A todos nos encantaría creer que el 100% de nuestras reuniones virtuales son 100% increíbles, pero seamos honestos. La mayoría de los miembros del equipo probablemente estén revisando su correo electrónico mientras revisa sus diapositivas.
¿Es solo la maldición de las reuniones remotas, o tal vez el problema está más cerca de su enfoque? Si se saltea las preguntas de registro , acapara el tiempo aire y descuida las agendas, las reuniones remotas eficientes siempre serán un sueño lejano.
Para ayudarlo a que sus reuniones sean más atractivas y productivas, aquí hay siete mejores prácticas para reuniones virtuales que puede aplicar hoy. Siga leyendo para aprender cómo mejorar las reuniones virtuales en su empresa.
7 consejos para reuniones virtuales
1. Determine si la reunión es necesaria
Lo primero es lo primero: ¿realmente necesita una reunión?
Durante la pandemia, muchas empresas adquirieron el hábito de realizar una videollamada cada vez que necesitaban informar a su personal sobre cualquier tema. Las reuniones pueden ser útiles, pero no son la opción adecuada para todo. Si puede transmitir el mensaje a través de un chat rápido o un correo electrónico, evite la reunión.
Las reuniones suelen ser solo la opción correcta si
- Necesitas tomar una decisión rápida
- La misma conclusión requeriría 10 correos electrónicos de ida y vuelta.
- Necesitas establecer alguna conexión humana
- Necesitas generar energía
- No escuchas de ciertas voces
Si decide que una reunión es una buena idea, asegúrese de estar preparado para ella . Escriba una agenda que cubra el propósito de la reunión, las preguntas que desea responder al final y las metas que espera lograr. Pregúntese, ¿para qué es esta reunión y cómo medirá si tuvo éxito? Incluso puede compartir su agenda con su equipo para asegurarse de que todos estén en la misma página.
2. Elige a tus asistentes
El hecho de que necesite una reunión no significa que toda su empresa deba estar allí.
Las herramientas de reuniones virtuales facilitan la conexión de empleados de todo el mundo. Sin embargo, todos los que asisten a su conversación necesitan un propósito específico para estar allí.
Si alguien entra a su reunión y sale sintiendo que acaba de perder 30 minutos, tiene un problema.
Para asegurarse de que solo está invitando a las personas adecuadas, determine quién debe estar en su reunión consultando su agenda. ¿A quién tendrá que dar instrucciones o hacer preguntas? Si algunas de las personas de su lista pueden obtener información con un correo electrónico, en lugar de estar en la reunión, considere dejarlas fuera de la conversación.
Haga que la lista de invitados a la reunión sea pequeña, pero asegúrese de que la información cubierta sea de fácil acceso. De esa manera, nadie se sentirá excluido.
3. Elija el mejor medio
Una reunión no tiene por qué ser solo una reunión. Puede ser un video grabado, una transmisión en vivo, un documento de Google, un chat en vivo o cualquier otra opción.
Nancy Duarte nos brindó excelentes prácticas de reuniones virtuales en el podcast cuando dijo que los comunicadores de hoy deben pensar no solo en el mensaje que quieren transmitir, sino también en lo que el equipo necesita. ¿Están todos agotados en las reuniones? Tal vez necesite cancelar y enviar notas en su lugar. ¿La gente se está perdiendo la conexión? Planifique lotes de 1: 1 y tiempos de ruptura. No es lo que dices, sino el medio que usas para decirlo.
4. Elija su tecnología
La tecnología está en el corazón del encuentro digital. Sin embargo, es importante apostar por el minimalismo tecnológico y comenzar con las herramientas que ayudan a mantener las cosas optimizadas .
Antes de la reunión, puede usar una aplicación de programación para mantener a todos conectados en el momento adecuado para la conversación. También puede utilizar las herramientas de notas para compartir información sobre lo que podría cubrir la reunión.
Para la reunión en sí, necesitará una herramienta de reunión con la que todos se sientan cómodos. Cosas como Microsoft Teams o Slack suelen ser populares. Si no está seguro de qué software utilizar, intente hablar con su equipo sobre sus preferencias.
Idealmente, las herramientas de reunión que usa deben conectarse con los otros servicios en los que confía.
Por ejemplo, si usa Microsoft Word y Excel para crear documentos, tiene sentido usar Microsoft Teams, que se integra con el resto de la cartera.
5. Piense en cómo formará una conexión
En tiempos en los que el aislamiento solitario es común, conectarse como ser humano, y no solo como profesional, puede hacer que las reuniones sean más atractivas. Pero, ¿cómo puede conectarse con los asistentes de una manera que les resulte cómoda?
Puede ser abriendo con una broma alegre, compartiendo una lucha personal con la que estás lidiando o haciendo que tu audiencia sienta una conexión en la agenda de la reunión.
Antes de unirse, asegúrese de silenciar su teléfono, cerrar las pestañas innecesarias del navegador y desactivar los sonidos de la competencia. Una de las peores formas de dañar una conexión es parecer distraído durante una conversación.
Preste toda su atención a los participantes y observe cómo se llenan de entusiasmo para participar y contribuir.
6. Recuerda las reglas básicas
Prepararse para una reunión virtual requiere mucha planificación, pero hay más por hacer cuando realmente está sucediendo.
Comience leyendo la sala y estableciendo algunas líneas de base para asegurarse de que su reunión comience bien.
Siga las reglas básicas de su reunión digital sobre:
- Unirse con video en
- Lidiar con las interrupciones
- El uso del chat
- Y otra etiqueta de reunión remota
Utilice su agenda de preguntas para reiterar el objetivo de la reunión. Si siente que el equipo se está desviando, reinicie y planifique otra reunión si es necesario.
Tenga un documento abierto que capture las discusiones clave y los elementos de acción. Esto ayudará a establecer la agenda para la próxima reunión.
7. Seguimiento después de la reunión
La última de las mejores prácticas para reuniones virtuales debe estar implementada antes de que finalice la llamada. Antes de hacer clic en el botón rojo, todos los participantes de la conversación deben saber qué deben hacer a continuación.
Eso podría significar darles a todos tareas específicas que deben completar con una fecha límite establecida o instrucciones. Incluso puede obtener bots que recopilen notas de la reunión y le brinden a su personal un resumen a través de Microsoft Teams cuando cuelguen.
Si no envía un resumen a través de un bot, intente agregar algunas notas a un correo electrónico o mensaje grupal para asegurarse de que todos se lleven la información correcta.
Para sus propios registros personales, no olvide tomar notas de las personas que serán responsables de ciertas acciones en el futuro y cómo las controlará.
Configure su reunión virtual para el éxito
Las mejores prácticas para reuniones virtuales no se tratan solo de lo que se debe y no se debe hacer. Si está buscando consejos para reuniones virtuales, necesita profundizar más que cuándo permanecer en silencio.
Cuando se llevan a cabo bien, las reuniones virtuales pueden ayudar a crear un espacio interactivo para que todos los empleados se sientan capaces de contribuir. A medida que lidiamos con la intrusión personal de las videollamadas, implementar las prácticas anteriores ayudará a garantizar que sus reuniones remotas sean una gran experiencia.
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Adeel Qayum
