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Jay Desai de Patient Ping decidió hacer una guía de usuario ... para él mismo. Vea cómo lo usa y qué tipo de impacto tiene en su equipo.

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PatientPing.com

Artículo de la primera ronda sobre la Guía del usuario de Jay

Guía del usuario de Jay

Bienvenido de nuevo a WorkMinus, donde hablamos sobre lo que necesitamos dejar de trabajar y los hábitos rápidos que puede desarrollar hoy. Hoy, nuestro invitado es Jay Desai, director ejecutivo de PatientPing, y nuestro tema es Trabajo menos desconexión. Hola, Jay. ¿Cómo estás?

Hola, Neil. Gracias por invitarme.

Si. Estamos muy emocionados de tenerte en el programa. Has hecho algo muy interesante en tu empresa. De hecho, ha escrito una guía de usuario, pero no para sus productos. Cuéntenos más sobre esta guía de usuario que hizo.

Si. Por lo tanto, nuestro equipo de liderazgo ha ido escalando rápidamente durante los últimos seis meses y una de las cosas de las que me he dado cuenta es que mucho trabajo y mucho éxito para cualquier organización se deriva de una asociación estrecha y muy sólida y de la confianza entre los miembros del equipo. . Entonces, para mí, como CEO, eso significa construir una relación de confianza muy rica entre mi equipo y yo. Y a medida que más personas comenzaron a unirse a mi equipo, y no necesariamente tenía una rica historia con ellos antes de que se unieran a la empresa, sentí que sería muy útil para ellos tener una idea muy clara de las expectativas que tengo. de ellos, cómo me gusta trabajar y realmente una guía de usuario para trabajar conmigo. Pensé que sería algo muy útil para ellos. Sé que he comenzado nuevos trabajos antes y quería hacer feliz a mi jefe y me preguntaba cuáles eran sus ventajas, cuál era su estilo. A veces me gusta adivinar trabajar. Así que pensé en eliminar las conjeturas para facilitar que mi equipo tenga éxito en su función.

Así que redactó una guía de usuario sobre cómo interactuar con usted. ¿Cuántas páginas es eso? ¿Cuánto tiempo se tarda en pasar?

Parecen siete páginas, seis páginas y media.

Está bien. Estupendo. Por lo tanto, es básicamente un buen comienzo para que alguien se dé cuenta de las formas en que debe trabajar con usted. ¿Cuáles son algunas de sus partes favoritas de su propia guía de usuario?

Puedo describir algunos. Creo que, en última instancia, gran parte del trabajo, especialmente en las empresas de tecnología, se trata de una comunicación realmente excelente. Creo que he descubierto que la gran mayoría de las disfunciones en los equipos se deben a una mala comunicación, a una comunicación poco frecuente, oa que las personas simplemente se extrañan y hablan entre sí. Así que creo que, probablemente, un tema en toda la guía del usuario es la comunicación y hacer que la calidad de esas interacciones sea realmente alta. Así que creo que la sección sobre comunicación es mi primera sección y es la que sienta las bases. Pero luego, ya sabes, trato de ser bastante real y realmente honesto. Hablo de cómo envío comentarios, mis factores desencadenantes. Hablo de mis debilidades y mis recelos y mis limitaciones. Éstas son algunas de las áreas.

Si. ¿Por qué no eliges solo una pequeña sección y nos lo lees todo?

Seguro. Escogeré tres aquí. Uno tiene que ver con la comunicación. Entonces digo: encontré que la gran mayoría de los problemas son el resultado de una comunicación deficiente o poco frecuente. Por eso es importante que nos comuniquemos bien y con frecuencia. Una cosa que ofrezco es un consejo muy táctico ahí mismo. La jerarquía de comunicación para mí, de la más a la menos urgente, es tocarme el hombro, una, si es muy urgente; llamarme, dos; enviarme un mensaje de texto si es menos urgente y la urgencia está disminuyendo; Flojo; y luego enviar un correo electrónico. Eso lo deja muy claro porque, a veces, la gente envía correos electrónicos. Están acostumbrados a enviar correos electrónicos en su trabajo anterior. Pero en esta empresa, podemos ser una empresa de Slack. Y, por lo tanto, solo ayuda a comunicar cuál es el nivel de urgencia y qué medios debemos usar para la comunicación.

Ese es uno. Otro, lo leeré. La forma número uno de tener éxito es lograr un impacto comercial medible que esté en línea con nuestra misión y la empresa OKR . OKR significa resultados objetivos y clave . Mediré su éxito por el impacto comercial que tenga y, si no está seguro de cómo su función o el rendimiento de su trabajo contribuye al impacto comercial y / o no está claro cómo medirlo, no proceda hasta que estemos alineados. El editorial rápido sobre eso es que descubrí que en muchas empresas, los objetivos no están claros. Vienes a trabajar todos los días, no estás realmente seguro. La gente siente que está dando vueltas. Para mí, me frustra mucho cuando las personas sienten que están dando vueltas o que no saben cómo su trabajo está contribuyendo al impacto de la empresa. Así que creo que es muy importante que todos, todos los días, puedan venir a trabajar y sepan exactamente cómo funciona, pero tienen un impacto en la empresa. Eso es algo que dejo muy claro.

Genial. ¿Cómo encuentra que la gente lo ha hecho? Como cuando presentó esta idea por primera vez, ¿la gente se entusiasmó con ella? ¿Les desanimó? ¿Cómo responden ellos?

Bueno, ha sido interesante porque antes de que yo lo publicara, era algo que le di a mi equipo una o dos semanas después de que estuvieran en la empresa. Así que pude establecer un contexto y ellos me conocieron un poco, y pudieron llegar a conocerme antes de que lo leyeran, al menos interpersonalmente, un poco. Y luego les di la guía del usuario. Creo que realmente lo apreciaron y lo encuentran refrescante en términos de simplemente sacarlo todo. Desde que lo publiqué, ha sido realmente interesante porque la mayoría de las entrevistas que hago, la gente ya lo ha leído antes de que yo les haga una entrevista. Y he descubierto que la gente responde con una de dos reacciones diferentes. Uno es cualquiera, esto es genial. Esto es increíble. Estoy tan feliz. Nunca he tenido este tipo de honestidad o franqueza con mi gerente y me encanta. Me encantaría poder tener este nivel de honestidad con el gerente.

Y luego reaccionarán bien a algunas de las señales o eso será compatible con su estilo de trabajo o puede que no lo sea. Y creo que es muy útil saberlo con mucha antelación. La otra reacción que tengo es, «Chico, eso es realmente intimidante». Y para la cohorte de «El chico que es realmente intimidante», creo que es un proceso realmente bueno pasar por ese nivel de honestidad y sacar ese nivel de honestidad porque esa es nuestra cultura, y estar realmente dispuesto a admitirlo. debilidades y empujarse unos a otros para ser mejores, y buscar la excelencia en sus compañeros, y estar seguros de que puede que no sean exactamente los mejores en todo, pero deben estar dispuestos a reconocer cuáles son sus fortalezas. Por lo tanto, eliminar la gran cantidad de entorno profesional crea seguridad en torno a esconderse detrás del cual hay muchas cortesías y agresión pasiva. Nuestra empresa no tiene ese tipo de entorno. Creo que lo que hacemos es realmente tratar de apoyarnos unos a otros y hablar con honestidad en nuestras interacciones entre nosotros. Y esa es la intención aquí. Entonces, lo que he descubierto es que es una pantalla útil que las personas que reaccionan bien a ella se sienten muy atraídas por nuestra cultura. Y aquellos que no lo hacen, probablemente no les irá muy bien aquí.

Si. Con la guía del usuario, básicamente, lo que estás haciendo es darle a alguien, tal vez incluso un año, una ventaja sobre cómo interactuar contigo, cómo interactuar con otras personas a medida que aparece. Ahora que tienes esto en su lugar por un tiempo, ¿ha notado algún efecto incalculable de acelerar el proceso? ¿Ha visto efectos positivos o incluso negativos de eso en sus recientes contrataciones que ha hecho?

Si. Creo que hasta ahora solo he visto un efecto positivo. Creo que el nivel de sinceridad y la profundidad de la relación que tengo con personas que, históricamente, solían llevar un par de años, siento que lo he logrado en tres a seis meses. Ha sido bastante fenomenal. Es interesante, cuando empecé la empresa, solía pensar que todos deberían ser amigos. Todos deberíamos ser amigos. Así es como quieres tratar con tus compañeros de trabajo. Para algunas personas, eso fue un poco incómodo porque quieren romper los límites profesionales entre su trabajo y su vida familiar. Entonces corrigí un poco y creé mucha distancia entre mi equipo y yo. Pero descubrí, en realidad, que existe una especie de tercera categoría mágica de relación profesional que no es necesariamente un amigo ni una distancia en la que se crea esta relación ultraprofesional. Más bien, es una intimidad profesional especial que se ha formado entre compañeros de trabajo, y se deriva de una profunda confianza y un profundo respeto por las capacidades de los demás, y una completa comodidad en las debilidades de los demás. Y siento que lo he logrado con mucha gente de mi equipo, donde podemos ir a trabajar y sentir que somos nosotros mismos y nosotros mismos, y entendemos cómo apoyar a cada uno. Y creo que el respeto y la confianza profesionales solo llegan cuando las personas pueden hablar honestamente sobre quiénes son y buscar la autoconciencia en el trabajo.

Si. ¿Tiene un nombre para esta tercera categoría de no amigos, no necesariamente solo compañeros de trabajo? ¿Lo llama simplemente profesionales o amigos de confianza? ¿Cómo lo dirías?

No. No he pensado en eso. El colega lo llena brevemente cuando realmente siente que están trabajando codo con codo con su equipo. Socios es probablemente la palabra correcta. Realmente se siente como si fuéramos socios en este viaje juntos, y todos tenemos momentos de debilidad y nos apoyaremos totalmente unos a otros durante esos momentos, y vamos a hacer todo lo posible para convertirnos en las mejores versiones de nuestro yo profesional cuando venimos a trabajar todos los días.

Fantástico. Anteriormente, dijiste que la guía del usuario aumentará el nivel de calidad y reducirá la cantidad de preguntas que están ocurriendo en tu equipo. ¿Puede darnos algunos ejemplos de cómo sucede eso en su empresa?

Si. Un ejemplo sería, ya sabes, si eres un administrador de una función, entonces normalmente eres responsable de algún resultado o rendimiento. Entonces, realmente no hablamos de cómo comunicar ese progreso. Supongamos que está aquí y está comunicando el progreso con respecto a una cuota, una llamada de ventas o una canalización, mucho de lo que hace la guía del usuario es aclarar cómo comunicar eso, cuándo comunicar eso, quién debería ver toda la información. . No perdemos el tiempo hablando de eso porque puede ser un área de descubrimiento cuando eres nuevo. De lo que terminamos hablando es de qué comunicar. Es decir, ¿cuáles fueron los resultados? ¿Por qué el resultado no se planificó o si tenían un plan? ¿Qué aprendemos de él? Y realmente puede levantarse mucho más rápido porque no pierde tiempo en las preguntas del proceso y la comunicación.

Si. Excelente. Entonces tienes tu propia guía de usuario. ¿Qué tan generalizado ha sucedido esto en PatientPing? ¿Quién más tiene uno? ¿Los equipos tienen uno? ¿Qué es lo que parecen?

Ojalá supiera lo generalizados que estaban, pero sé que la mayoría de la gente de mi equipo ha escrito uno para su equipo y es interesante. Para mí, solo tuve que escribir una guía de usuario que es cómo trabajar conmigo. Para cualquier otra persona del equipo, tienen tres grupos constituyentes. Uno está administrando hacia arriba, el otro está administrando lateralmente y el otro está administrando hacia abajo. Entonces, creo que es un conjunto diferente de expectativas lo que desea comunicar a cada una de esas partes interesadas. Así que sé que la gente de mi equipo ha escrito varios de esos tipos de guías de usuario o una de ellas. Estoy bastante seguro de que todos ellos han escrito guías para su equipo sobre cómo operar en una norma de grupo. Y creo que varios de nosotros hemos dejado muy claras sus expectativas, como individuos o líderes de su equipo. De hecho, tengo curiosidad por ver hasta qué punto esos: he tenido un par de personas que me envían correos electrónicos en mi equipo, o solo en toda la organización, no necesariamente en mi equipo, para compartir conmigo su guía de usuario y pedir comentarios y otras cosas.

Al leer la guía de usuario de otras personas, ¿ha encontrado algo realmente interesante o noble en la de ellos?

Ahora he visto a los líderes de otras empresas publicar sus guías de usuario públicamente. Algunos amigos me lo han contado. He oído hablar de organizaciones gubernamentales que realizan retiros en equipo en los que todos escriben guías de usuario para sí mismos que son grupos facilitados [inaudible-00: 13: 23] que las utilizan como ejercicio para crear conciencia de sí mismos y establecer expectativas para su equipo. En cierto modo, tomó vida propia, lo que realmente puede ser gratificante de ver. Lo que encontré es que, casi de manera uniforme, hay algo mejor en todas las demás guías de usuario que he visto que en la que escribí, que es increíble de ver. Creo que la gente ha podido tomar lo que hice, quiere eso más allá. Por ejemplo, escribí muchos de mis factores desencadenantes para pensar que si alguien hace algo que me haga mirarlo de manera desfavorable, por ejemplo, las cosas que me molestan un poco sobre los equipos, para ayudar a esas expectativas. Y encontré una guía de usuario en la que estoy reflexionando que la llevó un paso más allá, que decía, cuando estamos – en realidad, déjeme darle la vuelta. Escuché a alguien describir sus propias debilidades. Y de hecho le dejaron en claro al empleado cómo tratar con ellos cuando se comportan de esa manera. Por ejemplo, si son como una persona muy distraída o pueden ser un poco maníacos con sus ideas, lo que muchos fundadores pueden ser, lo llevan más allá y dicen, cuando eso suceda, déjame hacer lo mío. Permítanme intentar seguir su curso y luego podemos volver a cuál es el resultado. Pero pensé que era realmente impresionante llevarlo más lejos posible.

Si. Absolutamente. Es bueno tener esas cosas como un tema abierto conocido que todos saben, voy a divagar sobre el tema por un tiempo. Y cuando sucede, no es sorprendente o la gente habla a puerta cerrada, pero todo el mundo sabe que está ahí fuera y es bien conocido. Ese es un tema muy bueno. Así que habla con alguien que esté ansioso por hacer esto por primera vez. ¿Cuál es el primer paso para crear tu propia guía de usuario?

Creo que el primer paso es la reflexión. Y creo que hay dos categorías de reflexión que hay que hacer. Uno de ellos es pensar en todas las relaciones en las que realmente tuvo una experiencia positiva, de confianza y de apoyo en esa relación, y en realidad si usted como gerente o como empleado, y tratar de extraer todos los comportamientos o procesos. o rasgos de personalidad o estilos de comunicación que estaban presentes en esa relación positiva, y luego reflexione sobre su relación laboral más dolorosa y piense en la dinámica que creó esas condiciones. Y luego, cuando escriba su guía de usuario, el trabajo es tratar de establecer ese conjunto de comportamientos en una relación positiva y hacer tanto de eso como sea posible, y ser muy honesto y reflexivo sobre las condiciones que causan que la relación falle o falle. sentirse tenso. Y de nuevo, sea muy claro al respecto. Y creo que el framework que he operado en cuanto a apartados y cómo organizarlo podría ser útil, pero en realidad se trata de intentar ser honesto sobre qué es lo que te hace triunfar en la relación profesionalmente son, francamente, lo contrario. Alguien me escribió una vez y me dijo que les encantaba mi guía de usuario y que escribieron una para su matrimonio. Pensé que era algo interesante de ver. Realmente se trata de relaciones y pensar en cuáles son esas condiciones que generan resonancia, y luego se siente una desconexión entre las personas. Y luego, a partir de ahí, se trata solo de escribirlo todo y leerlo a medida que aprende más sobre usted mismo y sabe la forma en que impacta a las personas y cómo las personas lo afectan a usted.

Si. Excelente. Jay, hemos titulado este episodio, Trabajar menos desconectar. ¿Por qué no vuelve a eso y nos cuenta por qué una guía del usuario ayuda a eliminar la desconexión del mundo laboral?

Sabes, creo que la gente viene a trabajar todos los días con sus mejores intenciones. Creo fundamentalmente que las personas quieren sentir que, en su entorno laboral, están teniendo éxito. Quieren sentir que vienen a trabajar todos los días y tienen un impacto. Así es como derivamos el trabajo como seres humanos en nuestra vida profesional. Es una gran parte de lo que nos hace quienes somos. A menos que estés trabajando en un espacio completamente creativo que sea completamente independiente, y ni siquiera puedo pensar en ninguna profesión en la que no necesites interactuar con otras personas. La calidad y la riqueza de su impacto es mucho mayor si puede crear una conexión significativa lateralmente con su gerente, con sus subordinados directos. Y se sentirá mejor profesionalmente en términos del impacto que puede generar. Así que creo que si puedes eliminar la desconexión entre las personas, te sentirás mucho más realizado y satisfecho en tu vida profesional.

Estupendo. Jay, ¿con qué frecuencia actualizas tu propia guía de usuario? ¿Lo hace como si tuviera una interacción significativa, entrará en su documento y lo cambiará, o lo revisará anualmente? ¿Cuál es tu proceso para eso?

Te diré que una sección se actualiza con más frecuencia que otras y esa es la que enumera todas mis debilidades. Porque a medida que me aprendo mejor, me doy cuenta de lo amplio que soy y, por lo tanto, creo que es importante ser honesto acerca de esas cosas a medida que las actualiza regularmente. Llámelo cada mes más o menos, hay algo que pienso y agrego. Y no todo eso es realmente útil. A veces, simplemente no es necesariamente útil para otras personas. Puede ser útil para mí saber cómo me estoy mostrando en una interacción determinada.

Jay, realmente aprecio que estés en el programa, contándonos sobre tus guías de usuario, trabajo sin desconexiones. Los trabajadores van a conectarse con usted o si quieren ver su guía de usuario, ¿dónde deberían ver eso?

Está en First Round Review, que es una publicación excelente. Uno de nuestros inversores es First Round Capital que publica esta publicación periódica que es donde publican mi guía de usuario. También pueden ponerse en contacto conmigo en [email protected]

Está bien. Muchas gracias, Jay. Esto ha sido Work Minus Disconnect y te agradecemos por estar en el programa.

Gracias.

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