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Cómo dirigir reuniones de equipos virtuales de forma eficaz

Llevar a cabo reuniones de equipos virtuales efectivas es mucho más difícil de lo que cree. Requieren planificación, intencionalidad y disciplina para que valgan la pena.

Si tengo que sentarme en otra reunión remota de una hora, tendré que preparar mi tercer batido de mantequilla de maní del día.

La transición a las reuniones digitales ha revelado lo mal que estamos en las reuniones en general. ¿Cuándo fueron las últimas reuniones efectivas de equipos remotos a las que asistió? O parecen inútiles, demasiado impersonales o se prolongan sin fin.

La mayoría de los gerentes nunca han recibido capacitación sobre cómo dirigir de manera efectiva las reuniones de equipos virtuales. No se puede replicar lo que parecía funcionar en la oficina. Llevar a cabo reuniones virtuales efectivas requiere que suba de nivel la forma en que colabora como equipo.

Dos verdades y una mentira sobre las reuniones efectivas de equipos remotos

  1. Las reuniones son sagradas. En un enfoque de trabajo centrado en las personas, sucede algo especial cuando nos reunimos. Especialmente en equipos remotos, tener interacciones personales regulares es extremadamente importante.
  2. Las reuniones toman tiempo. El tiempo y la atención son su recurso más preciado. Un día dedicado a la agenda de otra persona te acabará rápidamente. Las malas reuniones le roban el tiempo, pero las buenas reuniones remotas son un gran uso.
  3. Naturalmente, será excelente para realizar reuniones virtuales efectivas. Por favor…

Después de décadas de dirigir reuniones, todavía somos horribles a la hora de hacerlas efectivas. El simple hecho de agregar tecnología no los hará mejores.

Una guía paso a paso sobre cómo dirigir eficazmente reuniones de equipos virtuales

1. Antes de la reunión

¿Necesitas tener una reunión?

En tiempos pre-digitales, las reuniones eran una de las únicas opciones para compartir información y colaborar.

  • Si se topa con un obstáculo, llama a una reunión.
  • Si necesitaba hacer un anuncio, convocó a una reunión.
  • Si necesitaba una decisión, convocó a una reunión.

Pero en la era digital, una reunión es solo una de las muchas herramientas a su disposición.

Una reunión es una comunicación sincrónica, de alta fidelidad y no duradera . Debido a que es una de las opciones más costosas que puede tomar, desea aprovecharla al máximo.

Steven Rogelberg dice que los líderes deben reconocer que son administradores del tiempo de los demás. Esto significa que debes pensar mucho antes de exigir su tiempo.

El primer paso para llevar a cabo reuniones virtuales efectivas es preguntar si las necesita. Piense por qué está contratando esta reunión. ¿Cuál es el trabajo que quieres que haga? ¿Es una reunión la mejor opción?

¿Otro formato, como un hilo de mensajes o un anuncio, permitiría un pensamiento más profundo y más lento? ¿Le daría a la gente más agencia durante su tiempo?

¿O una reunión sincrónica ahorrará horas de tiempo perdido intercambiando mensajes de un lado a otro?

Escribe una agenda

Una vez que haya decidido que una reunión es la mejor opción, escriba su agenda. David Burkus sugiere usar preguntas en lugar de encabezados para organizar su agenda. Las preguntas garantizan que su reunión se centre en la discusión y no en la difusión de información. Steven Rogelberg agrega: «Una vez que se hayan respondido las preguntas, sabrá cuándo finalizar la reunión y podrá evaluar fácilmente si la reunión ha tenido éxito».

La agenda debe incluir formas explícitas en las que desea que las personas se preparen para la reunión. ¿Hay una lectura previa o un trabajo previo que puedan hacer para que la reunión virtual sea más eficaz? No es un buen uso del tiempo de todos leer diapositivas en voz alta durante los primeros 15 minutos. Envíelas con anticipación y salte a la discusión tan pronto como comience la reunión. Entregue a los participantes una ‘lista de empaque’ de lo que deben traer a la reunión.

Mientras crea la agenda, piense en cuál será el centro visual de la reunión. ¿Todos necesitarán ver la misma pantalla? ¿O planeas confiar en una pizarra virtual? ¿Es mejor si todos tienen su video encendido? ¿O podría ser una reunión ambulante para algunos? La planificación de la experiencia visual hace que la reunión sea más atractiva y evita distracciones.

Determine quién debe estar allí

Revise las preguntas que creó como su agenda. ¿Quién agregará la información y el contexto necesarios a esas discusiones? Invite a esas personas a la reunión.

Puede que haya otros que se beneficien al saber de lo que se habló, pero no es necesario que estén allí en vivo. Esas personas pueden asistir si lo desean, pero es posible que solo deseen una notificación con los resultados de la reunión.

David Burkus sugiere que su lista de invitados sea pequeña, pero que la información sobre la reunión sea ampliamente accesible.

Se pueden grabar y transcribir reuniones virtuales eficaces para las personas que necesitan más contexto.

Una excepción es la regla de ósmosis para el desarrollo del liderazgo. En entornos digitales, los líderes jóvenes aún necesitan ver a sus mentores «en la naturaleza» para saber cómo deben actuar. Considere quién podría beneficiarse de asistir solo para observar.

Programar la reunión

Mire su agenda para ver cuánto tiempo cree que debería ser la reunión. El tiempo ideal para una reunión de equipo remota eficaz y bien planificada es de unos 25 minutos. Es posible que las discusiones en profundidad deban extenderse a 45 minutos. Una vez que llegue a una hora, probablemente haya perdido la trama y es mejor reagruparse más tarde.

Utilice un servicio de calendario compartido para ver cuándo todos están libres. Si no hay horarios abiertos, no programe y asuma que todos los demás se acomodarán. Sugiera un espacio y pregunte a las personas si hay cosas que puedan reprogramar. Para reuniones no regulares, dedique suficiente tiempo para prepararse.

2. Gestión de una reunión virtual eficaz

Prepararse para una reunión remota requiere mucha planificación, pero hay más por hacer cuando realmente se está llevando a cabo.

Inicie la reunión a tiempo , pero reserve los primeros minutos para una pregunta de registro. Esto permite que todos se reinicien y comiencen de nuevo.

Siga las reglas básicas de la reunión de su equipo sobre:

Tenga un documento abierto que capture las decisiones clave y los elementos de acción. Idealmente, este es un documento compartido que todos pueden ver y trabajar al mismo tiempo.

Su agenda de preguntas debería ayudar a mantener el foco de la reunión. Si siente que el tema se está desviando, reinicie y sugiera una reunión separada si es necesario.

Sea inclusivo . Si solo hace preguntas a todo el grupo, es probable que las mismas personas respondan. Haga preguntas a las personas para asegurarse de que todos obtengan más equidad en el tiempo de uso de la palabra.

3. Después de la reunión

Incluso si parece que tuvo una reunión virtual efectiva, aún tiene que terminar fuerte.

Dé tiempo para informar . Una gran parte de las reuniones en persona es lo que sucede inmediatamente después. Las personas se reúnen en grupos de dos o tres y comentan la reunión o se ponen al día. Las reuniones efectivas de equipos remotos deben tener tiempo incorporado para esto. Considere la posibilidad de utilizar salas para grupos pequeños después de la reunión para que las personas tengan la oportunidad de relajarse entre sí.

Complete y almacene la documentación de la reunión . Anote las decisiones y los elementos de acción. Guárdelos en un lugar y formato duraderos donde cualquier persona que los necesite pueda acceder a ellos. Mantenga la grabación de la reunión en el mismo lugar para las personas que necesitan el contexto completo.

Adelante

Probablemente nunca haya recibido capacitación sobre cómo liderar de manera efectiva reuniones de equipos virtuales. No seas duro contigo mismo si parece que no les va bien. La realización de reuniones virtuales efectivas requiere más planificación e intencionalidad que las reuniones presenciales.

El cambio a las reuniones digitales nos ha demostrado lo descuidado que era nuestro enfoque de las reuniones. Tenemos mucho que poner al día antes de que podamos comenzar a tener reuniones de equipo remotas efectivas.

Si tiene más ideas sobre cómo hacer que las reuniones virtuales sean más efectivas, ¡háganoslo saber en Twitter o LinkedIn !


Neil Miller

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