Todo el mundo piensa que tiene instalada la tecnología de reuniones virtuales. Cuando llegó la pandemia, las reuniones cambiaron rápidamente a los equipos de Zoom, Google Meet y Microsoft.
Pero simplemente convertir su reunión en persona en una videollamada es como quedarse en un lugar de trabajo digital de nivel 2 . Hay mucho más potencial que pueden aportar las herramientas de reuniones en línea.
Llevar reuniones completamente digitales
Cuando observa todo lo que las herramientas de reuniones virtuales pueden hacer por usted, es muy emocionante. Pero si usted es el tipo de líder que se entusiasma demasiado con la nueva tecnología, es posible que deba reducir la velocidad. La adición repentina de cuatro nuevas herramientas para reuniones en línea estresará a las personas y las hará sentir resentidas por las ventajas que las herramientas pueden brindar.
Apueste por el minimalismo digital y comience con las herramientas que marcan la mayor diferencia. Dígales a todos que va a realizar un experimento y pídales comentarios. Especialmente para las herramientas de reuniones virtuales, es mejor resolver las necesidades a medida que surgen, no antes.
Veamos tres categorías de herramientas para reuniones en línea:
- Antes de la reunión
- Durante la reunión
- Después de la reunión
Herramientas de reunión virtual para usar antes de la reunión
Las dos tareas principales que debe realizar antes de que comience la reunión son la planificación y la programación. A continuación, presentamos cinco de las mejores herramientas para reuniones en línea que lo ayudarán a lograrlo.
Calendario de Google . Google Calendar es una potencia silenciosa. Puede encontrar un espacio disponible para las personas de su organización, agregar una agenda y adjuntar cualquier documento importante.
Calendly . Calendly es particularmente increíble para programar reuniones con personas fuera de su organización. Puede ver rápidamente cuándo se superponen sus horarios abiertos y encontrar la mejor ranura. También puede agregar preguntas obligatorias para responder de modo que esté preparado antes de ingresar a la reunión.
Desacoplar . El CEO Nash Ahmed creó su propia solución cuando estuvo enterrado en reuniones consecutivas. Undock funciona como Calendly, pero se basa en la inteligencia artificial y la programación predictiva para encontrar horarios convenientes para todos, incluso desde una conversación por correo electrónico. Se adapta a su agenda de reuniones a su gusto y aprende con el tiempo.
Expediente . Docket es para aquellos que realmente aman las reuniones eficientes. Tiene capacidades avanzadas para agendas, tomar notas y compartir elementos de acción. Heather Hansson, directora de producto de Docket, comparte exactamente lo que hace que el futuro de las reuniones sea tan emocionante.
Compañero . Fellow es una gran herramienta para las personas que quieren un poco de todo. Tienen plantillas de reuniones, una guía para tomar notas en tiempo real y elementos de acción. Funciona bien para 1: 1, reuniones de equipo e incluso reuniones con socios externos.
Herramientas de reunión en línea para durante la reunión
Cuando piensa en la tecnología de reuniones virtuales, probablemente piense en una de estas tres opciones.
Los tres están bien equipados y son casi iguales en sus características. El que utilice dependerá del otro software que utilice.
Pero veamos algunas de las otras formas en que puede usar las herramientas de reuniones en línea para hacer que sus reuniones sean más efectivas .
Subtítulos. Este es un cambio de juego no solo para aquellos con problemas de audición, sino también para hablantes no nativos a quienes les vendría bien un poco de ayuda cuando comienzas a hablar demasiado rápido.
Salas de descanso. Popularizada por Zoom, la sala de reuniones se ha convertido en una característica clave para cualquier reunión con más de cinco personas. Las salas de reuniones son formas rápidas de asegurarse de que todos tengan la oportunidad de hablar.
Encuestas / comentarios. Una forma divertida de aumentar la participación en la reunión es utilizar encuestas y cuestionarios para captar la atención y mantenerla. Esto hace que las reuniones sean más interactivas y más fácil para las personas tranquilas agregar sus comentarios. Mentimeter y Poll Everywhere son dos excelentes opciones.
Documentos colaborativos. Una de las formas más sencillas de llevar una reunión digital al futuro es compartir un documento de Google. Úselo para permitir que todos contribuyan con respuestas a una pregunta al mismo tiempo en lugar de esperar turnos. Cuando termine la reunión, ¡inmediatamente tendrá notas listas para usar!
Pizarras blancas. Probablemente la pérdida más significativa de tomar una reunión digital es la pérdida de la icónica pizarra blanca. No es una reunión real hasta que alguien toma ese marcador de borrado en seco y comienza a dibujar, ¿verdad? Hay muchas opciones de pizarras digitales, así que pruebe varias para encontrar la que más le guste. Si usó pizarras blancas con frecuencia durante las reuniones en persona, definitivamente querrá una solución.
Echa un vistazo a LucidChart , Mural , Jamboard (exclusivo de Google Meet), Figma , Klaxoon y Bluescape .
Distracciones Incluso para los más diligentes, puede resultar difícil mantener la concentración durante las reuniones. Considere usar complementos del navegador para bloquear ciertos sitios cuando esté en una reunión más larga.
Herramientas para el post-encuentro
Una vez finalizada la reunión, aún puede hacer un buen uso de las herramientas de reuniones virtuales.
Cuando termine la reunión, intente utilizar las salas para grupos pequeños. Después de una reunión en persona, la mayoría de las personas se emparejan y salen juntas de la sala de conferencias o al estacionamiento. Esas conversaciones suelen ser ricas y nos ayudan a procesar la reunión. Ofrecer salas de reuniones ayuda a replicar eso de una manera pequeña.
Por último, considere las transcripciones automáticas. Las transcripciones ayudan a las personas a leer el contexto completo de una reunión sin tener que sentarse a escuchar el audio. Las herramientas de transcripción también pueden mostrarle qué porcentaje de tiempo tuvo cada orador. Estos pueden ser datos fascinantes y una buena manera de desarrollar sus esfuerzos de inclusión.
Otter.ai y Zoi Meet le darán una idea del futuro de las reuniones digitales.
Utilice herramientas de reuniones virtuales para lograr un futuro laboral más inteligente
Las herramientas digitales virtuales pueden aportar mejoras a todas las etapas de una reunión. Pero todo se reduce a lo que más se adapta a las necesidades de su equipo. No intente todos estos a la vez. Cíñete a las herramientas de reuniones virtuales que satisfacen una necesidad sentida y agrega nuevas herramientas lentamente.
Muy pronto, sus reuniones digitales estarán a años luz de donde estaban.
–
Neil Miller
