Los efectos secundarios no deseados de las herramientas digitales

Un lugar de trabajo digital no se trata de tecnología, se trata de personas. ¿Cómo lo hemos estropeado y cómo podemos solucionarlo?

Bienvenido de nuevo al podcast The Digital Workplace. Hoy nuestro invitado es Paul Datta. Es el director del espacio de trabajo digital para APAC en TCS. Hola Paul. ¿Cómo estás hoy?

Haciendo bien. ¿Como estas?

Muy bien. Eres un antiguo invitado del programa, supongo. Pero esta es la primera vez que lo tenemos en un podcast, pero fue parte de nuestro lugar de trabajo digital en octubre. Entonces, es genial tenerte de vuelta aquí. Pero aunque creo que te conozco, todavía vamos a hacer una prueba de captura para demostrar que eres un ser humano real. Entonces, tu pregunta es, cuando tienes un día libre o unas vacaciones, ¿lo planeas meticulosamente o simplemente lo dejas fluir y ves lo que sucede?

Es 50/50 dependiendo de la duración de estas vacaciones, el período. Entonces, supongo, planifique los cortos y déjelo fluir si es más de una semana.

Interesante. Entonces, cuanto más corto es, más quieres salir de él, supongo, ¿verdad?

No necesariamente. Depende de mi tiempo.

Sí, escuché eso. Tiendo a querer planificar demasiado. Si estoy de vacaciones en familia, siempre quiero asegurarme de que logremos todas las cosas importantes, y otros en mi familia son más como, ‘Oh, veremos qué pasa’.

Eres un planificador.

Tiendo a ser al menos un arreglista. Me gusta tener un horario suelto. Eso está ahí.

Tiene sentido.

Fresco. Bueno, saltemos a eso. Entonces, tienes un título genial, Jefe de espacio de trabajo digital. Entonces, díganos qué significa eso y qué hace por TCS en ese rol.

Bien. Entonces, soy parte de un grupo llamado Digital Workplace que se encuentra en la Unidad de Negocios TCS-Microsoft. Y lo que hago es trabajar con los clientes y les ayudo a construir su futuro laboral. Me centro en, digamos, la colaboración social en el lugar de trabajo, el diseño, los ecosistemas de conocimiento, la innovación y la creatividad. Y todas estas son cosas que creamos sobre la plataforma Microsoft M365. Entonces, tomo el futuro del trabajo de Microsoft, lo combino con TCS IP y conocimiento, y lo presento a los clientes.

Estupendo. Y creo que mirar el mundo de Microsoft es importante aquí, porque ahí es donde está mucha gente. Y hemos tenido muchas personas en el programa que habían comenzado a usar Teams justo antes de que llegara la pandemia, y de repente se vieron inundadas con: ‘Está bien, ¿cómo puedo sacar el máximo provecho de esto?’ Entonces, me gusta que podamos enfocarnos en este tema. Comencemos con esta pregunta. ¿Qué hay de malo en el enfoque actual que adopta el liderazgo con la tecnología en un lugar de trabajo digital? Hay muchas cosas. Hemos tenido herramientas digitales a nuestra disposición durante más de 30 a 40 años. Pero parece que todavía no hemos alcanzado ese nivel de madurez para saber cómo abordarlo. Entonces, ¿cuál es su opinión sobre el enfoque actual? ¿Y qué le falta?

Bien. Entonces, primero pensemos en qué significa estar listo para el futuro, está bien. Entonces, hay un punto de vista interesante que leí en línea, y es que usted está listo para el futuro donde tiene empleados y los equipa con capacidades que les permiten ser impulsados por la visión, empoderados y responsables. Entonces, toma el lugar de trabajo. Lo hace configurable utilizando nuevas tecnologías y empodera a sus empleados para que puedan ser las mejores versiones de sí mismos que pueden ser, de acuerdo. Ahora, lo que pasó es que la pandemia obligó a muchos cambios. Y esto terminó con la llegada de muchas herramientas nuevas al lugar de trabajo. El lugar de trabajo en sí se distribuyó, el conocimiento se distribuyó y las empresas se centraron en la resiliencia y la eficiencia empresarial.

Pero ahora que han hecho mucho de eso, donde estamos ahora, es que las organizaciones deben centrarse en tres pilares: la cultura, la tecnología y los aspectos físicos del lugar de trabajo. Y estos tres, en mi opinión, constituyen las experiencias de los empleados. Y creo que han trabajado mucho para enfocarse en la tecnología, pero realmente no han pensado en la cultura o en cómo los empleados usan estas herramientas, la adopción, dónde están usando estas herramientas, lo cual es un desafío que creo que vamos a enfrentar ahora en el futuro.

Si. Bueno, explícamelo. ¿Qué quieres decir con dónde usan las herramientas?

Entonces, por ejemplo, cuando comienza a construir una estructura, ¿qué significa un lugar de trabajo digital para la empresa? Observa la habilitación, el apoyo o el propósito, y luego comienza a incorporar estas herramientas que se enfocan en varios elementos del lugar de trabajo que desea digitalizar. ¿Pero no estás pensando en quiénes son mis trabajadores? ¿A qué tipo de personas voy a apuntar con estas herramientas? ¿Están en condiciones de utilizarlos? Entonces, por ejemplo, decimos, saltemos todos a Microsoft Teams. Simplemente créelo como chat o como video. Pero luego no pensamos en cuántos de mis empleados tienen computadoras portátiles con una cámara de video habilitada, o computadoras portátiles en las que puedo decir que conecten un micrófono de muy alta calidad. Entonces, hay muchas lagunas allí que comenzarán a surgir. Si bien dedicamos mucho tiempo a unificar todas estas aplicaciones, dispositivos y herramientas para, digamos, lograr ciertos objetivos comerciales, también comenzamos a crear brechas que existen en el lado de la experiencia de los empleados.

Mencionaste la adopción de herramientas como un punto importante y algo que siempre estamos tratando de averiguar cómo hacerlo mejor. Y creo que ese suele ser el problema principal por el que muchas personas probablemente acuden a ti, simplemente diciendo: ‘Oye, tengo todas estas excelentes herramientas, pero la gente no las usa’. Pero para mí, la adopción es como, ‘Está bien, eso es todo’. Entonces, ¿cuál crees que es el problema detrás de la adopción? ¿O tal vez el problema detrás del problema? ¿Cuál es la causa de que la adopción no se lleve a cabo?

Dios, eso es profundo. Bien. Entonces, en mi opinión, creo que la adopción no es automática. Bien. Y el otro punto que debemos entender es que el lugar de trabajo digital o si lo miras desde la perspectiva de las herramientas o de la infraestructura, mucho de esto ahora es en gran medida opcional. Eso significa que sé que si trato de cambiar la forma en que las personas trabajan y hacerlas más eficientes y darles formas más agradables de hacer las cosas, no significa necesariamente que vayan a adoptar estas nuevas formas de trabajar de inmediato. .

Y la razón por la que lo harán es principalmente porque no hemos dedicado tiempo a aportar valor a este cambio. ¿Sabes qué significa para ellos? Entonces, si observa, digamos, el ciclo de vida de la adopción de tecnología, y tiene innovadores en un lado, y tiene, digamos, personas tardías y rezagadas en el otro lado, muchos empleados están esencialmente en el medio o hacia el lado rezagado de las cosas. Realmente no encontrará muchos innovadores o adoptadores tempranos. Hay bastantes, pero no la mayoría.

Entonces, cuando tratamos de brindar estas nuevas herramientas, ¿se enfoca en los innovadores o se enfoca en las personas que están en esa etapa intermedia o simplemente descubre la herramienta de resistencia menos común que pueda encontrar? ¿Cuál es una mejor manera de abordar eso?

Entonces, si piensa en términos de, si piensa en sistemas o piensa en términos de plataformas, se dará cuenta de que las plataformas van y vienen, pero el lugar de trabajo digital siempre estará ahí para la empresa, ¿verdad? Entonces, en algunos casos, debe aceptar que la adopción al 100% simplemente no es posible. Bien. Pero en lo que debes concentrarte son en los trabajadores esenciales. Entonces, estos podrían ser trabajadores de una línea de negocios. Podrían ser usuarios VIP. Entonces, ejecutivos y líderes clave. Y hay que saber quiénes son y qué es lo que realmente importa para los negocios. Y luego empiezas a centrarte en lo que hacen. Echa un vistazo a las barreras a la productividad que experimentan y trata de impulsar la adopción dentro de estos grupos. Por lo tanto, aunque su adopción general de extremo a extremo puede ser baja, 20%, 40%, puede decir con confianza que el nivel de liderazgo son usuarios del 95% de Teams, o que todos han aprendido a optimizar las reuniones mediante análisis o algo interesante desde el cambio de comportamiento o desde el punto de intervención .

Una cosa. A medida que pasamos de, y específicamente solo de ubicaciones físicas a un trabajo más distribuido, las herramientas digitales tienden a aislar a las personas, que es algo que he visto en las empresas con las que he hablado y en las que he trabajado. Si hace esta transición, es posible que haya estado entrando en una oficina donde vio a cientos de personas en el mismo lugar. Y entonces, existe este sentido común de, ‘Guau, soy parte de este gran equipo’. Si necesita acceder a alguien, puede ir a buscarlo. Están ahí. Pero cuando estás en un espacio digital, tienes tu equipo de tal vez, digamos 10 personas o menos, que está realmente dedicado a un proyecto en el que estás trabajando. Pero muchas veces, eso es todo el día. Como si solo experimentara eso. Entonces, incluso si está trabajando para una gran corporación, como TCS o algo así, es posible que solo tenga interacción con unas pocas personas durante el día para eso. Entonces, ¿está bien? ¿Es eso algo que tenemos que romper? ¿Cuál es tu opinión sobre eso?

Entonces, el New York Times tiene un término interesante para esto. Se llama «languidecer». Y lo explican muy bien. Pero lo que eso significa esencialmente es que no estás agotado. No estas deprimido. Te sientes estancado. Te sientes un poco vacío porque todo lo que estás haciendo es una o dos cosas. Entonces, la forma en que me gusta pensar, en términos de, digamos, grupos de personas que trabajan con las herramientas que usamos. Entonces, esto es más sobre el compromiso de los empleados. Tienes que asegurarte de que lo que hacen se mantenga actualizado. Eso podría ser muy difícil porque algunos roles son de naturaleza mundana. Pero también es un desafío para RR.HH. pensar en nuevas formas de involucrar a una fuerza laboral distribuida utilizando herramientas digitales. Entonces, esto podría ser algo tan simple como tener videollamadas a la hora del café en las que no se habla de trabajo, solo se habla de la vida, para tratar de crear un ecosistema de herramientas tal que las herramientas siempre activas no causen fatiga, don No causa fatiga digital.

Y este tipo de interacciones en las que la gente está tratando de venir a tomar un café, hemos visto esas cosas y siento que algunas de esas cosas son útiles para los equipos individuales. Pero, de nuevo, es ese tipo de equipo multifuncional, o incluso personas adyacentes a usted. Estamos tratando de desarrollar esta idea para la innovación digital. Muchas veces esas ideas surgen porque estás expuesto a equipos a los que no habrías estado expuesto solo porque quizás tus oficinas estuvieran una al lado de la otra en la ubicación física. Pero en un mundo digital, es difícil cerrar esa brecha. ¿Ha visto alguna organización que haya hecho esta parte realmente bien?

Entonces, las organizaciones que adoptaron, diría yo, herramientas de ideación digital desde el principio, tenían empleados que estaban equipados con o más bien experimentarían esto algunas veces y cuando sucedió la pandemia, cuando el trabajo remoto se convirtió en la norma, estaban de acuerdo con colaborar en grupos en línea, utilizando la red social empresarial, siendo parte de comunidades . Pero no sé si tengo una buena respuesta para usted porque, digamos, en la manufactura, donde hay muchos trabajadores de primera línea, las formas de relacionarse con ellos pueden ser difíciles. Y en algunos casos, vemos que la innovación ocurre en el borde, en la periferia de la organización, pero realmente no la hemos aprovechado. No creo que esto haya cambiado mucho. Si, por ejemplo, una organización no ha visto una tendencia en la que haya innovación proveniente de sectores marginales antes, no creo que la vean ahora a menos que realmente la planifiquen, planeen una forma de interactuar con la inteligencia que que tienen en su organización.

Sí, eso tiene sentido. Paul, una cosa de la que hemos hablado personalmente es la idea de centros de trabajo digitales. Y quiero que explique ese concepto un poco más en el contexto de esta conversación. ¿Cuál crees que es una buena definición de hub? ¿Y qué debería saber la gente al respecto?

Entonces, solo piensa en esto. Debería pensar en un centro como un buen punto de partida para su día. Ahora todo el mundo empieza el día de forma diferente. Todos van a tener diferentes formas de trabajar. Y según tu función, vas a hacer cosas diferentes cuando empieces. Pero piense en un lugar de trabajo digital. Cómo hay algo que comprende lo que quieres hacer y luego te presenta ese punto de partida de una manera significativa. ¿No tendrá sentido eso?

Si. Entonces, dame un ejemplo. Empiezo mi día. Tiendo a utilizar un sistema de gestión de tareas. Lo mejor que intento hacer la noche anterior. Sé en lo que necesito trabajar. Entonces, ya tengo eso priorizado y se cumple. Antes de revisar mis mensajes, estoy allí y estoy viendo lo que quiero hacer. ¿Cómo ayudaría este centro a alguien como yo a asegurarse de comenzar de la mejor manera?

Entonces, para alguien como usted, un hub podría ser algo tan simple como una aplicación que es su página de inicio de inicio predeterminada en su navegador que le muestra el tipo correcto de información de cada uno de estos sistemas en silos, después de haber estudiado cómo los usa.

¿Ha implementado alguno de estos? ¿Y usas alguno tú mismo?

Bueno, hay nombres elegantes para esto. La gente llama a esto ‘un solo panel de vidrio’ o algunas personas lo llaman la ‘puerta de entrada a la empresa’. Hemos creado algunos de estos, pero voy a argumentar que solo son útiles si realmente has investigado bien a los usuarios y te has dirigido a la audiencia correcta, porque son de naturaleza muy frágil. Una mala experiencia de usuario o un mal diseño simplemente acabarán con todo el proyecto. Algunos sistemas con los que le gustaría integrarse no tienen realmente API. También se convierte en un solo punto de falla, ya sabes, porque si se rompe, entonces es una falla total.

Si. Y mi experiencia es como lo que dijiste antes también, y se trata de adopción. Si vienes a mí para comenzar y me dices: ‘Está bien, ¿qué quieres en tu hub?’ Diré: ‘No tengo ni idea. No sé.’ Tengo que sentarme con mis proyectos por un tiempo. Tengo que sentarme con mi trabajo por un tiempo. Y luego, una vez que alcance un cierto nivel de madurez con las herramientas que ya uso, diré: ‘Sí, en realidad quiero obtener estos datos. Eso es realmente importante para mí verlo ‘. Pero podría decir: ‘En realidad, solo quiero ver eso una vez a la semana. Si lo veo más que eso, me distraeré. Y me abrumaré con eso ‘. Entonces, quiero poder cronometrar esas cosas también y usarlas. Creo que cuando se trata de herramientas digitales, se trata de obtener la información correcta, justo cuando siento que necesito verla, y ni demasiado pronto ni demasiado tarde. Eso es difícil de hacer.

Dijiste muchas cosas interesantes. Y sabes, si yo estuviera diseñando esto para ti y lo hiciera completamente configurable, las posibilidades de que realmente fueras y lo configuraste son bastante cercanas a cero, si eres eficiente y usas las herramientas que haces, correcto. Pero no estoy seguro. Probablemente no seas un buen candidato para un centro, porque mira, si lo hago flexible para ti, vas a encontrar una forma de hacer las cosas de manera eficiente independientemente de que el centro esté allí o no, ¿verdad? Pero una cosa que te aseguraremos es, creo, notificaciones dirigidas. Creo que agregar o dirigir las notificaciones de la manera correcta es algo que le resultará muy útil. La otra cosa que puede encontrar realmente útil es una buena búsqueda. Y creo que estos dos te conquistarán. Y puede ir a este centro solo por estas dos razones.

Iba a decir que la búsqueda es enorme. Porque desea encontrar lo que necesita saber, pero poder buscar en diferentes sistemas y no ir, ‘¿Dónde guardé eso?’ Y luego tener esas cosas. Es como, o necesitas una muy, muy estructurada, basada en reglas, todos siguen lo mismo que está ahí, o necesitas una herramienta de búsqueda súper poderosa. Tienes que tener uno u otro para poder hacer el trabajo. Entonces, me gusta que hayas mencionado eso.

También puede realizar una especie de búsqueda de diseño. No tiene por qué ser una súper búsqueda. Y si integra a las personas de la manera correcta, sabrán exactamente cómo usarlo. Por lo tanto, podría ampliarlo para ver: ‘Esto es excelente para buscar personas que buscan todos los documentos que ha almacenado en estos cinco sistemas y todo el contenido de aprendizaje que tiene en estos dos sistemas’, y ellos lo entenderán .

Si. Paul, tenemos muchos usuarios de Microsoft Teams ahí fuera. ¿Cuál cree que es una característica o herramienta infrautilizada dentro de Microsoft Teams a la que la gente debería prestar más atención?

Vaya, creo que hay bastantes en realidad. Entonces, para mí, en este momento, creo que el hecho de que puede crear carpetas dentro de un equipo y luego puede vincular esos archivos de esas carpetas a conversaciones de chat sin volver a cargarlos. Creo que esta es una característica que la gente necesita usar más.

Lindo.

Por lo tanto , cuando crea un mensaje, puede navegar, adjuntar desde Teams el canal, o puede ir a ese archivo y hacer clic en él, creará una bonita inserción de adjunto. Y de esa forma reduce la duplicación.

Si. Pero eso es romper viejos hábitos. Porque ahora estás hablando de lo que estamos acostumbrados, es como hacer el sistema de correo electrónico en el que tomamos un correo electrónico y solo adjuntas el nuevo documento allí. Y entonces, eso es lo que forma el hábito que ha estado allí, nuevamente, durante 30 años o más a lo que están tratando de acostumbrarse. Entonces, sí, eso es algo grandioso. Entremos un poco en la analítica del lugar de trabajo. Sé que es algo de lo que has hablado. Y luego Teams también tiene algunas características de análisis aquí de las que hablar. ¿Es esta herramienta para el lugar de trabajo realmente eficiente? ¿Está haciendo lo que tiene que hacer? ¿Dónde ves que van las cosas desde ese ángulo?

Entonces, este es un tema interesante porque si observa lo que es el análisis estándar del lugar de trabajo de Microsoft, en realidad se corrige en términos de cómo lo presentaron inicialmente. Por lo tanto, solo se están enfocando en los datos que recopilan de la plataforma que pueden. Entonces, solo están mirando algunas cosas, ¿verdad? No te dirán si alguien es productivo o no. Por lo tanto, no buscan medir cómo es usted como empleado, sino que miden cosas como nuestros patrones de trabajo, nuestra productividad, el desempeño comercial hasta cierto punto o el bienestar. Y todo esto proviene de datos anónimos que recopilan cuando las personas usan M365. Entonces, la gente usa Teams, la gente usa Outlook , cosas por el estilo. Entonces, si una organización dice que quiero usar el análisis del lugar de trabajo para decirme quiénes son mis empleados de alto rendimiento, no es para eso. Pero si quieren decir que quiero fomentar la innovación y quiero saber cuántos grupos colaboran efectivamente entre sí, eso es algo que la herramienta puede responder.

Si. ¿Sientes que hay un número ahí fuera? Como, ‘Oh, he hablado con otros invitados sobre esto’. ¿Puedes medir una buena colaboración? Porque, por un lado, si la gente no habla en absoluto, eso es malo. Pero si están en una función de chat todo el día, eso también es malo. Porque probablemente no estén siendo tan eficientes con su tiempo. No están tan bien alineados, por lo que necesitan aclarar las cosas con más frecuencia. Entonces, ¿cómo aborda eso Microsoft Teams? En términos de decir, ‘Sí, esto es comunicación y colaboración eficientes’.

No puedo hablar por Microsoft, pero les diré cómo lo enfocamos como organización, y diría que está muy impulsado por KPI, o diría que no hay una respuesta directa a esto. No se puede afirmar que un grupo no está colaborando frente a otro. Realmente no se puede comparar. Pero se puede decir que los niveles de colaboración han bajado. Por lo tanto, puede ver los datos históricos y decir que el 14% de los empleados ahora están trabajando después de las 9 p.m., lo que significa que podría ser una señal de alerta cuando se mide el bienestar. O puede tomar eso y mirar su objetivo comercial y luego decir que, está bien, tal vez estén colaborando o algo por el estilo.

Una de las cosas que históricamente no me gusta que ha hecho Microsoft es que a veces dan un número o un número de análisis que a nadie le importaba antes. Y, de repente, está en el panel de análisis. Y ahora todo se trata de optimizar eso y preocuparnos por ello. ¿Cómo se acerca ahora a la analítica del lugar de trabajo? ¿Cuáles son las métricas clave que cree que vale la pena rastrear y cuáles probablemente deberían ignorarse, a menos que realmente sea algo que le interese?

Creo que para mí, estaba realmente interesado en el enfoque en el bienestar. Entonces , en lugar de enfocarse en impulsar el compromiso de los empleados o mejorar la agilidad, y algunas de estas cosas que no están necesariamente, diría yo, están enfocadas en el empleado per se, buscando el bienestar. Entonces, por ejemplo, ¿cuántos empleados están trabajando después del horario de oficina, verdad? ¿O cuántos de ellos trabajan los fines de semana? Y luego, cambiando algunos de estos comportamientos, mejorando la forma en que los gerentes administran los equipos, creo que esto es algo que realmente me interesa. Y si la herramienta puede decirme todo esto en función de la información del calendario o los datos de chat del equipo, es bastante útil.

Si. Eso me parece fascinante. Estoy de acuerdo. No creo que se pueda juzgar la productividad de alguien en términos de su contribución a los objetivos del equipo con solo mirar una herramienta como Microsoft Teams. Pero volviendo eso y diciendo, probablemente podrías obtener una buena lectura sobre su bienestar, como dijiste, ¿qué horas al día están trabajando? La duración de las horas. También hemos hablado de la duración de las reuniones. Si las personas están en reuniones durante cuatro o cinco horas al día, puede tener una idea de la rapidez con la que pueden agotarse. Entonces, me gusta verlo desde un aspecto de bienestar. Creo que eso es genial. Pero aún así, creo que estoy de acuerdo con usted en que será difícil obtener productividad solo con estas herramientas de colaboración.

Absolutamente.

Excelente. Paul, esto ha sido fascinante. Me encanta el mundo en el que estás y averiguando cosas, siento que tienes un toque en las cosas que están ahí fuera. ¿Hay algo que le gustaría dejarnos en esta discusión? ¿Sientes que la gente debería pensar más en ello mientras construyen su propio lugar de trabajo digital?

Si. Entonces, solo una cosa que me gustaría decir antes de cerrar es que nos enfocamos en las necesidades de un empleado. Y si está pensando en herramientas, mire las herramientas como herramientas siempre abiertas, o herramientas de uso regular o de uso frecuente, e intente crear contenido de capacitación que sea específico para optimizar el uso de estas herramientas para que puedan hacer mejor su trabajo. Creo que eso realmente los ayudará.

Excelente. Suena genial. Paul, gracias por estar en el programa. Si la gente quiere aprender más sobre usted y su trabajo, ¿a dónde deben dirigirse para ponerse en contacto con usted?

Ponte en contacto conmigo en LinkedIn o visita pauldatta.com .

Excelente. Pondremos ese enlace en las notas del programa. Paul, gracias por estar en el programa. Esperamos aprender más de usted en el futuro.

Lo aprecio. Muchas gracias, Neil.

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