como fiestas, celebraciones y conferencias.

Requisitos

  • Experiencia comprobada como gerente de oficina, gerente de recepción o asistente administrativo
  • Conocimiento de las responsabilidades, los sistemas y los procedimientos del administrador de la oficina.
  • Dominio de MS Office (MS Excel y MS Outlook, en particular)
  • Experiencia práctica con máquinas de oficina (por ejemplo, máquinas de fax e impresoras)
  • Familiaridad con las herramientas de programación de correo electrónico, como el Programador de correo electrónico y Boomerang
  • Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar el trabajo.
  • Atención a los detalles y habilidades para la resolución de problemas.
  • Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
  • Fuertes habilidades organizativas y de planificación en un entorno acelerado
  • Una mente creativa con capacidad para sugerir mejoras.
  • Título de instituto; una calificación adicional como asistente administrativo o secretario será una ventaja
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