Las responsabilidades del gerente de oficina incluyen:
- Programación de reuniones y citas dentro de la oficina
- Organizar el diseño de la oficina y pedir material y equipo
- Mantener la condición de la oficina y organizar las reparaciones necesarias.
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Resumen de trabajo
Buscamos un Gerente de Oficina para organizar y coordinar las tareas administrativas y los procedimientos de oficina. Su función es crear y mantener un ambiente de trabajo agradable, asegurando altos niveles de efectividad organizacional, comunicación y seguridad.
¿Qué hace un administrador de oficina?
Los deberes y responsabilidades del gerente de oficina incluyen programar reuniones y citas, hacer arreglos de suministros de oficina, recibir a los visitantes y brindar apoyo administrativo general a nuestros empleados. La experiencia previa como Gerente de Recepción o Administrador de Oficina sería una ventaja. Un administrador de oficina exitoso también debe tener experiencia con una variedad de software de oficina (herramientas de correo electrónico, hojas de cálculo y bases de datos) y ser capaz de manejar con precisión las tareas administrativas.
En última instancia, el gerente de la oficina debería poder garantizar el buen funcionamiento de la oficina y ayudar a mejorar los procedimientos de la empresa y el funcionamiento diario.
Responsabilidades
- Servir como persona de contacto para las tareas del gerente de oficina, que incluyen:
- Mantenimiento
- Envío
- Suministros
- Equipo
- Facturas
- Mandados
- Compras
- Programar reuniones y citas
- Organice el diseño de la oficina y solicite material y material de oficina.
- Mantener la condición de la oficina y organizar las reparaciones necesarias.
- Asóciese con RR.HH. para actualizar y mantener las políticas de la oficina según sea necesario
- Organizar las operaciones y los procedimientos de la oficina.
- Coordinar con el departamento de TI en todo el equipo de oficina.
- Asegúrese de que todos los artículos se facturen y paguen a tiempo
- Gestionar negociaciones de precios y contratos con vendedores de oficinas, proveedores de servicios y arrendamiento de oficinas.
- Administre el presupuesto de G&A de la oficina, garantice informes precisos y oportunos
- Brindar apoyo general a los visitantes.
- Ayudar en el proceso de incorporación de nuevos empleados
- Abordar las consultas de los empleados sobre problemas de gestión de la oficina (por ejemplo, material de oficina, hardware y arreglos de viaje)
- Servir de enlace con los proveedores de gestión de instalaciones, incluidos los servicios de limpieza, catering y seguridad.
- Planifique actividades internas o externas, como fiestas, celebraciones y conferencias.
Requisitos
- Experiencia comprobada como gerente de oficina, gerente de recepción o asistente administrativo
- Conocimiento de las responsabilidades, los sistemas y los procedimientos del administrador de la oficina.
- Dominio de MS Office (MS Excel y MS Outlook, en particular)
- Experiencia práctica con máquinas de oficina (por ejemplo, máquinas de fax e impresoras)
- Familiaridad con las herramientas de programación de correo electrónico, como el Programador de correo electrónico y Boomerang
- Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar el trabajo.
- Atención a los detalles y habilidades para la resolución de problemas.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
- Fuertes habilidades organizativas y de planificación en un entorno acelerado
- Una mente creativa con capacidad para sugerir mejoras.
- Título de instituto; una calificación adicional como asistente administrativo o secretario será una ventaja
