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¿Es un lugar de trabajo digital solo una intranet actualizada?

Elena Bogdanova, la voz líder de las intranets en Rusia, comparte cómo han cambiado los términos, las comunidades y la tecnología.

Bienvenido de nuevo al podcast The Digital Workplace. Hoy nuestra invitada es Elena Bogdanova. Ella es la directora ejecutiva de Rivelty Intranet. Hola Elena. ¿Cómo estás hoy?

Hola Neil, estoy bien.

Sí, es genial hablar contigo. Vienes a nosotros desde Moscú, así que bienvenido. Creo que eres nuestro primer invitado de este lado del mundo.

¿Ah, de verdad? Bueno, gracias.

Bien. Bueno, una cosa que hacemos al comienzo de todos nuestros programas es lo que llamamos nuestra pregunta de captura solo para demostrar que eres un humano. Entonces, realmente no te preparé para este. Entonces, aquí está su pregunta, cuéntenos un miembro que no sea de la familia que realmente lo impactó cuando era niño. Una dificil.

Guau. Difícil de responder. Umm, no familiar. Bueno, supongo que mi gato puede no ser miembro de la familia.

Si seguro. Esa es una respuesta muy humana.

Si. Bueno. Si. Luego mi gato. Gato siames. Tenía un gato siamés.

Oh, cuando eras niño, tuviste uno mientras crecías, ¿eh?

Si.

¿Y era casi una parte de tu familia? Como si te estuviera tocando.

Sí, ella fue realmente conmovedora para mí. Pero luego, hubo una mala historia que sucedió mientras yo no estaba allí. Y mis padres no me dijeron eso durante mucho tiempo. Sí, fue una historia realmente mala. Pero sí, ella estaba muy apegada a mí.

Si. Hmm, ¿cómo se llamaba?

Su nombre era Kryska.

Lindo. Bien, deberíamos comenzar todos los podcasts hablando de gatos. Creo que es una buena forma de demostrar que somos seres humanos reales.

Si. En Rusia, Kryska significa rata. No sé quién la llamó Kryska, pero simplemente sucedió.

Lindo. Excelente. Muy bueno. Cuéntanos un poco sobre tu empresa, sobre Rivelty . ¿Qué haces y en qué tipo de trabajo estás involucrado?

Ayudamos a las empresas a construir una intranet que funcione. Entonces, hacemos la consultoría. Ayudamos a construir su concepto de intranet que realmente funcionará, que ayudará a los empleados a hacer mejor su trabajo, a ser más eficientes, a ser más felices, y que ayude a las empresas a ahorrar el tiempo que los empleados ahorran al usar esta intranet.

Excelente. ¿Cuánto tiempo llevas en ese negocio?

Entonces, soy dueño de la compañía durante casi cinco años. Y ya llevo 12 años en la intranet.

Si. Entonces, comencemos con ese término, intranet. Y ya sabes, el programa se llama The Digital Workplace . Entonces, cuando escuchas esos dos términos juntos, esto, ahora que estamos aquí en 2021, ¿cuál crees que es la diferencia entre esos dos?

Buena pregunta. Entonces, si se lo explicara a mi mamá, diría, mira, la intranet es una aplicación que tienes en tu lugar de trabajo móvil y digital, son todas las aplicaciones que tienes en tu móvil. Si le explicara a mi cliente, diría, intranet, es un sistema que usted le brinda a sus empleados para que puedan hacer su trabajo. Y el lugar de trabajo digital, son todos los sistemas que tienen sus empleados para hacer su trabajo. Y luego probablemente diría qué sistemas tienen como intranet, incluidos mensajeros, correos electrónicos, sistemas ERP, sistemas LMS, todo lo que tienen en el mundo digital que brindan a los empleados. Y probablemente si se lo explicara a los expertos, diría, ¿ven ?, intranet es el antiguo término del lugar de trabajo digital. Si quieres ser genial, dices el lugar de trabajo digital.

Aquí vamos. Esa es la verdadera definición de información privilegiada. Bien. Entonces, cuando trabajas con un cliente, ¿con qué frecuencia sientes que mientras describen sus problemas y la solución que quieren que haga la intranet? ¿De verdad piensas, espera, esto es algo más grande que solo una intranet? . Necesitas alejar la imagen. ¿Realmente se encuentra consultando a gran, gran escala? ¿O suele ser que las personas saben exactamente lo que quieren cuando acuden a usted?

Bueno, normalmente hacemos el relanzamiento de la intranet. Entonces, la mayoría de nuestros proyectos se trata, bueno, de su segmento empresarial. Son las mayores empresas rusas. Por lo general, ya tienen algo y no funciona, o ya está realmente desactualizado. Entonces, quieren hacerlo completamente nuevo. Quieren recargarlo, pero a un nivel mucho mejor que el que tienen ahora. Entonces, es más como un relanzamiento y los ayudamos con un concepto. Les ayudamos a entender qué dejar, qué reconstruir, de qué deben salir. Entonces, es más como ayudar, diría yo, hablaría de un apartamento. Yo diría, para ayudarlos a hacer un nuevo diseño, pero no solo en un diseño que funcione, sino que sea realmente fácil de usar, que realmente les ayude a vivir en este apartamento.

Si. Siento que si tu trabajo es arreglar las intranets de otras personas y las antiguas, entonces tendrás trabajo para siempre.

Si. Porque creo que el ciclo de vida promedio de una intranet es de tres a cinco años. Entonces, las empresas en las que construimos las intranets cuando comenzamos, ya están regresando, porque harán la nueva. Así que sí, eso espero.

Bueno, excelente. Siento que eso es clave para entender que nunca se hace. Siempre es algo que tienes que mejorar. Y ya sea que estemos hablando de intranets o lugares de trabajo digitales, siempre será algo que debe tener alguien que busque constantemente cómo mejorarlo, al igual que cualquier sitio web corporativo en sí. Siempre está en un estado de cambio y siempre busca mejorar también.

Si. Es verdad. Exactamente.

Si. Está bien. Bueno, cuéntanos qué está pasando en Rusia. Sé que esa es tu casa. Trabaja fuera de eso y también trabaja con otras empresas. Pero, ¿cuál es el estado de los lugares de trabajo digitales en Rusia? ¿Qué cosas interesantes están sucediendo que el resto de nosotros debería saber?

Buena pregunta también. Lo principal que nos hace diferentes, en comparación con, yo diría que las intranets europeas y quizás un poco, las intranets de Estados Unidos y Australia, es que aquí invertimos mucho en inversión de UX. Todo el mundo está realmente mimado con una buena experiencia de usuario en la vida cotidiana. Entonces, todas las aplicaciones que tienen en dispositivos móviles son bastante fáciles de usar. Entonces, los empleados, por supuesto, y los usuarios esperan una experiencia de usuario bastante buena dentro de la empresa para las herramientas a las que están acostumbrados. Entonces, invertimos mucho en UX. ¿Qué más? Aquí también, la situación es que alrededor del 30% de la forma preferida de la empresa son plataformas de desarrollo propio. Tenemos muchos lugares de trabajo digitales construidos internamente. Yo diría que tenemos mucha gente de TI inteligente y no son tan costosos. Y nos encanta todo lo personalizado, que se construye especialmente según nuestras necesidades.

Entonces, muchas empresas eligen el camino de las plataformas de desarrollo propio.

Y creo que también es bastante diferente en comparación con el resto del mundo. E incluso si elegimos como SharePoint o algo así, como una solución lista para usar, todavía se reconstruye bastante. Entonces, a veces es realmente difícil decir: ‘Oh, ¿es SharePoint? Nunca diría que es SharePoint porque es muy diferente ‘. Y si decir algo sobre las tendencias que vemos desde el año pasado, las cosas nuevas que realmente se están volviendo populares, es una herramienta que ayuda a medir el nivel de agotamiento de los empleados durante la pandemia. Creo que es algo nuevo que vemos en el mercado y se está volviendo popular.

Sí, entremos un poco más en eso. ¿Qué tipo de métricas están usando para medir el agotamiento?

Oh, yo diría que son alrededor de 25 criterios diferentes. Entonces, hacen encuestas, encuestas. Todos los días, hacen cinco preguntas, como ¿cómo te sientes? ¿Estás sobrecargado con tu trabajo? ¿Estás sobrecargado con tus hijos? Entonces, algo así. Y son de manera aleatoria, como yo diría, usando inteligencia artificial. Entonces, están recolectando datos, tratando de recolectar muchos. Y también recopilan cómo trabaja en su computadora durante el día, los mensajeros, las conexiones y cuánto trabaja en la computadora. Entonces, toda esta información.

Si. Casi puedo imaginar que una señal es lo fuerte que estás golpeando tus teclas.

Si, probablemente.

Deberias hacer eso.

Y qué tan fuerte es tu fondo, el niño gritando o el perro. Entonces, recopilan todos los datos y luego hacen sus estadísticas o informes sobre los empleados que pueden agotarse.

Es realmente bueno saber que eso es algo que a la gente le importa y quiere saber, especialmente en el último año. Esas son cosas maravillosas para saber. Siento que estamos en un lugar donde reconocemos que la tecnología está disponible para nosotros, podemos reunirnos en todas estas cosas. Casi estoy pensando en los controles que tenemos que hacer solo con nuestra salud, ya sabes, ¿tienes fiebre? ¿Tienes tos? Como ese tipo de cosas. Creo que veremos una fusión de esas dos cosas y solo el bienestar general recibirá estos controles diarios.

Sí, esto es realmente lo que tuvimos durante la pandemia. Porque se supone que todas las empresas rusas deben proporcionar al gobierno información sobre sus empleados, quién está enfermo o quién podría tener el virus COVID-19 en su interior. Entonces, algunas compañías en la intranet hicieron una pequeña herramienta en la que cada tres o cuatro horas tienes que agregar tu temperatura, cómo te sientes, si necesitas un médico o si necesitas conectarte con la compañía de seguros. Entonces, cada cuatro horas, recolectan estos datos para obtener la información y controlar cómo es el empleado que se queda en casa. Tuvimos esto.

Sí, me lo puedo imaginar. Incluso en entornos de oficina, ese tipo de controles constantes de temperatura se llevan a cabo y la gente está controlando esas cosas. Y eso será parte de nuestro futuro, me imagino.

Si. 

Entonces, tenemos los datos, tenemos cosas. Entonces, una vez que un líder o gerente obtiene esos datos y dice: ‘Sí, ya sabes, Elena está estresada. Está al borde del agotamiento. ¿Cuáles son las formas típicas en que un gerente va a responder a eso? ¿Es como, ‘Oh, eso es una lástima’, o qué palancas están tratando de tirar para arreglar eso?

Bueno, creo que podría ser diferente en diferentes empresas. Pero yo diría que probablemente la forma más típica es que intentaremos hablar con el empleado y preguntarle cuáles podrían ser las razones de esto, si necesita algo de tiempo para descansar, si necesita ayuda profesional. Muchas empresas empezaron a pagar por los terapeutas de psicología de los empleados y ven que se ha vuelto muy popular. Incluso en nuestra empresa decidimos hacerlo. Entonces, si necesitan ayuda, probablemente la cubrirán, o darán la oportunidad de descansar o algo así. Si están sobrecargados por los proyectos o las tareas, probablemente intenten mover algo. Por supuesto, no es para todos. Está más relacionado con, diría yo, los empleados más importantes, los que son empleados de alto nivel, no para todos. Conozco uno de los proyectos que le fue muy bien en este programa de medición del nivel de agotamiento. Entonces, fue para la mayoría del 30% de los empleados. Entonces, principalmente para empleados de alto potencial o alto potencial.

Si. Guau. Eso es interesante. Bueno, cambiemos un poco porque también haces otro papel en tu vida, que es básicamente como un organizador comunitario. Intentas que mucha gente se entusiasme con las intranets. Presentan muchas cosas que, para cualquier organizador comunitario como el año pasado, eran como, ‘Oh, Dios mío. ¿Qué debo hacer?’ Entonces, cuéntenos sobre su viaje. Cuéntanos sobre las comunidades que gestionas y que organizas y ¿cómo ha sido el último año para ti?

Entonces, tenemos una comunidad de intranet, diría yo. Son alrededor de 400 personas ahora. Está en formato online. Tenemos un grupo cerrado en Facebook . Y antes, una vez al mes, nos reuníamos fuera de línea con algunos miembros que viven en Moscú. Y yo diría que, para nosotros, la pandemia fue algo bueno. Porque antes, como, por ejemplo, el 30% se registraría para aparecer en una reunión fuera de línea y el 20 aparecerá. Cuando cambiamos al formato en línea, 50 personas se registrarán y 49 vendrán. Porque, como antes, tuvimos una reunión durante la noche en formato offline. Entonces, después del trabajo, tienes que ir a algún lado. Y es la hora, el tráfico, la lluvia, el frío, la nieve o algo así. Entonces, no aparecería mucha gente.

Pero cuando cambiamos a Internet y cambiamos nuestra reunión durante la hora del almuerzo, casi el 100% de las personas se inscriben, lo hacen. Entonces, yo diría que para nosotros fue algo bueno movernos en línea. Y creo que diría sobre los miembros, lo que notamos fue que la gente se volvió más cercana. Antes, en nuestras reuniones, se trataba más de hablar de lo buenos que somos. Y mira, hicimos esto, hicimos aquello, y somos tan buenos y todo. Pero ahora se trata más de compartir lo difícil que es y encontrar a las personas que están en la misma situación, encontrar apoyo, darse cuenta de que no estás solo. Entonces, creo que durante la pandemia, la comunidad se volvió más cercana y más orientada a las personas que a los resultados.

Sí, es realmente fascinante pensar en ese tipo de cercanía que está llegando. ¿Sientes que eso está más relacionado solo con la pandemia en general, que todos están pasando por un momento difícil o hay una naturaleza digital que cambia eso? ¿Sientes que cuando regreses en persona podrás mantener esa cercanía y esa vulnerabilidad?

Difícil de decir en este momento. Pero creo, bueno, creo que esta vez no va a pasar rápido. Entonces sí, viviremos en esto por algún tiempo. Entonces, probablemente, incluso veremos si nos movemos fuera de línea nuevamente. Pero ahora no estará solo sin conexión. Será híbrido o aún más en línea. Al igual que en nuestra comunidad, la mayoría de las veces es en línea. Pero sí, lo hacemos, también haremos los eventos fuera de línea, para tener la sensación de que también somos personas en vivo.

Si. Y creo que es un gran equilibrio pensar en eso. Probablemente el núcleo de lo que estás haciendo, de lo que van a hacer otras personas, serán este tipo de eventos digitales regulares que son difíciles de manejar y a los que puedes acceder fácilmente. Pero luego tal vez tener una vez cada trimestre o algo así como un evento más grande donde puede haber algo de entusiasmo y entusiasmo y reunirse. Entonces, creo que encontrar esa combinación será importante. Seguro.

Sí, solo de acuerdo. Si.

Excelente. Muy bueno. Bueno, nuestra audiencia principal tiende a ser líderes digitales, directores ejecutivos de empresas de 25 a 250 empleados. Entonces, están en el lugar de construir lo que quieren. Entonces, sé que trabaja principalmente en el segmento empresarial. Entonces, ¿qué le puedes decir a alguien que está construyendo dónde está ahora? Está pensando, sí, quiero usar alguna herramienta para asegurarme de que estamos en un buen lugar a medida que mejoramos y crecemos, excusa. yo, no necesariamente mejor. ¿Qué es algo para lo que necesitan prepararse en esas etapas que les pueda dar un buen equilibrio, una buena higiene, una buena preparación, para que tengan una carrera digital larga y exitosa?

Neil, ¿puedes volver a hacer esta pregunta? Entonces, ¿puedes decirlo de nuevo?

Sí, fue una pregunta muy larga. A veces hago esto. Entonces, imagina que estás hablando con alguien que dirige una empresa que es un poco más pequeña. ¿Cuáles son los hábitos digitales que deben tener implementados ahora para que, a medida que crezcan, puedan seguir obteniendo una gran cantidad de buenos rendimientos de un lugar de trabajo digital o una intranet que quieran tener?

Otra buena pregunta, creo.

La segunda fue una buena pregunta. El primero fue divagando.

Creo que ahora somos nosotros los que estamos en esta situación porque somos una empresa de alrededor de 25 personas y estamos creciendo, y yo diría que las reglas que funcionan en el segmento empresarial no están funcionando. Probamos muchos. Y es como, en Rusia, decimos, soy el zapatero sin zapatos. Entonces, esto es lo que tenemos en este momento. Y estamos tratando de construir los procesos para que todo funcione, y en el futuro, cuando estemos creciendo, siga siendo estable. Entonces, lo que probablemente recomendaría, no es intentar construir o comprar o encontrar un sistema que cubra todas sus necesidades. Es imposible. Especialmente si es una empresa pequeña, no vaya a la personalización o no invierta en cosas de desarrollo propio. Por ejemplo, lo hicimos. Invertimos mucho dinero en cosas de desarrollo propio. Y cuanto más lo tenemos, más caro se vuelve. Entonces, ahora nos estamos moviendo a una solución lista para usar que es compatible con terceros y está creciendo, construyendo y mejorando la UX, etc.

Por lo tanto, no vayas a las cosas desarrolladas por ti mismo. Trate de encontrar herramientas que cubran los tipos particulares de trabajo de rutina. No te olvides del mensajero. Intente escapar usando WhatsApp , Viber o Telegram, que es popular aquí. Entonces, probablemente vaya a Slack o Teams , o algún tipo de instrumento más corporativo. Enseñe a los empleados la importancia de guardar el conocimiento y guardar los documentos en carpetas particulares o espacios comunitarios particulares en, por ejemplo, su Office365 . Trate de desarrollar un hábito que no sea solo para usted, y no solo por ahora. Podría ser útil más adelante. Entonces, noté que en las empresas más pequeñas, los empleados no tienen estos hábitos, y el CEO, no tienen tiempo para pensar en el ahorro de conocimientos y todo eso. Y esto es lo que necesita aprender, lo que necesita para pasar al hábito. Entonces, probablemente este también.

Sí, eso es genial. Hablamos mucho sobre la durabilidad de la comunicación, por ejemplo, ¿cuánto tiempo la necesitas para vivir? Si solo se trata de cosas de tipo chat en Slack, está bien. Pero una vez que dices algo realmente importante en Slack, debes sacarlo de allí y ponerlo en otro lugar para poder consultarlo más tarde. Si tiene documentos y decisiones realmente importantes que ha tomado en Microsoft Teams, buena suerte. Porque pueden pasar meses antes de que se dé cuenta de que lo necesita de nuevo y no sabe dónde estaba y es difícil de encontrar. Así que sí, un gran consejo. Estupendo. Bueno, Elena, ha sido muy divertido hablar contigo. Es genial tener una perspectiva de todo. Lo he disfrutado mucho. Si la gente quiere saber más sobre ti y el trabajo que estás haciendo, ¿adónde deberían ir?

Pueden ir a nuestro sitio web. Es rivelty.com . Tenemos versión en inglés. Por supuesto, la versión rusa es mucho más grande, pero tenemos una pequeña en inglés. Y, por supuesto, mi LinkedIn o Twitter . Puedes encontrarme allí.

Sí, genial. Pondremos todo eso en las notas del programa. Elena gracias por estar en el programa. Esperamos volver a hablar contigo pronto.

Muchas gracias. Gracias. Yo también lo disfruté mucho. Gracias Neil.

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