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Lidiar con el ruido digital en el trabajo

¿Cuánto ruido es demasiado? ¿Puede evitar las distracciones o las necesita para trabajar? El CEO de Formstack opina ...

Bienvenido de nuevo a Work Minus, donde hablamos sobre lo que debemos dejar de trabajar y los hábitos rápidos que puede adoptar hoy para acercarse al futuro del trabajo. Hoy, nuestro invitado es Chris Byers, es el CEO de Formstack, y este episodio es Work Minus Noise. Hola Chris. ¿Cómo estás hoy?

Estoy bien. Gracias por la invitación para estar ahí.

Si. Estamos muy emocionados de tenerte aquí. Este es un tema popular, Trabajo sin ruido. ¿Cómo definiría hoy el ruido en el espacio de trabajo?

Creo que el ruido es … quiero decir, obviamente tenemos todo tipo de ruido. Si se encuentra en un entorno físico, hay personas que pasan por su escritorio. Recibes correos electrónicos. Ahora tienes comunicación por chat a menudo. Así que hay algo de lo que llamamos ruido propio del trabajo y luego está el «ruido exterior personal». Y eso podría ser las redes sociales y cosas que tal vez te distraigan de tu día típico.

¿Qué tan diferente es el nivel de ruido en el lugar de trabajo hoy en día en comparación con hace 20 años o más? ¿Hay más o es más obvio?

No. Probablemente sea más obvio. Y si tengo un pensamiento soñador que se remonta al pasado, pienso en mi papá en su oficina, y tiene una gran pila de papeles con los que está lidiando y en realidad ni siquiera tiene una computadora en su escritorio, y tiene un calculadora o algo por el estilo. Y creo que eso es menos ruidoso. Dicho esto, su teléfono sonó todo el día. Obviamente, eso es una gran distracción. Tenía montones de papeles y debe haberle tomado el 30% de su tiempo, ¿dónde puedo encontrar este próximo conjunto de papeles? ¿Cómo recojo físicamente el papel? Así que probablemente no sea muy diferente. Creo que tal vez la suma total del ruido sea casi la misma, el problema es que proviene de muchas formas diferentes. Tienes que protegerte de decenas de cientos de formas diferentes en las que la gente puede meterse en tu vida y distraerte.

Entonces, cuando se trata de lidiar con este ruido, debes considerarte a ti mismo, porque ahora viene de muchos frentes. En lugar de solo uno o dos, o menos de diez lugares diferentes, viene de cientos de miles, ¿verdad?

Absolutamente. Y creo que un gran ejemplo de eso es que tengo una computadora portátil en mi escritorio, tengo mi teléfono en mi escritorio y luego tengo un iPad. Y tuve que manejar eso hasta lo que cada uno de ellos realmente hace por mí porque puedes hacer que tu teléfono suene en los tres dispositivos y eso destruirá por completo cualquier zona en la que hayas estado y es fácil para esas cosas. para infiltrarse en tu vida y ver si podemos trabajar para minimizar eso.

Entonces, como director ejecutivo de una empresa, ¿qué tipo de peligros ve cuando usted y otras personas sucumben al ruido?

Lo más importante para mí es que me fui de vacaciones durante una semana y, por primera vez en tres años, traté de mantenerme completamente al margen. Entonces borré el correo electrónico de mi teléfono. Dejé mi teléfono en un cajón la mayor parte del día, así que realmente me desconecté. Y lo maravilloso de eso fue que me sentí libre o más relajado de lo que me he sentido en mucho, mucho tiempo, y sin embargo, es realmente difícil de ver eso. Siente que necesita mantenerse conectado para que las personas puedan comunicarse con usted y saber qué pasa si ocurre una emergencia. Y creo que lo que eventualmente te causa problemas, te causa dolor, es que nunca tienes tiempo para alejarte de las cosas y verlas desde una perspectiva externa. Estás en la maleza, haciendo el trabajo y nunca tienes la oportunidad de dar un paso atrás y decir: ¿Estoy haciendo las cosas correctas? ¿Estoy trabajando en las cosas correctas? ¿Es esta la estructura correcta? Y entonces creo que eso funciona para todos, sin importar cuál sea su trabajo. No tienes que ser el director ejecutivo. Puede estar resolviendo tickets de soporte al cliente. Pero hay una forma de hacerlo que probablemente sea productiva y hay una forma de hacerlo que probablemente no sea productiva. Y si puedes alejarte un poco, puedes verlo con un poco más de claridad.

Si. Recuerdo una época en la que estaba haciendo algo de práctica de aprendizaje de idiomas y nuestro profesor nos había dicho, es necesario tomar un tiempo de inactividad para que su cerebro pueda procesar todo lo que ha estado haciendo. A medida que se aleja de él, obtiene una visión más fresca de lo que ha hecho en el pasado. Pero cuando siempre estás involucrado todo el tiempo, es difícil tener esa perspectiva.

Si. Eso es absolutamente correcto. Si. Creo que el tiempo de inactividad es, y a menudo le digo a la gente, si estoy en medio de una conversación, tratando de tomar una decisión sobre algo o haciendo una llamada estratégica y adónde debemos ir, en realidad rara vez, muy rara vez. bueno para hacer esa llamada en el momento. Por lo general, necesito tomar los datos y luego debo alejarme. Y a menudo, salgo de la habitación y se me ocurre. O estaré en el coche y vendrá a mí. Pero esos son los momentos en los que en realidad no estoy conectado con todo lo que en realidad, creo, tomo la decisión más sabia.

Así que nos diste un ejemplo de lo que significa cómo saliste de un entorno de vacaciones y guardaste tu teléfono. ¿Cuáles son algunas otras soluciones que ha practicado personalmente para poner algo de espacio a su alrededor y al ruido?

Pues pienso en las tareas del día a día que empiezas a ver en tu mundo laboral y he intentado cada vez delegar algunas cosas pero luego automatizo otras. Y así, dentro de, digamos, el correo electrónico, he delegado a mis asistentes la capacidad de, ya sabes, para que puedas ver todos mis correos electrónicos, puedes tomar cosas que me distraerán y deshacerte de ellas. antes de que los vea. Puede redactar correos electrónicos para las personas para que la mayor parte del trabajo esté hecho. A veces, en el pasado, han usado cosas como las respuestas enlatadas en Gmail que comienzan a intentar automatizar las cosas. Pero de eso se trata: en realidad, el correo electrónico es probablemente uno de los peores infractores. Recibes cosas que llegan todo el tiempo y efectivamente recibes lo que solíamos llamar correos basura. Las personas simplemente se acercan a ti cuando les apetece y, ya sabes, esa es la forma en que las personas obtienen ventas. Lo entiendo y no me ofende, pero que me contactes por correo electrónico no es necesariamente algo a lo que deba responder, aunque se sienta como, oh, entra en mi espacio, probablemente debería responderte. Así que tuve que idear sistemas a lo largo del tiempo, nuevamente, como delegar mi correo electrónico para permitirlos, de modo que eso no me distraiga y me quite tiempo de lo que realmente necesito hacer.

Si. Creo que cuanto más nos adentramos en este mundo digital, más nos damos cuenta de lo malo que es, especialmente, el correo electrónico. Porque, ya sabes, se supone que el correo electrónico reemplaza al correo de la oficina o al apartado de correos y, sin embargo, ha llegado a este lugar donde si alguien está trabajando, si está sentado en su bandeja de entrada durante cuatro horas al día. , sienten que están siendo productivos. Mientras que, si alguien dijera, oye, pasé cuatro horas revisando todo mi correo, entonces pensarías, hombre, estás perdiendo el tiempo. Pero de alguna manera, el correo electrónico se ha convertido en este tipo de cosas para decir, oye, estoy siendo productivo si estoy haciendo mi correo electrónico.

Si. El correo electrónico es algo divertido. Hace diez años, solía trabajar en acuerdos realmente importantes que requerían abogados para concretarlos. Y la forma en que resuelves los problemas, si hablas por teléfono y hablas de temas realistas y luego sigues adelante. Hoy, trabajé en un acuerdo muy recientemente, en el transcurso de un par de meses, y todo se hizo por correo electrónico. Y lo bueno de eso de alguna manera es que puedes enviar un correo electrónico rápido y obtener una respuesta muy rápida. Por otro lado, sentí que perdiste la oportunidad de reunirlo todo y decir, está bien, hablemos por teléfono y analicemos cada uno de estos temas y consolidemos ese tiempo de reflexión en un momento frente a 53 momentos. que llegan durante el transcurso de la semana de correos electrónicos de ida y vuelta. Es curioso que, incluso internamente, a veces tiendo a animar a las personas a que se pongan al teléfono más que al correo electrónico. Hemos perdido el contacto con el hecho de que en realidad puedes escuchar la voz de alguien y resolver muchos problemas con mucha rapidez. Considerando que, de alguna manera, lo llamamos una opción perezosa de alguna manera, hacer correo electrónico, pero eso crea más hilos, más trabajo y, en última instancia, le cuesta más tiempo.

Cuéntame un poco más sobre el lado de la automatización. Dijiste que a veces pasas tiempo tratando de encontrar formas de automatizar las cosas para reducir el ruido. ¿Cómo funciona eso para ti?

Bueno, me refiero a algunos de los simples, lo llamo automatización. No es exactamente automatización, pero algunas de las cosas simples en realidad son deshacerse de cierta aplicación en tal vez en un dispositivo determinado. Y por eso usamos Slack, internamente, para chatear. Bueno, encuentro que eso es útil en un plano. Como en mi computadora, charlar es bueno. A veces lo dejo encendido, pero a menudo lo quito de mi teléfono porque luego crea esto, nuevamente, una distracción o algo que está sucediendo todo el tiempo y se prolonga en la noche. Tenemos gente que vive en todo el mundo, por lo que las cosas van a suceder en cualquier momento. Pero la otra cosa en torno a la automatización es: el gran ejemplo de algo que hicimos internamente, recientemente, fue llenar un departamento de recursos humanos para el proceso de revisión anual de los empleados. De hecho, lo desarrollamos en un flujo de trabajo de modo que si un empleado entra, retoma un proceso o lo quita haciendo una autoevaluación, eso pasa automáticamente al gerente que realiza la revisión, que vuelve al equipo de RR.HH., quien lo hará. luego di, está bien, genial, aquí está la puntuación que obtuvo esta persona. Aquí está el aumento que probablemente podrían obtener. Y creo que, en términos de automatización, lo más importante que enfrentamos es que no nos detenemos y simplemente hacemos una pregunta. ¿Qué hay en mi flujo de trabajo, mi flujo de trabajo diario, que podría automatizarse? Porque creo que si solo hacemos esa pregunta, obtendremos la respuesta. No es tan difícil encontrar formas de automatizar tareas o encontrar un software que haga algo mejor de lo que lo haríamos manualmente. Pero hemos realizado estudios aquí que muestran que el 25% de. Hicimos un estudio recientemente que muestra que el 25% de algunas de las personas que respondieron la encuesta, pasan cuatro o más horas al día ingresando datos manualmente para la hoja de cálculo en el trabajo. Y resulta que es mucho tiempo y es probable que no pensemos mucho en nuestro tiempo de trabajo. Pero si realmente piensas en la tarifa por hora que recibe la mayoría de la gente, resulta ser mucho, mucho, mucho dinero. Y si puede encontrar formas de automatizar eso, podemos ganar.

Si. Absolutamente. Cuatro horas es mucho tiempo. Cuénteme un poco más acerca de cuán sistemáticamente, como empresa, Formstack está encontrando formas de reducir el ruido. Ha hablado de usted personalmente, pero ¿qué pasa con toda la empresa?

Sabes, creo que probablemente lo hacemos mal, como lo hace la mayoría de la gente. Aunque creamos un producto de flujo de trabajo y usted está familiarizado con esto, al estar cerca de productos de flujo de trabajo , puede tenerlos frente a usted y, a menudo, todavía no los usa y reduce parte del tiempo invertido. Pero creo que lo que hemos intentado hacer es establecer marcos. A medida que una organización crece, su capacidad para digerir lo que está sucediendo es cada vez más complicada y se vuelve menos fácil ver lo que está sucediendo. Por eso, intentamos crear marcos que lo ayuden a tomar decisiones más inteligentes. Así que piense en la construcción de productos. A medida que crecemos, hemos establecido cuatro pilares del tipo de cosas que hacemos en el desarrollo de productos. Así que construimos hacia la plataforma. Construimos hacia el mercado o la empresa de ese cliente. Construimos hacia el mercado de Salesforce. Y entonces poner esos marcos en su lugar realmente toma decisiones y lo llamaré toma de decisiones automatizada. No automatiza exactamente la toma de decisiones. Eso no es real. Pero debe mencionar todas las cosas extrañas que lo estresan y disminuyen su capacidad para tomar decisiones y, en cierto modo, minimizarlas para que pueda dedicar todo su tiempo a decir, está bien, ya sabemos que debemos desarrollarnos para Salesforce. mercado. Así que déjame tomar decisiones dentro de esos grupos. Entonces, los marcos son el comienzo de eso. Pero eso le permite comenzar a crear sistemas alrededor de los marcos y pilares de los libros para mover las cosas más rápido y hacer que las operaciones funcionen mejor.

Eso suena genial como una excelente manera de poder incorporar esos sistemas en los que las personas ya saben lo que está sucediendo con anticipación, para que puedan tomar esas decisiones mejor. Hablaste sobre el hecho de que tienes a mucha gente en muchos lados del mundo, interactuando con esto. A medida que trabajas con otras culturas, te das cuenta de que, muchas veces, es en ese caos en el que mucha gente prefiere estar. Hay algunas culturas que prefieren simplemente … y también personas que prefieren decir: Solo quiero presentarme a trabajar, hacer mis 8 horas e irme a casa. Mientras que otros dicen, tengo que estar rodeado de gente. Tengo que distraer a la gente porque así es como hacemos el trabajo. Si trabajamos de forma independiente, no podemos colaborar y mejorar e innovar. Entonces, ¿cómo encuentra una manera de equilibrar esa tensión dentro de su empresa?

Esa es una gran pregunta, nos llamamos una organización remota relacional. De las más de cien personas que tenemos, la mayoría no trabaja físicamente en una oficina y lo más extremo son las empresas que en realidad nunca hablan con sus empleados o no hablan con su equipo. Todo es comunicación escrita o se trata de producir un proyecto o algo así. Creemos que en realidad eres extremadamente productivo en un entorno como ese. Puede sentarse detrás de su computadora todo el día, reducir las distracciones, especialmente si está en casa, y puede hacer muchas cosas. La mala noticia es que, con el tiempo, pierde mucha energía que recibe de otras personas a su alrededor. Sí, no obtienes esa colaboración. Y, por lo tanto, usamos mucho Zoom . Puedes usar eso solo para audio. Recomendamos encarecidamente a las personas que graben videos a diario. Eso le permite llevarse bien con la gente, colaborar con ellos, pero también le permite pasar mucho tiempo durante el día para ser productivo y hacer las cosas que desea. Así que definitivamente es un equilibrio y de hecho puede realizar demasiadas videollamadas en las que bien podría estar en una oficina, sentado en reuniones todo el día, en una sala de conferencias, ya que esto puede llegar a ser lo mismo. Pero el equilibrio, tienes razón, es importante. Ya sabes, desde el punto de vista de la productividad, sin distracciones, sin gente a tu alrededor es hermoso. Pero la vida sin gente a tu alrededor también es probablemente bastante triste. Por eso creo que es importante encontrar formas de interactuar más con las personas que te rodean.

¿Crees que el trabajo remoto te expone a más ruido que la coubicación?

En mi experiencia, el control remoto crea un entorno en el que tiende a estar mucho menos distraído. Creo que la gente que pasa por tu escritorio, las conversaciones que surgen a tu alrededor y que comparten un espacio, distraen mucho. Ahora, hay algunas ventajas para ellos, como que tienes que tener una idea de lo que sucede a tu alrededor con más frecuencia. Es posible que retome las conversaciones sobre un proyecto en el que no está realmente involucrado, pero que le resulte útil saberlo. Echas de menos eso en un entorno remoto. Pero definitivamente distrae y es difícil concentrarse. Y entonces diría que la mayoría de las personas, al menos las personas que contratamos, son muy buenas para concentrarse y mantenerse productivas en un entorno remoto.

Bien. Chris, dime una cosa realmente radical que harías para ayudar a tu equipo a estar expuesto a menos distracciones y menos ruido. ¿Cuál es la idea muy lejana que tienes?

Bueno, creo que es muy difícil pedirle a la gente que haga algo, que haga un cambio importante en el día a día. Pero una cosa que he estado considerando aquí en el pasado reciente es que escuché esto de un tipo llamado Henry Kaestner, quien fue el cofundador de Bandwidth.com . Lo hicieron, de vacaciones, hicieron lo que llamaron un embargo contra la comunicación para las personas de vacaciones. Y creo que el primer paso para ser un bloque de construcción sería algo radical y sentaría las bases para decir, ya sabes qué, cuando te vas de vacaciones, no puedes comunicarte con la gente y nosotros no podemos comunicarnos contigo. Ese es el regalo que vamos a tratar de darte y eso se convierte en la base para decir, a veces, puedes desconectarte por completo del trabajo para que puedas tener una perspectiva de la vida y una perspectiva de tu trabajo. Y sepa que todos los días, cada momento no se trata de que usted solo trabaje aquí. Así que eso es probablemente con lo que he estado jugando y tal vez tu pregunta me lleve a ponerme en movimiento en eso.

Si. Absolutamente deberías hacerlo. Escuché de una compañía que cada vez que alguien salía de la oficina de vacaciones, ponía una respuesta automática que decía: esta persona está de vacaciones. Vuelven en este día. Puedes contactar con ellos. Y luego dijeron, y su correo electrónico será eliminado. Entonces se dice muy claramente que no van a recibir este mensaje. Puedes contactarlos más tarde. Pensé que era brillante.

Si. Me gusta eso.

Muy bien. Está bien. Bueno, dinos, Chris, hemos estado hablando del mundo del trabajo sin ruido. ¿Cómo se verá eso en el futuro? Si podemos lograrlo, ¿de qué tipo de empresa estás hablando? ¿Cuáles son los aspectos positivos de eso que ves?

Ya sabes, todos entramos en este modo en el que tendemos a repetir las cosas que vemos a nuestro alrededor y a repetir esto, especialmente en un negocio, lo que eso significa a menudo si miras a los competidores o personas que hacen cosas similares y decimos, oh mira, ellos construyeron esta característica. Deberíamos poner esos en nuestra característica. Y creo que eso de no deshacernos del ruido, un poco de ruido, lo que alguien más está haciendo, no nos permite alejarnos y ser realmente creativos y resolver algunos problemas realmente interesantes. Así que creo que si podemos encontrar formas de deshacernos del ruido, podremos ver que surgen algunos de los resultados más creativos de las empresas, que probablemente jamás hayamos tenido.

Pues, genial. Chris muchas gracias por estar en el programa. La gente quiere conectarse con formstack.com . También estás en Twitter . ¿A algún otro lugar al que deberían ir?

Esas son probablemente las mejores formas de conectarse.

Está bien. Bueno, muchas gracias por estar en el programa. Se lo agradecemos y esperamos volver a hablar con usted pronto.

Está bien. Gracias, Neil.

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