Gloria Mark – El podcast del lugar de trabajo digital – Distracciones en el trabajo

Hablamos con Gloria Mark en el podcast The Digital Workplace sobre las distracciones internas y externas en el trabajo y cómo podemos concentrarnos mejor.

Bienvenido de nuevo a Work Minus, donde hablamos sobre lo que necesitamos dejar de trabajar y los cambios rápidos que puede realizar para acercarse a un mejor futuro del trabajo.

Hoy nuestra invitada es la Dra. Gloria Mark. Es profesora de Informática en la Universidad de California-Irvine, y este episodio es WorkMinus Distractions.

Hola Dr. Mark, ¿cómo estás hoy?

Estoy bien gracias.

Estamos muy emocionados de tenerte en el programa. Ha realizado una gran cantidad de investigación en un área en la que tal vez no haya muchas estadísticas e información de fondo, en términos de distracciones en la oficina y cómo mantenerse concentrado en el trabajo . Han surgido cosas muy interesantes de eso, pero solo quiero preguntarte: ¿cómo te involucraste por primera vez en este tipo de investigación?

Entonces, antes de regresar a los Estados Unidos en 2000 para trabajar en el mundo académico, estaba trabajando en Europa, en Alemania. Y había una cultura laboral muy diferente en Alemania. Trabajaba en investigación en un instituto de investigación financiado por el gobierno, pero la gente tenía una perspectiva del trabajo muy diferente. Personas que tomarían largas pausas para almorzar, debido a la cultura de tener comidas calientes a la hora del almuerzo. Y la gente realmente se tomó el tiempo para conocerse. Allí, era bastante social en el lugar de trabajo. También tuve el lujo de poder concentrarme en unos pocos proyectos. Cuando vine a los Estados Unidos en 2000, de repente me estaba enfocando en muchos proyectos diferentes. Y fue una función de regresar a la academia, pero también fue una función de regresar a los Estados Unidos. Y miré a mi alrededor y vi que la gente también estaba tan frenética como yo, gestionando todos estos diferentes proyectos de trabajo. Y solo quería averiguar, empíricamente, si todos los demás se sentían tan estresados como yo, y cómo se las arreglaban las personas para lidiar con todos estos proyectos diferentes, lo que yo llamo multitarea. La multitarea no significa literalmente hacer dos cosas en paralelo. Los humanos simplemente no son capaces de eso. Pero a lo que me refiero cuando digo «multitarea» es al rápido cambio de un proyecto a otro. Y esto me llevó a investigar en esta área, para descubrir cuántas personas realmente realizan múltiples tareas, cómo se sienten al respecto y cómo lo manejan. Eso es lo que me hizo empezar.

Bueno, veamos algunas de las investigaciones que hiciste, Gloria Mark. Cuéntenos sobre los diferentes tipos de distracciones que experimenta, especialmente en un mundo digital.

Entonces, en primer lugar, quiero señalar que cuando las personas escuchan distracciones, inmediatamente piensan que todas las distracciones son malas. No siempre es así. Algunas distracciones pueden ser muy positivas. Un ejemplo de distracciones muy positivas, y las llamaré ‘interrupciones … una parte de la distracción.

Seguro.

Entonces, estás trabajando en un proyecto y te quedas atascado, y luego aparece alguien, un colega, y te hace una pregunta sobre ese proyecto, o te da nueva información sobre ese proyecto y te hace pensar en él de una manera muy nueva manera. Entonces, ese es un ejemplo de un tipo de distracción muy beneficioso. Otro tipo de interrupción, una distracción, es algo que permite a las personas tener experiencias sociales. A veces, cuando las personas realmente trabajan aisladas y en su propia oficina, tener un breve descanso e interactuar con alguien puede satisfacer una necesidad social que las personas necesitan tener en el trabajo. Por último, otro tipo de distracción beneficiosa es aquella que puede ayudar a las personas a restablecerse y revitalizarse. Por lo tanto, tomarse un descanso y ausentarse del trabajo por poco tiempo puede ayudar a las personas a rejuvenecer. Y, por supuesto, las pausas en el trabajo son muy importantes; las investigaciones lo demuestran.

Habiendo hablado de un tipo de distracciones e interrupciones beneficiosas, hay tipos muy diferentes. Hay aquellas que están relacionadas con la tarea en cuestión: interrupciones que se relacionan con el mismo contexto en el que estás trabajando. Y esas tienden a ser muy beneficiosas.

También hay distracciones que pueden alejarte por completo, en un contexto completamente diferente. Hay aquellos que son periféricos a lo que está trabajando: es posible que tenga conocimientos sobre el tema, pero no está directamente relacionado con lo que está trabajando. Ese tipo de distracciones periféricas tienden a ocurrir cuando las personas trabajan en entornos de oficina abiertos. Y luego, por supuesto, están las distracciones que se deben a los encuentros cara a cara: alguien mete la cabeza en tu oficina para preguntarte algo. Y hay distracciones digitales, donde las personas pueden ser interrumpidas a través de una notificación por correo electrónico, alertas de noticias, redes sociales. Y relacionado con ese tipo de distracción digital: hay lo que llamamos interrupciones internas y externas.

Déjame hablar de eso un poco. Por lo tanto, las interrupciones externas son cualquier tipo de interrupción que pueda atribuirse a alguna fuerza objetiva e identificable. Entonces, si estamos hablando de interrupciones externas digitales, es una notificación por correo electrónico o cualquier tipo de notificación de una ventana emergente, algún tipo de alerta en su interfaz. Pero luego, hay otro tipo de interrupción que se llama interrupciones internas o autointerrumpidas, en las que sin ninguna razón identificable, ya sabes, estás mirando a alguien, lo estás observando y de repente dejan de hacer lo que están haciendo en medio de una tarea, y giran y revisan el correo electrónico, o recurren a las redes sociales, o levantan el teléfono. No puede identificar cuál es la causa de esta interrupción. A eso lo llamamos interrupción interna. Probablemente podría ser que encontraron una pieza de información que desencadenó otro pensamiento, o algo vino a su memoria, algo que necesitaba ser rascado sobre un tema y simplemente se conectaron en línea para tratar de satisfacer esa curiosidad.

Ahora, quiero preguntar un poco más sobre estas distracciones e interrupciones internas que están ahí. ¿Sientes que eso es más un fenómeno moderno, o es tu sensación de que esto ha sido humano todo el tiempo? Siento que ahora que tenemos tanta información al alcance de la mano, estamos casi aún más abiertos a distraernos. ¿Estás de acuerdo con eso, Gloria Mark?

Entonces, siento que las auto-interrupciones siempre han existido. La gente siempre se ha interrumpido. Desafortunadamente, nadie ha investigado en el contexto del mundo real para poder comprender si la autointerrupción ha aumentado. Pero apuesto a que lo han hecho, con los medios digitales, porque ahora tenemos acceso a más información, más rápido que nunca antes en la historia. Así que simplemente está conectado con la naturaleza humana, ¿verdad? Aprovecha la forma en que está estructurada la memoria. Si las personas tienen algún tipo de pensamiento al azar, es muy fácil conectarse en línea para seguir ese pensamiento, para buscar información al respecto. También podemos acceder a personas. Y entonces, un pensamiento aparece en tu mente, poder acceder a alguien, poder hacerle una pregunta sobre algo, o simplemente decir ‘hola’, o comprobar cómo está. Tenemos esa capacidad al alcance de la mano. Entonces, creo que la cantidad de autointerrupciones ha aumentado con la llegada de los medios digitales.

Si. Y podría ser que siempre tuvimos esas distracciones, ahora podemos actuar más sobre ellas. Entonces, puedo enviar un mensaje a alguien en todo el mundo al instante, y puedo pensar en ‘cuál es la capital de este país’ y buscarlo de inmediato. Entonces, puedo perderme en esas distracciones y tal vez esas también me lleven a agujeros de conejo adicionales, ¿verdad Gloria Mark? Eso también podría ser un factor importante allí.

Así que tenemos investigaciones que muestran cómo las auto-interrupciones pueden estar ligadas a la cantidad de interrupciones externas que experimentan las personas. Hemos recopilado datos en el lugar de trabajo. Medimos las interrupciones de forma objetiva. Usamos todo tipo de técnicas: usamos sensores, registramos la actividad de la computadora y el teléfono de las personas, hemos hecho observaciones. Usamos una técnica llamada «muestreo de experiencia», en la que le damos a las personas sondeos durante la jornada laboral. De todos modos, si miramos los datos y miramos la cantidad de interrupciones externas y la cantidad de interrupciones internas, encontramos algo realmente interesante. Encontramos que cuando hay patrones de interrupciones externas altas y cuando disminuyen, encontramos que los patrones de interrupciones internas comienzan a aumentar. Entonces, las interrupciones externas disminuyen, las interrupciones internas aumentan. Y esto sugiere que hay algún tipo de condicionamiento. Que las personas simplemente están condicionadas a tener períodos de atención cortos. Si no te interrumpe alguna fuerza externa, las personas comienzan a interrumpirse aún más. Y una investigación reciente que hicimos muestra que la duración media de la atención de las personas cuando están trabajando en la computadora es de unos cuarenta segundos.

Guau.

A lo largo del día, aproximadamente cada cuarenta segundos, la gente cambia. Y la media también está muy cerca de eso.

Cuando hablamos de distracciones, Gloria Mark, creo que siempre decimos, está bien, quiero decir que están distraídas … o tenemos este término en «fluir», ¿verdad? Es como el estado ideal en el que estar cuando realmente estás funcionando a un nivel muy alto. Y has roto ese mito de que fluir es bueno, las distracciones son malas. Porque hay buenas distracciones por las que has venido. Pero cuéntanos un poco más sobre cómo defines «flujo» y cómo lo describirías.

Entonces, la definición de ‘fluir’ … fluir fue un término que fue inventado por Csíkszentmihályi, un psicólogo. Y la definición es que existe una combinación de usar las habilidades y el desafío de las personas. Que las personas sean desafiadas por una actividad, pero que también puedan practicar su habilidad en ella. Y el «fluir» ocurre cuando las personas se sumergen tanto en una actividad que realmente desconocen el paso del tiempo. El tiempo parece pasar. Y el flow le pasa a muchos tipos diferentes de personas, le pasa a los artistas y atletas, bailarines, músicos… pero también les puede pasar a los trabajadores de la información. Por ejemplo, puede sucederle a los desarrolladores de software que se sumergen realmente en la codificación. Puede sucederle a los trabajadores de la información incluso si están involucrados en algo como una hoja de cálculo financiera. Cuando la gente está realmente inmersa. El flujo también ocurre cuando la gente siente mucha pasión por hacer algo. Y esa pasión parece ser un detonante para mantener a las personas involucradas, y luego, finalmente, entran en este estado de «flujo». Es extraño. Es muy raro. No sucede tan a menudo. Pero es agradable cuando lo hace.

¿Es algo que sientes que la gente puede evocar de cierta manera, o hay ciertos tipos de situaciones que permiten a las personas entrar en un «flujo»?

Creo que se basa en la situación, en el sentido de que la gente, si está haciendo una actividad que realmente le interesa, requiere mucho interés. Y se necesita un poco de tiempo para entrar en un estado de «fluidez». Pero cuando lo hacen, a veces puedes mantenerlo por un tiempo. Estoy pensando en músicos, por ejemplo. Cuando los músicos están tocando, pueden involucrarse tanto en la música que simplemente se olvidan de su entorno.

Sí, sí, absolutamente. Es un lugar maravilloso para estar y todos intentamos llegar allí con más frecuencia. Por lo tanto, esta investigación sobre el «flujo» y las distracciones es muy útil para que reflexionemos. Y pensar en cómo podemos estructurar nuestras vidas de manera diferente.

Para ti personalmente, Gloria Mark, ¿cuáles son algunas de las cosas que has hecho en tu vida o que has visto hacer a otros que son muy efectivas para tratar de reducir las distracciones negativas y aumentar el tiempo de «fluidez»?

Bueno, apago todas las aplicaciones excepto en la que estoy trabajando, y eso me ayuda. Yo también … hacer listas es muy útil. Anotar… entonces, externalizar las actividades que deben realizarse le ayuda a establecer la meta de que va a completar esta actividad. También le ayuda a mantener el rumbo. «Flujo», para mí, soy un académico, y el «flujo» ocurre cuando estoy escribiendo un artículo y estoy pensando en ideas. Y sé que eso va a suceder, y trato de reservar el tiempo suficiente que me permita entrar en un estado de «fluidez». Sé que si solo tengo media hora para trabajar en algo, es posible que no entre en un estado de «fluidez». Pero si realmente puedo bloquear el tiempo suficiente, puedo adentrarme en eso, porque requiere tiempo para adentrarme en cualquier tipo de pensamiento profundo. Y, volviendo a esta idea, los períodos de atención son breves: cuando las personas están cambiando la atención tan rápidamente, les impide entrar en «flujo», y eso es evidente.

También hemos realizado investigaciones en las que observamos cuánto tiempo pasan las personas en un proyecto en particular. Entonces, a veces puede cambiar de actividad, pero está trabajando en el mismo proyecto. Soy un académico; Trabajo en papeles. Pero trabajar en un artículo puede involucrarme para cambiar entre usar un documento de Word donde estoy escribiendo, leer algo en la web, o tal vez revisar el correo electrónico para mantener correspondencia con alguien. Y si agrupamos esas actividades en un proyecto, encontramos que las personas pasan alrededor de diez minutos y medio en un proyecto antes de cambiar a otra cosa. Este estudio se realizó con todo tipo de trabajadores de la información. Diez minutos y medio antes de hacer un cambio significativo a un tema completamente diferente evita que las personas se pongan «fluidas», ¿verdad? Porque se necesita tiempo para reflexionar profundamente. La gente tiene que comprometerse a pasar una buena cantidad de tiempo en el mismo proyecto, y eso puede ser un precursor del «flujo».

Entonces, escuché que debes ser honesto con la cantidad de tiempo que tienes para algo; si solo tienes 15 minutos programados para una tarea, no hagas algo que requiera una reflexión muy profunda. Pero intente bloquear más de esos períodos de tiempo más largos, tomarse el tiempo para entrar en el flujo, evitar las distracciones y seguir adelante de esa manera. ¿Estarías de acuerdo con eso?

Exactamente. Si.

Gloria Mark, quiero hablar sobre ese sentimiento que tenemos cada vez que empezamos mal el día. Dejamos nuestras notificaciones por correo electrónico activadas, verificamos algunas cosas, llegamos al mediodía y nos damos cuenta: realmente no he logrado tanto como quería, me dejé distraer. ¿Cómo puede la gente compensar eso? ¿Hay alguna forma en la que ves a diferentes personas reaccionar de una manera diferente cuando se distraen y tratan de recuperarse?

Eso es realmente interesante. Descubrimos que cuando las personas se encuentran en entornos donde experimentan un gran número de interrupciones, tienden a acelerar su trabajo. Y creo que es porque se dan cuenta de que hay una cantidad finita de tiempo en el día. O las personas pueden tener un objetivo, tienen que dejar el trabajo en un momento determinado. Entonces aceleran para compensar. Una vez más, creo que si las personas simplemente experimentan distracciones toda la mañana, debe comprometerse a reservar un poco de tiempo para trabajar en tareas muy específicas. Así que realmente se trata de compromiso.

Sin embargo, diré que hemos descubierto en nuestra investigación que existen diferencias individuales para ser susceptible a las distracciones. Algunas personas tienen muy buen autocontrol y otras son muy pobres en autocontrol. Y si las personas no tienen autocontrol, pueden beneficiarse de un software que les ayude a bloquear las distracciones. El llamado «software de bloqueo», en el que las personas pueden configurar sitios específicos que designan como bloqueados. Pero, permítanme también referirme a las personas que son buenas en el autocontrol; este tipo de software realmente las lastima. Porque interfiere con sus propios mecanismos de autorregulación, para poder controlarse a sí mismos. Y, de hecho, obstaculiza su trabajo. Les crea una mayor carga cognitiva, porque no pueden utilizar los mecanismos con los que están familiarizados. ¿Tiene sentido?

Sí, y eso es muy, muy interesante. Realmente no había pensado en eso. Entonces, Gloria Mark, estás diciendo que alguien que ya es muy disciplinado, si intenta adoptar un sistema muy rígido que realmente lo controla, realmente lo obstaculiza porque es capaz de controlar un poco mejor su tiempo. Y ese sistema realmente funciona en su contra, ¿verdad?

Sí, eso es correcto. Entonces, alguien con muy buen autocontrol puede… y algunas personas pueden dominar el uso de Internet para tomar descansos en línea. Descubrimos… hicimos un experimento en el que cortamos las distracciones para todos, durante una semana laboral. Y descubrimos que las personas con alto autocontrol también resultan ser muy concienzudas como rasgo de personalidad; descubrimos que esas personas simplemente trabajaron directamente. No se tomaron ningún descanso. No tomaron descansos físicos. Estas son personas concienzudas. Y como resultado, se estresaron más. Y esta es la forma en que las personas pueden experimentar el agotamiento. Por lo tanto, debe permitir que las personas tomen descansos en el trabajo, es importante. Y tienes que averiguarlo y tienes que entender las diferencias individuales subyacentes.

Si. Bueno, Dra. Gloria Mark, creo que tiene mucho trabajo por delante en términos de la cantidad de investigación que se necesita hacer en este campo. Es necesario invertir mucho más en esto, y descubrir cómo podemos cada uno de nosotros ser más productivos individualmente, para reducir las distracciones, para aumentar las buenas distracciones, tal vez, y para estar en ‘fluidez’. ¿Dónde pueden ir las personas para mantenerse al día con algunas de sus últimas investigaciones?

Pueden ir a mi sitio web . Y si solo busca en Google mi nombre, y si usa ICS en Google, debería poder encontrar mi sitio web con bastante facilidad.

Sí, y me aseguraré de que también aparezca en las notas del programa. Gloria Mark, muchas gracias por estar en el programa, ha sido realmente interesante. También me da mucha información sobre cómo puedo estructurar mi día. Y nos ayuda a todos a vivir una vida y a trabajar con menos distracciones en nuestra vida. Muchas gracias.

De nada, es un placer.

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