Si los equipos remotos van a funcionar, es porque sus gerentes son increíbles.
No hay otra forma de evitarlo. El éxito de su transición al trabajo remoto depende de qué tan bien se desempeñen los gerentes.
Por un lado, la gestión de equipos remotos y la gestión de equipos coubicados son muy similares. Pero los equipos remotos presentan desafíos únicos, y el hecho de que alguien fuera un excelente administrador en el sitio no garantiza que vayan a desempeñar este nuevo rol.
La primera ley de cómo gestionar un equipo remoto
Pim de Morree de Corporate Rebels dice que la política de trabajo remoto definitiva es «Confiamos en usted».
Si no confía en los demás, nunca podrá tener éxito en la gestión de un equipo remoto. Por naturaleza, en una configuración remota, no está controlando a las personas a lo largo del día y debe confiar en ellas para hacer su trabajo.
En su libro Do Better Work , Max Yoder , CEO de Lessonly, dice que la confianza en los equipos se construye a través de la claridad y la camaradería.
En un equipo de ubicación conjunta, la claridad puede provenir de comunicarse con otras personas a lo largo del día y de tener reuniones improvisadas. La camaradería se puede construir charlando durante una pausa para el café o compartiendo una experiencia en la oficina.
Pero la claridad y la camaradería se construyen de manera diferente cuando administra equipos remotos. Veamos las formas principales en que los administradores remotos pueden construir ambos.
8 formas increíbles en las que los gerentes de equipos remotos crean claridad
1. Establece las reglas básicas
Debe comenzar con algunas reglas básicas sobre cómo opera. Las reglas básicas son mucho más importantes a la hora de gestionar equipos virtuales. Debe ser explícito sobre lo que todos deben esperar.
Algunas reglas sobre … eh … reglas básicas.
- Es mejor tener un nivel muy reducido de mejores prácticas en toda la organización, pero cada equipo debe poder establecer sus propias reglas específicas.
- Cada equipo necesita tener reglas escritas. Dedicar tiempo a pensar en estas cosas aporta mucha claridad y seguridad a los equipos remotos.
- Las reglas cambiarán con el tiempo. No lo harás bien la primera vez.
Entonces, ¿sobre qué necesitas reglas básicas?
Disponibilidad. Los equipos coubicados están constantemente disponibles entre sí y deben planificar el tiempo a solas. Los equipos remotos son lo contrario. Deben planificar la disponibilidad y tener tiempo a solas como predeterminado.
No espere que todos estén disponibles constantemente durante todo un turno. Y POR FAVOR, NO HAGA QUE LAS PERSONAS CONFIGUREN UN VIDEO CONSTANTE PARA PROBAR QUE ESTÁN FUNCIONANDO. Por favor. No vayamos allí.
Los miembros del equipo remoto suelen tener algún tipo de flexibilidad en cuanto a su horario. Pueden alterarlo en función de su energía a lo largo del día o de su horario familiar.
Al liderar equipos remotos, establezca algunas horas comunes que se superpongan en las que todos estén conectados y respondan rápidamente. Además de sus reuniones diarias (más sobre eso más adelante), puede elegir una ventana de dos a tres horas en la que todos pueden esperar obtener una respuesta rápida para cualquier pregunta.
Tiempos de respuesta. Esta es la rapidez con la que alguien debe esperar una respuesta a un mensaje. Cambia según el tipo de comunicación y la hora del día. Por ejemplo, podría decir que durante las horas que se superponen, los mensajes instantáneos deben responderse en 15 minutos. Sin embargo, los correos electrónicos que llegan fuera de este horario pueden tardar 24 horas.
Es fácil volverse loco específico con estas reglas, pero simplemente establezca algunas pautas básicas para que la gente sepa qué esperar. Los trabajadores remotos pueden tener el problema de estar «siempre conectados». Establecer y compartir tiempos de respuesta significa que el miembro de su equipo que trabaja en la primera parte del día puede ignorar el mensaje que llega a las 4 pm hasta el día siguiente.
Predeterminado para video. La mayoría de las conversaciones de chat que van y vienen más de tres veces deberían haber sido una videollamada rápida. Ver las caras de otras personas aumenta la calidad de la comunicación, lo ayuda a captar las señales no verbales y también disminuye la soledad. Exija que todos tengan su video encendido durante las reuniones. Pero hay momentos apropiados para apagarlo .
Herramientas. Cuando comience a administrar equipos remotos, se dará cuenta rápidamente del caos que existe alrededor de todas las herramientas que usa para el trabajo remoto . Intente agregar algo de estructura lentamente diciendo: «De acuerdo, solo usemos XXX para conversaciones de chat». De manera similar, para proyectos, procesos y discusiones, comience a elegir un solo lugar donde todos sepan que pueden buscar la información más actualizada.
2. La comunicación lo es todo
A medida que aprende a administrar al personal de forma remota, una cosa que descubre muy rápidamente es la importancia de la comunicación. Cada decisión y discusión debe compartirse para que todos sepan cómo pueden avanzar. Una buena comunicación de equipo remoto proporciona mucha claridad para su equipo.
Claire Lew de Know Your Team dice que la comunicación de equipo remoto tiene más que ver con las buenas prácticas de gestión y menos con las herramientas. Ella les dice a los gerentes que necesitan aprender a escribir muy bien y acostumbrarse a maximizar la comunicación asincrónica.
3. Ayuda a controlar las distracciones
Lidiar con las distracciones es una batalla constante cuando se gestionan equipos remotos. Algunos miembros de su equipo pueden tener dificultades para realizar un trabajo profundo debido a las tantas distracciones que los rodean. Otros pueden vivir solos, pero deben enfrentar el desafío de las distracciones internas .
Los administradores remotos deben brindar consejos y herramientas a sus equipos para ayudarlos a saber cómo lidiar con las distracciones . Nir Eyal dice que debemos pensar en los desencadenantes internos, hacer tiempo para la tracción y piratear los desencadenantes externos.
Los buenos administradores remotos no deberían empeorar las distracciones. Dele a su equipo la libertad de programar su tiempo de manera óptima y preocúpese si las personas responden demasiado rápido.
4. Pon en marcha ese standup diario
El standup diario se vuelve aún más esencial cuando se administran equipos virtuales. En los equipos que comparten el mismo lugar, la pelea a menudo ocurre una vez al comienzo del día. Pero como equipo remoto, es posible que descubra que es más efectivo tener dos puntos de registro durante el día, o tal vez uno en el medio.
El manifiesto remoto de GitLab dice que el standup es por tres cosas: vinculación, bloqueadores y el futuro. “No hables de lo que hiciste ayer, este no es un momento de informes en el que todos tratan de parecer ocupados. Más bien, comience el día con un poco de vinculación, resuelva cualquier bloqueo y comparta planes futuros para que las personas puedan planificar y actuar y, en última instancia, ahorrar tiempo «.
Use el standup para hacer algunas conexiones humanas y asegúrese de que todos tengan claro lo que debe suceder.
5. Programe sus 1: 1 ahora
Si eres un excelente gerente, ya tienes un tiempo programado para hacer 1: 1 con los miembros de tu equipo. Ir a control remoto significa que debe ceñirse a estos sin importar qué. Ese tiempo 1: 1 puede ser el único momento en que alguien tiene la oportunidad de hablar abiertamente sobre el trabajo con otra persona.
Incluso si tiene experiencia con 1: 1, siempre puede mejorar. Claire Lew de Know Your Team tiene algunos de los mejores recursos que existen.
6. Tenga conversaciones difíciles rápidamente
En equipos de ubicación conjunta, a veces se pueden resolver pequeños roces entre personas a lo largo de uno o dos días. Pero en un equipo remoto, estas cosas se quedan y se pudren por más tiempo.
Los asombrosos administradores remotos deben intervenir rápidamente si hay algún problema que deba resolverse.
7. Trabajar en público
La claridad aumenta cuando todos saben en qué están trabajando los demás. Al administrar equipos remotos, busque herramientas que ayuden a las personas a compartir actualizaciones de lo que están trabajando. Use tableros públicos y otras herramientas asincrónicas para asegurarse de que todos puedan ver el estado de lo que está trabajando.
8. Sube de nivel tus sistemas
El trabajo remoto tiende a exponer y amplificar el caos existente en sus sistemas actuales. Los líderes que administran equipos virtuales deben ser excelentes para pensar en cómo pueden proporcionar más estructura a sus procesos.
Wes Winham de Woven señala que, como equipo remoto, sus métodos de comunicación, procesos y concepto de productividad deben estar a la altura de una empresa que es más grande que su tamaño. Un equipo remoto de 20 a menudo tiene los hábitos que debe desarrollar un equipo de 200 que comparten el edificio. Ser remoto te obliga a crecer más rápido.
Las conversaciones de chat pueden convertirse en proyectos administrados, que pueden convertirse en procesos automatizados. Un gran administrador remoto siempre está buscando cómo aportar claridad eliminando el caos innecesario y mejorando los sistemas.
4 formas en las que los gerentes remotos asombrosos crean camaradería
Los gerentes coubicados no tienen que esforzarse tanto en crear un sentido de camaradería entre un equipo. Muchas cosas suceden gratis con solo estar cerca el uno del otro.
Las personas que lideran la cultura del equipo remoto deben ser extremadamente proactivas para generar esa sensación de tensión en el equipo.
1. Introducir fricción
Al diseñar la oficina de Pixar, Steve Jobs estaba en contra de los equipos remotos porque quería crear un espacio que «promoviera encuentros y colaboraciones no planificadas».
Cuando lidera equipos remotos, debe planificar estos momentos de fricción. Eso significa tener reuniones sin un propósito comercial claro. Significa comenzar sus reuniones remotas con conversaciones casuales antes de entrar en los detalles.
Por otro lado, si su equipo está constantemente en el chat todo el día, toda su experiencia laboral es una fricción. Encuentre la combinación adecuada para asegurarse de que su equipo tenga tiempo para conectarse más allá del simple intercambio de información.
2. Elogie públicamente
El elogio se vuelve mucho más importante en equipos remotos. Sin él, es posible que el trabajo de alguien nunca sea visto por nadie más.
Como administrador remoto, debe elevar el elogio de los miembros de su equipo. Publique constantemente el trabajo que otros han realizado y celebre a las personas y los equipos. Otros deberían poder ver lo que se ha invertido en el trabajo.
En los equipos de ubicación conjunta, muchas personas avanzan en sus carreras porque otros líderes tienen visibilidad de lo que están haciendo. Si tiene a alguien con gran talento que es apreciado pero nunca elogiado públicamente, es posible que otras personas de la organización nunca se enteren y que el valor de ese miembro del equipo se vea atrofiado.
3. Cuidado con los problemas de salud mental
Si bien a menudo encuentran que el estrés se reduce en algunas áreas de sus vidas, los trabajadores remotos pueden verse afectados por problemas de salud mental. Especialmente con el miedo a una recesión profunda, recortes de empleo, pandemias de gripe y mucho más, TODOS tienen una sensación de mayor estrés.
La comunicación y la conexión pueden reducir enormemente el riesgo. Como administrador remoto, si sabe que alguien vive solo, asegúrese de hacer una videollamada con él todos los días. No te pongas toda la presión. Tienes otras personas en tu equipo que también pueden llevar el peso. Anime a su equipo a conectarse entre sí con frecuencia o establezca un sistema de amigos.
Como señala Cheryl Kerrigan , puede ser mucho más difícil para los gerentes remotos detectar cuándo los miembros de su equipo están pasando por una lucha de salud mental. Los administradores remotos deben estar atentos a las señales de advertencia tempranas y saber cómo actuar.
4. Establece un tono empático
Cuando todo su equipo cambia de la comunicación principalmente verbal a la comunicación principalmente escrita, pierde mucho contexto. Eso puede sentar las bases para malentendidos y conflictos.
Los administradores remotos deben liderar el camino para mostrar empatía por los demás. Si alguien escribe algo que parece muy frío, insensible o hiriente, siempre asuma ignorancia antes que malicia. Asegúrese de que todos conozcan el contexto antes de corregir a los demás.
Administrar un equipo remoto no es tan fácil como cree
Es difícil aprender a administrar al personal de forma remota si nunca lo ha hecho antes. De repente, eres responsable de tu equipo de una manera muy diferente a la anterior. Liderar un equipo de forma remota significa que tiene que hacer un trabajo adicional para asegurarse de que todos tengan claridad y camaradería.
Afortunadamente, hay muchos buenos recursos disponibles.
Consulte las guías de Zapier , Know Your Team , Buffer , Basecamp , GitLab y Automattic .
No estas solo Puedes hacer la transición. Puedes volver a ser genial.
–
Neil Miller
